Was du für Spendenwerbung brauchst

Für eine Spendenwerbung brauchst du mehr als Flyer und eine Spendenbox. Plane Geschirr für Getränke und Snacks, Technik für Programm und Referenten sowie sichtbare Informationen für Anmeldung, Wegweisung und Spenden. Besonders häufig fehlen am Veranstaltungstag Verlängerungskabel, Namensschilder und ausreichend Klemmbretter. Mit dieser Einkaufsliste prüfst du rechtzeitig, was vorhanden ist, abgeholt oder noch gekauft werden muss.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 60
Kleiderständer

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 100
KaffeebecherAnz. 50
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4

Aktionsmaterial

SpendendosenAnz. 4
Geldkassette
KlemmbretterAnz. 12
StifteAnz. 30
NamensschilderAnz. 80
FlyerAnz. 300
SpendenformulareAnz. 150

Dekoration

InformationsbannerAnz. 4
WegweiserAnz. 8
TischdeckenAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
Handfeger und KehrblechAnz. 2
Wischset
ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

Einkäufe
- Weiße weiche Brötchen - 120 Stück
- Vollkornbrötchen - 60 Stück
- Butter - 4 Packungen
- Junger Käse - 3 Kilogramm
- Schinken vom Hinterteil - 2 kilogram
- Hummus - 12 Becher
- Erdnussbutter - 3 Gläser
- Erdbeermarmelade - 3 Gläser
- Gurken - 12 Stück
- Tomaten - 3 Kilogramm
- Salat - 6 Köpfe
- Karotten - 3 Kilogramm
- Cherrytomaten - 2 Kilogramm
- Trauben - 4 Kilogramm
- Äpfel - 60 Stück
- Bananen - 40 Stück
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Salzstangen - 6 Tüten
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Eistee - 8 Flaschen
- Spa Blauw - 8 Kisten
- Spa Rood - 3 Kisten
- Apfelsaft - 8 Packungen
- Orangensaft - 8 Packungen
- Kaffee - 6 Packungen
- Tee - 2 Kartons
- Zucker - 2 Kilogramm
- Milch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Zitronen - 12 Stück
- Honig - 2 Gläser
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Papierservietten - 300 Stück
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 50 Stück
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen

Tipps

Plane pro erwarteter Person mindestens einen wiederverwendbaren Becher oder Kaffeebecher ein; für Kaffee, Wasser und Snacks brauchst du zusätzlich Teller, Besteck und Serviergeschirr.
Teste Lautsprecher, Mikrofone und Mikrofonständer spätestens 48 Stunden vorher am Veranstaltungsort. Lege außerdem mindestens zwei passende Verlängerungskabel bereit und prüfe die Stromwege.
Stelle für die Spendenannahme je eine versiegelte Spendendose und eine Geldkassette bereit. Kontrolliere die Zahlungsdaten mindestens 3 Tage vor der Veranstaltung und kläre, wer die Kasse übernimmt.
Drucke Flyer, Spendenformulare, Wegweiser und Informationsbanner spätestens 2 Tage vor dem Termin. Rechne bei Formularen und Flyern mit mindestens 10 Prozent Reserve gegenüber der erwarteten Teilnehmerzahl.
Kühle Getränke am Veranstaltungstag mehrere Stunden vor dem Einlass und bereite Snacks erst kurz vor Beginn vor. Prüfe bei den Anmeldungen spätestens 48 Stunden vorher, wie viele Ernährungswünsche berücksichtigt werden müssen.

Häufige Fragen

Was braucht man für eine Spendenwerbung?: Du brauchst vor allem Spendendosen, eine Geldkassette, Spendenformulare, Flyer und Klemmbretter. Für die Veranstaltung kommen je nach Programm Tische, Stühle, Geschirr, Getränkeausstattung sowie Lautsprecher und Mikrofone hinzu.
Wie viele Flyer sollte man für eine Spendenwerbung drucken?: Drucke mindestens 10 Prozent mehr Flyer als erwartete Teilnehmer oder erreichbare Haushalte. Bei 100 geplanten Teilnehmenden sind das mindestens 110 Flyer, damit Nachdrucke kurz vor dem Termin nicht nötig werden.
Wann sollte man die Sachen für eine Spendenwerbung einkaufen?: Prüfe vorhandene Ausstattung 7 Tage vorher und erledige den Einkauf spätestens 2 bis 3 Tage vor der Veranstaltung. Getränke, Snacks und Kühlboxen kontrollierst du am Vortag; gekühlt wird am Veranstaltungstag mehrere Stunden vor dem Einlass.
Wie viele Spendenboxen braucht man?: Plane mindestens eine Spendendose pro betreutem Spendenpunkt und zusätzlich eine Reserve. Bei drei Spendenpunkten solltest du daher 4 Spendendosen bereithalten und sie vor dem Einlass versiegeln.

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