Was du für eine Sammelaktion brauchst

Bei einer Sammelaktion brauchst du mehr als Getränke und Snacks: Spendenboxen, klare Zahlungsinformationen und genug Mehrweggeschirr müssen am selben Tag bereitliegen. Plane Geschirr und Becher nach der erwarteten Gästezahl plus etwa 10 Prozent Reserve. Kühlboxen, Kühlelemente und Frischhaltedosen organisierst du spätestens am Vortag. Prüfe außerdem früh, welche Tische, Geräte und Kabel bereits vorhanden sind, damit du nur Fehlendes einkaufst.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 50
BuffetischeAnz. 2
KleiderständerAnz. 2
TischdeckenAnz. 8
KistenAnz. 8

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 60
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 30
Wiederverwendbare BecherAnz. 80
TassenAnz. 40
BestecksetsAnz. 60
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Ausstattung

KühlboxenAnz. 4
WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
KartenterminalsAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
MobiltelefoneAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
MessbecherAnz. 2
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltedosenAnz. 12
KühlelementeAnz. 12

Dekoration

BannerAnz. 3
TischdekorationAnz. 8
BilderrahmenAnz. 6

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 4
LED-LampenAnz. 6

Reinigung

EimerAnz. 3
BodenwischerAnz. 3
HandfegerAnz. 2

Catering

SpendendosenAnz. 3
KassenboxenAnz. 2
PreislisteAnz. 6
NamensschilderAnz. 40
KleingeldschalenAnz. 4
Einkäufe
- Kaffee - 4 Packungen
- Tee - 4 Kartons
- Zucker - 2 Kilo
- Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Mineralwasser - 48 Flaschen
- Sprudelwasser - 24 Flaschen
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Apfelsaft - 8 Packungen
- Orangensaft - 8 Packungen
- Eiswürfel - 10 Kilo
- Brötchen - 80 Stück
- Butter - 2 Becher
- Junger Käse - 2 Kilo
- Schinken - 1,5 Kilo
- Hummus - 6 Schalen
- Gurken - 8 Stück
- Tomaten - 2 Kilo
- Salat - 6 Köpfe
- Eier - 60 Stück
- Mehl - 5 kilo
- Kristallzucker - 3 Kilo
- Backpulver - 4 Tütchen
- Vanillezucker - 4 Tüten
- Zimt - 2 Dosen
- Kakaopulver - 2 Packungen
- Zartbitterschokolade - 1 Kilo
- Äpfel - 4 Kilo
- Bananen - 3 kilo
- Trauben - 3 Kilo
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Snacks - 6 Tüten
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Dosen
- Salz - 2 Packungen
- Pfeffer – 2 Dosen
- Olivenöl - 2 Flaschen
- Servietten - 500 Stück
- Küchenpapier - 8 Rollen
- Müllsäcke - 50 Stück
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Desinfektionstücher - 4 Packungen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Handseife - 4 Spender

Tipps

Plane pro erwarteter Person mindestens einen Teller, einen Becher und ein Besteckset ein; bei einer längeren Aktion sind 10 Prozent Reserve sinnvoll.
Kaufe Getränke und verderbliche Snacks spätestens am Vortag und kühle die Getränke mehrere Stunden vor Beginn in Kühlboxen mit ausreichend Kühlelementen.
Lege für jede Spendenbox gedruckte Spendeninformationen bereit und beschrifte zusätzlich die Zahlungsarten. So müssen Helfende während der Aktion keine Angaben suchen.
Teste Kartenterminals, Kaffeemaschinen und Wasserkocher spätestens am Tag vor der Sammelaktion an den vorgesehenen Steckdosen; plane Verlängerungskabel als Reserve ein.
Bereite Etiketten und Allergenkarten vor dem Einkauf der Snacks vor. Frischhaltedosen, Aluminiumfolie, Schneidebretter und Kochmesser sollten spätestens beim Aufbau am Ort sein.

Häufige Fragen

Wie viel Geschirr brauche ich für eine Sammelaktion?: Rechne pro erwarteter Person mit einem Teller, einem Becher und einem Besteckset. Ergänze mindestens 10 Prozent Reserve, bei 50 Personen also 55 Sets.
Wann sollte ich Getränke für eine Sammelaktion einkaufen?: Nicht verderbliche Getränke kannst du 2 bis 3 Tage vorher besorgen. Stelle sie mindestens 4 Stunden vor Beginn in Kühlboxen mit Kühlelementen, damit sie rechtzeitig kalt sind.
Wie viele Spendenboxen brauche ich?: Plane mindestens eine gut sichtbare Spendenbox am Eingang und eine weitere beim Ausgabebereich ein. Bei getrennten Zahlungs- oder Spendenzwecken brauchst du pro Zweck eine eindeutig beschriftete Box.
Was muss ich für Kartenzahlung und Bargeld vorbereiten?: Teste jedes Kartenterminal spätestens 24 Stunden vor Beginn und lade die Geräte vollständig. Für Bargeld solltest du Wechselgeld, eine sichere Verpackung und klare Zahlungsanweisungen vor dem Aufbau bereitlegen.

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