Checklist pour organiser une assemblée générale

Une assemblée générale réussie repose sur une préparation progressive : date, salle, convocations, rapports, votes et accueil des membres. Commencez plusieurs semaines à l’avance pour laisser le temps de réunir les documents, traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires. Les derniers jours servent surtout aux vérifications : présence, impressions, branchements, boissons et disposition de la salle. Cette checklist vous aide à suivre l’ordre de préparation sans oublier les détails qui bloquent souvent le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Réserver une salle de réunion
Réserver le catering
Préparer l’ordre du jour et les documents
2 personnes
Vérifier le compte rendu de la réunion précédente
2 personnes
Préparer le rapport annuel
2 personnes
Préparer les documents financiers
2 personnes
Préparer les votes
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste de présence
Envoyer un rappel aux membres
Rassembler les présentations
Vérifier la technique et les branchements
2 personnes
Imprimer les documents
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier la salle et l'entrée
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer la table de réunion
2 personnes
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
Tester le son
2 personnes
Préparer les documents et les bulletins de vote
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Accueillir et enregistrer les membres
3 personnes
Distribuer les bulletins de vote
2 personnes
Ouvrir la réunion
Traiter le procès-verbal et le rapport annuel
2 personnes
Expliquer les documents financiers
2 personnes
Procéder aux votes
3 personnes
Servir les boissons de la pause
2 personnes
Traiter les questions et les motions
2 personnes
Clore la réunion
Servir les amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Servir le buffet
3 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Accompagner le départ des membres
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Rédiger le procès-verbal
2 personnes
Envoyer le compte rendu et les décisions

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 60
Tablesqté 10
Table d'inscription
Tables de buffetqté 3
Tabouretsqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 60
Verres à vinqté 60
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 10
Pinces de serviceqté 6

Équipement

Ordinateur portable
Projecteur
Écran de projection
Micro sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Cliqueur de présentation

Réfrigération

Glacièresqté 3
Bacs à glaceqté 3

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux de chefqté 3
Louchesqté 6
Tire-bouchonsqté 3
Tire-bouchonsqté 3

Présentation

Badges nominatifsqté 60
Bulletins de voteqté 80
Urne de vote
Blocs-notesqté 60
Stylos à billeqté 70
Papier d’impressionqté 500
Classeursqté 60
Paperboard
Marqueursqté 6
Numéros de tableqté 10

Décoration

Nappesqté 10
Compositions floralesqté 4
Panneau d’accueil

Éclairage

Lampes de tableqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Six à huit semaines avant, confirmez la date et la salle, puis envoyez les invitations avec l’ordre du jour. Prévoyez une date limite d’inscription située au moins 7 jours avant la réunion.
Préparez les rapports, les documents financiers et les votes séparément. Imprimez les exemplaires nécessaires 2 à 3 jours avant, en ajoutant quelques copies de secours.
Arrêtez la liste de présence et les besoins alimentaires 5 à 7 jours avant l’assemblée. Envoyez ensuite un rappel aux membres avec l’horaire, l’adresse et les informations pratiques.
Testez l’ordinateur, le projecteur, l’écran, le micro et les haut-parleurs la veille. Vérifiez aussi chaque rallonge et multiprise : une présentation inutilisable retarde rapidement toute la réunion.
Le jour J, ouvrez la salle au moins 60 minutes avant l’arrivée des membres. Installez la table d’inscription, les badges, les documents, les chaises et la table de réunion avant de préparer les boissons et les en-cas.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une assemblée générale ?: Envoyez les invitations 6 à 8 semaines avant la date prévue, avec l’ordre du jour et le lieu. Fixez une date limite de réponse au moins 7 jours avant l’assemblée pour finaliser la présence et le catering.
Quand préparer les documents d’une assemblée générale ?: Rassemblez le rapport annuel, les documents financiers et le compte rendu précédent 2 à 3 semaines avant. Faites l’impression finale 2 ou 3 jours avant, après avoir vérifié les modifications et les votes.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Réservez au moins 60 minutes avant l’arrivée des participants pour installer les tables, les chaises, l’inscription et la technique. Ajoutez 30 minutes si le projecteur, le micro ou les haut-parleurs n’ont pas encore été testés dans cette salle.
Quand réserver le catering pour une assemblée générale ?: Réservez le catering dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement 3 à 6 semaines avant. Confirmez le nombre de repas et les besoins alimentaires 5 à 7 jours avant l’événement.

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