Liste de matériel pour une campagne de recrutement de dons

Une campagne de recrutement de dons demande plus que des boîtes de collecte et des flyers. Il faut aussi prévoir l’accueil, l’information des visiteurs, les boissons, les en-cas et l’installation du lieu. Cette liste regroupe le matériel à acheter, emprunter ou récupérer avant le jour de l’action. Vérifiez notamment les moyens de paiement, les formulaires de don et la signalétique avant l’ouverture, car ces éléments sont souvent finalisés trop tard.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Portant à vêtements

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Matériel d'action

Boîtes à donsqté 4
Caisse
Presse-papiersqté 12
Stylosqté 30
Badges nominatifsqté 80
Flyersqté 300
Formulaires de donqté 150

Décoration

Bannières d’informationqté 4
Panneaux directionnelsqté 8
Nappesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balayette et pelleqté 2
Kit de lavage
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses
- Petits pains blancs moelleux - 120 pièces
- Petits pains complets - 60 pièces
- Beurre doux - 4 plaquettes
- Fromage jeune - 3 kilogrammes
- Jambon arrière - 2 kilogrammes
- Houmous - 12 pots
- Beurre de cacahuète - 3 pots
- Confiture de fraises - 3 pots
- Concombres - 12 pièces
- Tomates - 3 kilogrammes
- Laitues - 6 pièces
- Carottes - 3 kilogrammes
- Tomates cerises - 2 kilogrammes
- Raisins - 4 kilogrammes
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Gressins salés - 6 sachets
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Spa Blauw - 8 caisses
- Spa Rood - 3 caisses
- Jus de pomme - 8 packs
- Jus d’orange - 8 briques
- Café - 6 paquets
- Thé - 2 boîtes
- Sucre - 2 kilogrammes
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citrons - 12 pièces
- Miel - 2 pots
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Serviettes en papier - 300 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles

Conseils

Prévoyez une boîte de dons scellable par point de collecte, plus une boîte de réserve. Faites contrôler les informations de don et de paiement au moins 3 jours avant l’événement.
Comptez environ 2 gobelets réutilisables par participant attendu si les boissons sont servies sur place. Refroidissez-les ou préparez les glacières avant l’ouverture du lieu.
Imprimez les flyers et les formulaires de don au moins 48 heures à l’avance, avec une marge de 10 % pour les visiteurs supplémentaires ou les formulaires mal remplis.
Préparez un poste d’accueil avec caisse, presse-papiers, stylos et badges nominatifs. Prévoyez au minimum 1 stylo pour 5 participants et 10 % de badges en plus que le nombre d’inscrits.
Testez les haut-parleurs, les microphones, les rallonges et les multiprises avant l’installation. Gardez au moins une rallonge et une multiprise de rechange si le lieu est vaste ou comporte plusieurs espaces.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour une campagne de recrutement de dons ?: Prévoyez le matériel de collecte, les formulaires de don, les flyers, les stylos, les badges nominatifs et la signalétique. Ajoutez les boissons, les en-cas et la vaisselle nécessaire si les participants sont accueillis sur place.
Combien de formulaires de don faut-il imprimer ?: Imprimez un formulaire par donateur potentiel, puis ajoutez une marge de 10 à 15 %. Pour 100 inscrits, prévoyez donc 110 à 115 formulaires afin de couvrir les erreurs et les visiteurs non inscrits.
Combien de boîtes de dons faut-il prévoir ?: Prévoyez une boîte par point de collecte ou table d’accueil, ainsi qu’une boîte supplémentaire en réserve. Si vous avez 3 points de collecte, préparez au minimum 4 boîtes et vérifiez leur fermeture avant l’ouverture.
Quand préparer le matériel de la collecte de dons ?: Contrôlez les formulaires, les informations de paiement et la signalétique 3 jours avant. Imprimez les documents 48 heures avant, puis rassemblez et vérifiez tout le matériel la veille.

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