Organiser une campagne de recrutement de dons

Une campagne de recrutement de dons se prépare dans un ordre précis : définir l’objectif, sécuriser le lieu et les autorisations, puis organiser les inscriptions et les bénévoles. Les informations sur les dons et les paiements doivent être vérifiées avant l’impression des formulaires et des flyers. Prévoyez ensuite l’accueil, la signalétique, les boissons et le matériel de collecte. Ce plan vous aide à éviter les oublis qui ralentissent souvent l’action le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir l’objectif et le public cible
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Vérifier les autorisations
4
Établir le programme
2 personnes
5
Confirmer les intervenants
6
Recruter des bénévoles
2 personnes
7
Créer le formulaire d’inscription
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Publier le message promotionnel
10
Traiter les inscriptions
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
13
Vérifier les informations de don
2 personnes
14
Vérifier les informations de paiement
2 personnes
15
Imprimer les flyers et les formulaires
16
Faire les courses
2 personnes
17
Récupérer le matériel
2 personnes
18
Sceller les boîtes de dons
2 personnes
19
Mettre à jour la liste d’inscription
20
Refroidir les boissons
2 personnes
21
Préparer les en-cas
3 personnes
22
Ouvrir le lieu
2 personnes
23
Installer les tables
4 personnes
24
Installer les chaises
3 personnes
25
Placer les panneaux d’information
2 personnes
26
Aménager le stand de dons
2 personnes
27
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
28
Tester le système de sonorisation
2 personnes
29
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

30
Accueil des visiteurs
3 personnes
31
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
32
Expliquer les possibilités de don
3 personnes
33
Tenir les tables d'information
4 personnes
34
Présenter le programme
2 personnes
35
Servir des amuse-bouches
3 personnes
36
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
37
Collecter les formulaires de don
2 personnes
38
Enregistrer les dons en espèces
2 personnes
39
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

40
Fermer les boîtes de dons de manière sécurisée
2 personnes
41
Démonter le matériel
4 personnes
42
Faire la vaisselle
3 personnes
43
Rassembler les déchets
2 personnes
44
Nettoyer le lieu
3 personnes
45
Transférer les dons
2 personnes
46
Retourner les matériels
2 personnes
47
Archiver les données d’inscription
48
Envoyer un message de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Portant à vêtements

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Matériel d'action

Boîtes à donsqté 4
Caisse
Presse-papiersqté 12
Stylosqté 30
Badges nominatifsqté 80
Flyersqté 300
Formulaires de donqté 150

Décoration

Bannières d’informationqté 4
Panneaux directionnelsqté 8
Nappesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balayette et pelleqté 2
Kit de lavage
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer un objectif chiffré et un public cible avant de rédiger le message. Vous pourrez ensuite adapter les invitations, le formulaire d’inscription et les informations sur les dons.
Réservez le lieu suffisamment tôt pour vérifier les autorisations, l’accès électrique et la disposition des tables et des chaises. Une visite sur place permet aussi de repérer où placer les panneaux directionnels.
Confirmez les intervenants et répartissez les bénévoles avant l’ouverture des inscriptions. Prévoyez des personnes distinctes pour l’accueil, les informations sur les dons, les paiements et l’installation.
Vérifiez deux fois les coordonnées de don et les informations de paiement avant d’imprimer les flyers et les formulaires. Une erreur sur un formulaire peut bloquer une collecte entière.
Le jour J, ouvrez le lieu avant l’arrivée du public pour installer les tables, tester les microphones et les haut-parleurs, placer les boîtes à dons scellées et mettre les boissons au frais. Gardez une liste d’inscription à jour à l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une campagne de dons ?: Prévoyez au moins 3 à 4 semaines pour réserver le lieu, vérifier les autorisations, confirmer les intervenants et recruter les bénévoles. Gardez les derniers 3 jours pour traiter les inscriptions et contrôler les informations de don et de paiement.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une campagne de recrutement de dons ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole à l’accueil, 1 personne pour les questions sur les dons et 1 personne pour les paiements. Ajoutez 2 à 3 bénévoles pour l’installation et l’orientation si le public est nombreux.
Quand faut-il imprimer les flyers et les formulaires de don ?: Imprimez-les après avoir vérifié les informations de don, de paiement et les horaires du programme. Faites cette vérification au plus tard 5 jours avant l’événement afin de garder le temps de corriger une erreur.
Que faut-il préparer le matin de la campagne de dons ?: Ouvrez le lieu au moins 60 minutes avant l’arrivée du public. Installez les tables et les chaises, testez le son, placez les bannières et les panneaux, puis vérifiez les boîtes à dons, les stylos et la liste d’inscription.

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