Que faut-il prévoir pour une après-midi portes ouvertes ?

Une après-midi portes ouvertes demande surtout un accueil fluide, un buffet facile à réapprovisionner et assez de matériel pour recevoir les visiteurs sans attente. Prévoyez les boissons, les amuse-bouches, la vaisselle, les tables, les chaises et la signalétique avant le jour J. Cette liste vous aide aussi à ne pas oublier les badges, les rallonges, les poubelles ou le matériel café-thé, souvent réglés trop tard.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 70
Table d’accueil
Tables de buffetqté 3
Poubellesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6
Carafes à café et à théqté 6

Catering

Thermosqté 6
Courses
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Limonade au cassis - 4 bouteilles
- Spa Bleue - 10 bouteilles
- Spa Reine - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Beurre aux herbes - 4 barquettes
- Baguettes - 10 pièces
- Fromage à la crème - 6 pots
- Fromage jeune - 2 kilos
- Jambon - 1,5 kilo
- Garniture de blanc de poulet - 1,5 kilo
- Houmous - 8 barquettes
- Concombres - 8 pièces
- Tomates - 2 kilos
- Poivrons - 12 pièces
- Carottes - 2 kilos
- Raisins - 3 kilos
- Pommes - 50 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Mélange de snacks salés - 6 sachets
- Mini biscuits - 8 paquets
- Brownies - 6 boîtes
- Biscuits sans gluten - 2 paquets
- Biscuits vegan - 2 pakken
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 1 bouteille
- Serviettes - 300 pièces
- Gobelets en papier - 100 pièces
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Sacs poubelle - 3 rouleaux
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 36 rouleaux
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Enceintes portablesqté 2
Microphone

Décoration

Guirlandesqté 10
Ballonsqté 100
Badges nominatifsqté 80
Nappesqté 10
Panneaux indicateursqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 2

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Conseils

Prévoyez environ 2 à 3 boissons par visiteur pendant la première heure, puis ajustez selon la durée prévue. Mettez les boissons au frais au moins 4 heures avant l’ouverture.
Comptez une tasse, un verre, une assiette et un jeu de couverts par personne attendue, avec 10 à 15 % de réserve pour les visiteurs qui repassent au buffet.
Installez le point café et thé sur une table séparée du buffet principal. Testez les machines à café, les bouilloires, les thermos et les rallonges au moins 1 heure avant l’arrivée du public.
Gardez les panneaux indicateurs et les badges nominatifs prêts 30 minutes avant l’accueil. Une signalétique visible dès l’entrée évite que les visiteurs cherchent le comptoir d’accueil.
Prévoyez une poubelle près du buffet et une autre près du point café. Vérifiez les multiprises, les enceintes et le microphone avant l’ouverture, surtout si plusieurs appareils partagent la même prise.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il prévoir pour une après-midi portes ouvertes ?: Prévoyez un verre par visiteur, plus 10 à 15 % de réserve. Pour 50 personnes, cela représente environ 55 à 58 verres, afin de couvrir les passages répétés au buffet et la casse éventuelle.
Quelle quantité de boissons acheter pour 50 visiteurs ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, soit 100 à 150 boissons pour 50 visiteurs. Ajoutez de l’eau et gardez une partie des boissons au frais pour le réassort.
Quand faut-il refroidir les boissons ?: Mettez les boissons au réfrigérateur ou dans les glacières au moins 4 heures avant le début. Si la quantité est importante, répartissez-les dans plusieurs glacières pour éviter qu’elles restent tièdes au centre.
Combien de temps avant faut-il installer le buffet et l’accueil ?: Installez les tables, les nappes, la signalétique et les badges 60 à 90 minutes avant l’ouverture. Gardez les amuse-bouches et les boissons à température adaptée jusqu’à environ 30 minutes avant l’arrivée des visiteurs.

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