Que prévoir pour une après-midi portes ouvertes ?

Une après-midi portes ouvertes demande surtout une organisation fluide de l’accueil et des pauses. Prévoyez le mobilier, les badges, les boissons, le café, les en-cas et le matériel d’information avant l’arrivée des visiteurs. La liste inclut aussi les éléments souvent oubliés : porte-manteaux, rallonges, pinces de service et produits adaptés aux besoins alimentaires. Utilisez-la pour faire les courses et vérifier le matériel disponible sur place.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 60
Tablesqté 8
Table d’accueil
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verres à boireqté 70
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 10
Pinces de serviceqté 6

Cuisine

Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Glacièresqté 3

Décoration

Nappesqté 8
Compositions floralesqté 8
Guirlandesqté 6
Badges nominatifsqté 60
Presse-papiersqté 4

Équipement

Enceinte portable
Microphone
Rallongesqté 3

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillière et seauqté 2
Gants de nettoyageqté 4

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d'avoine - 2 litres
- Citrons - 6 pièces
- Eau minérale plate - 12 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 8 bouteilles
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Sinas - 3 bouteilles
- Jus de pomme - 3 paquets
- Jus de baies - 2 bouteilles
- Bière - 24 bouteilles
- Bière sans alcool - 12 bouteilles
- Vin blanc - 4 bouteilles
- Vin rouge - 3 bouteilles
- Toasts - 6 paquets
- Baguettes complètes - 6 pièces
- Beurre - 3 paquets
- Fromage jeune - 2 kilos
- Brie - 1 kilo
- Fromage à la crème - 6 pots
- Houmous - 6 barquettes
- Pâté - 4 pots
- Concombres - 6 pièces
- Tomates cerises - 2 kilos
- Raisins - 3 kilos
- Pommes - 50 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Mini biscuits au beurre - 5 paquets
- Langues de chat - 4 paquets
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Mélange de noix - 3 sachets
- Mayonnaise - 1 pot
- Moutarde - 1 pot
- Ketchup - 1 bouteille
- Serviettes - 200 pièces
- Filtres à café - 2 boîtes
- Bâtonnets mélangeurs - 200 pièces
- Papier aluminium - 1 rouleau
- Film alimentaire - 1 rouleau
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 2 paquets
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux

Conseils

Prévoyez une chaise par visiteur attendu, puis ajoutez 10 % de marge pour les arrivées simultanées ou les temps d’attente. Gardez quelques chaises libres près de l’accueil.
Pour une pause de deux heures, comptez environ 2 à 3 boissons par personne, avec davantage d’eau que de boissons sucrées. Mettez les boissons au frais au moins 3 heures avant l’ouverture.
Prévoyez une tasse et un verre par personne, plus 10 % de réserve. Les plateaux, pinces de service et assiettes évitent de manipuler les en-cas directement avec les mains.
Installez la table d’accueil 30 minutes avant l’arrivée du public, avec les badges nominatifs, les presse-papiers et le programme imprimé. Gardez les badges classés par ordre alphabétique pour réduire l’attente.
Vérifiez les rallonges, l’enceinte et le microphone avant l’ouverture, et prévoyez un balai ainsi qu’une serpillière pour les incidents pendant l’après-midi. Cette vérification prend généralement 20 minutes si le matériel est déjà sur place.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour une après-midi portes ouvertes ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pour les deux premières heures, en incluant l’eau, le café et les autres boissons. Ajoutez environ 10 % de marge pour les invités supplémentaires et les verres renversés.
Quelle quantité de vaisselle faut-il pour les visiteurs ?: Prévoyez une tasse, un verre, une assiette et un couvert par personne, plus 10 % de réserve. Pour 50 visiteurs, cela représente environ 55 unités de chaque élément utilisé.
Quand préparer le café et refroidir les boissons ?: Mettez les boissons au frais au moins 3 heures avant le début. Installez l’espace café et thé 30 minutes avant l’accueil, puis préparez le café au dernier moment pour le servir chaud.
Combien de temps faut-il pour installer une après-midi portes ouvertes ?: Réservez au moins 2 heures pour installer les tables, les chaises, l’accueil, les panneaux, la décoration et le matériel audio. Faites la vérification finale 30 minutes avant l’ouverture.

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