Que faut-il prévoir pour une après-midi chantante ?

Une après-midi chantante demande surtout une organisation précise de l’accueil, du buffet et du coin musique. Prévois la vaisselle, les boissons chaudes et fraîches, les encas, mais aussi tout ce qui permet aux participants de suivre les chansons. Les paroles imprimées, les badges et le matériel audio sont souvent oubliés jusqu’au dernier moment. Cette liste t’aide à vérifier les achats et le matériel à réunir avant l’ouverture du lieu.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Tables de buffetqté 3
Table d’inscription
Éléments de scèneqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verresqté 100
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Cuillères à caféqté 70
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Mixeur audio
Ordinateur portable
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 3

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 3

Décoration

Nappesqté 8
Guirlandes en papierqté 8
Compositions floralesqté 6
Badges nominatifsqté 70
Stylosqté 12

Catering

Parolesqté 70
Brochures du programmeqté 70
Courses
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Sucre - 2 kilogrammes
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait - 6 liter
- Lait d'avoine - 2 litres
- Eau minérale plate - 8 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 6 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus de raisin - 3 paquets
- Citrons - 10 pièces
- Couques au beurre - 70 pièces
- Beurre doux - 500 grammes
- Brioches aux raisins - 40 pièces
- Concombres - 6 pièces
- Tomates cerises - 2 kilogrammes
- Raisins - 3 kilogrammes
- Pommes - 30 pièces
- Bananes - 20 pièces
- Mélange de noix - 1 kilogramme
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Bâtonnets salés - 3 sachets
- Houmous - 1 kilogramme
- Fromage frais - 1 kilogramme
- Fromage jeune - 2 kilogrammes
- Jambon arrière - 1 kilogramme
- Garniture de filet de poulet - 1 kilogramme
- Charcuterie végétarienne - 500 grammes
- Baguettes - 12 pièces
- Pains complets - 8 pièces
- Soupe - 12 litres
- Bâtonnets apéritifs - 6 paquets
- Beurre aux herbes - 6 barquettes
- Mayonnaise - 2 pots
- Ketchup - 2 bouteilles
- Vinaigrette - 2 bouteilles
- Serviettes en papier - 8 paquets
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Glaçons - 10 kilogrammes
- Sacs poubelle - 3 rouleaux
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 6

Éclairage

Lampadairesqté 4
Éclairage d’ambianceqté 4

Conseils

Prévois environ 2 à 3 verres par personne pour l’après-midi, puis ajoute une marge de 10 % pour éviter de manquer de vaisselle ou de boissons.
Compte au moins une tasse par participant et prépare 1 à 2 thermos supplémentaires si le café et le thé restent disponibles pendant toute la séance.
Imprime les paroles 2 à 3 jours avant l’événement et prépare quelques exemplaires supplémentaires pour les inscriptions tardives ou les feuilles perdues.
Teste les microphones, le mixeur audio, l’ordinateur et les rallonges au moins 1 heure avant l’arrivée du public ; garde une multiprise de secours à portée de main.
Installe le buffet et la table des boissons avant l’accueil, avec les assiettes, couverts, pinces de service et serviettes accessibles sans couper la circulation.

Questions fréquentes

Combien de verres prévoir pour une après-midi chantante ?: Prévois 2 à 3 verres par personne pour l’ensemble de l’après-midi, avec une marge d’environ 10 %. Si les verres ne sont pas lavés sur place, augmente la quantité pour couvrir chaque service.
Quelle quantité de boissons acheter pour une après-midi chantante ?: Compte environ 50 cl de boissons par personne pour une après-midi de 3 à 4 heures, sans oublier l’eau et les boissons chaudes. Ajoute 10 % si la salle est chaude ou si les participants restent plus longtemps.
Quand imprimer les paroles et préparer les badges ?: Prépare les fichiers et imprime les paroles 2 à 3 jours avant. Les badges nominatifs peuvent être remplis la veille à partir de la liste définitive des invités, avec quelques badges vierges en réserve.
Combien de temps avant faut-il tester le matériel audio ?: Fais un premier test complet au moins 1 heure avant l’accueil : microphones, pieds de micro, mixeur, ordinateur, musique, rallonges et multiprises. Cela laisse le temps de remplacer un câble ou de modifier l’installation.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.