Organiser une assemblée générale, étape par étape
Une assemblée générale se prépare d’abord avec les documents et les échéances, puis avec la logistique du jour J. Commencez par confirmer la date et la salle, avant de fixer l’ordre du jour, les rapports, les documents financiers et les votes. Prévoyez ensuite les inscriptions, les besoins alimentaires et les supports de présentation. La veille, contrôlez les branchements, imprimez les documents et préparez l’accueil pour éviter les retards à l’ouverture.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer la date et le lieu
- 2
Réserver une salle de réunion
- 3
Réserver le catering
- 4
Préparer l’ordre du jour et les documents
2 personnes
- 5
Vérifier le compte rendu de la réunion précédente
2 personnes
- 6
Préparer le rapport annuel
2 personnes
- 7
Préparer les documents financiers
2 personnes
- 8
Préparer les votes
2 personnes
- 9
Envoyer les invitations
2 personnes
- 10
Traiter les inscriptions
- 11
Recueillir les besoins alimentaires
- 12
Mettre à jour la liste de présence
- 13
Envoyer un rappel aux membres
- 14
Rassembler les présentations
- 15
Vérifier la technique et les branchements
2 personnes
- 16
Imprimer les documents
2 personnes
- 17
Préparer les badges nominatifs
- 18
Faire les courses
2 personnes
- 19
Refroidir les boissons
2 personnes
- 20
Préparer les en-cas
3 personnes
Événement
- 21
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 22
Vérifier la salle et l'entrée
2 personnes
- 23
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 24
Installer la table d'inscription
2 personnes
- 25
Préparer la table de réunion
2 personnes
- 26
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
- 27
Tester le son
2 personnes
- 28
Préparer les documents et les bulletins de vote
2 personnes
- 29
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 30
Accueillir et enregistrer les membres
3 personnes
- 31
Distribuer les bulletins de vote
2 personnes
- 32
Ouvrir la réunion
- 33
Traiter le procès-verbal et le rapport annuel
2 personnes
- 34
Expliquer les documents financiers
2 personnes
- 35
Procéder aux votes
3 personnes
- 36
Servir les boissons de la pause
2 personnes
- 37
Traiter les questions et les motions
2 personnes
- 38
Clore la réunion
- 39
Servir les amuse-bouches
3 personnes
- 40
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 41
Mettre le buffet en place
3 personnes
- 42
Servir le buffet
3 personnes
- 43
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
- 44
Accompagner le départ des membres
2 personnes
Suivi
- 45
Rassembler les déchets
2 personnes
- 46
Faire la vaisselle
3 personnes
- 47
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 48
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 49
Nettoyer la salle
3 personnes
- 50
Fermer le lieu
2 personnes
- 51
Retourner les matériels
2 personnes
- 52
Rédiger le procès-verbal
2 personnes
- 53
Envoyer le compte rendu et les décisions
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 60
- Tablesqté 10
- Table d'inscription
- Tables de buffetqté 3
- Tabouretsqté 6
Vaisselle
- Tasses à caféqté 60
- Verres à eauqté 60
- Verres à vinqté 60
- Assiettesqté 70
- Couvertsqté 70
- Plateaux de serviceqté 10
- Pinces de serviceqté 6
Équipement
- Ordinateur portable
- Projecteur
- Écran de projection
- Micro sans filqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Cliqueur de présentation
Réfrigération
- Glacièresqté 3
- Bacs à glaceqté 3
Cuisine
- Machine à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de chefqté 3
- Louchesqté 6
- Tire-bouchonsqté 3
- Tire-bouchonsqté 3
Présentation
- Badges nominatifsqté 60
- Bulletins de voteqté 80
- Urne de vote
- Blocs-notesqté 60
- Stylos à billeqté 70
- Papier d’impressionqté 500
- Classeursqté 60
- Paperboard
- Marqueursqté 6
- Numéros de tableqté 10
Décoration
- Nappesqté 10
- Compositions floralesqté 4
- Panneau d’accueil
Éclairage
- Lampes de tableqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Seauxqté 2
- Serpillièresqté 2
- Balayette et pelleqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez la date et la salle au moins 6 à 8 semaines à l’avance, surtout si un traiteur et un projecteur sont nécessaires. Vérifiez aussi l’accès à la salle et l’horaire possible d’ouverture.
- Préparez l’ordre du jour, le rapport annuel, les documents financiers et les projets de vote avant l’envoi des invitations. Laissez au moins 10 jours aux membres pour consulter les documents et poser leurs questions.
- Clôturez les inscriptions 5 à 7 jours avant la réunion afin de mettre à jour la liste de présence, les badges nominatifs et les besoins alimentaires. Envoyez un rappel 48 heures avant l’assemblée.
- Testez l’ordinateur portable, le projecteur, l’écran, le micro et les haut-parleurs le jour précédent. Prévoyez des rallonges et des multiprises : les branchements manquants retardent souvent le début de la réunion.
- Préparez la salle 60 à 90 minutes avant l’arrivée des membres. Installez la table d’inscription, les tables et les chaises, puis vérifiez les documents imprimés, le café, l’eau et les en-cas avant d’ouvrir les portes.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour préparer une assemblée générale ?
- Prévoyez 6 à 8 semaines pour une assemblée générale avec réservation de salle, traiteur et documents formels. Réservez les 10 derniers jours aux inscriptions, aux votes, aux impressions et aux vérifications techniques.
- Quand envoyer les invitations à une assemblée générale ?
- Envoyez les invitations dès que la date, le lieu et l’ordre du jour sont confirmés, idéalement 3 à 4 semaines avant la réunion. Ajoutez un rappel 48 heures avant avec l’horaire, l’adresse et les documents utiles.
- Quand préparer les documents d’une assemblée générale ?
- Finalisez le rapport annuel, les documents financiers et les propositions de vote au moins 10 jours avant l’assemblée. Imprimez les exemplaires nécessaires la veille, après avoir vérifié la dernière version du compte rendu précédent.
- Combien de temps avant faut-il installer la salle ?
- Arrivez 60 à 90 minutes avant l’accueil des membres. Ce délai permet d’installer les tables et les chaises, de préparer l’inscription, de tester le projecteur et le micro, puis de mettre les boissons et les en-cas en place.
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