Que faut-il acheter pour organiser un webinaire ?

Pour un webinaire, les achats ne se limitent pas aux ordinateurs et aux microphones. Il faut aussi prévoir les câbles, les adaptateurs, l’alimentation électrique, le mobilier et de quoi accueillir les intervenants sur place. Comptez un poste informatique par intervenant actif, un microphone par personne qui parle et au moins deux solutions de connexion Internet. Cette liste vous aide à faire les courses sans oublier les petits accessoires qui bloquent souvent les tests techniques.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Webcamsqté 2
Microphones USBqté 3
Casquesqté 4
Supports pour trépiedqté 2
Anneaux lumineuxqté 2
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs USB-Cqté 4
Câbles Ethernetqté 3
Multiprisesqté 3
Rallongesqté 3
Clés USBqté 2
SSD externe
Cliqueur de présentation

Mobilier

Tablesqté 3
Chaisesqté 6

Décoration

Bâche de fond

Fournitures de bureau

Modes opératoires imprimésqté 8
Badges nominatifsqté 8
Stylosqté 10

Vaisselle

Tasses à caféqté 8
Verresqté 8
Assiettesqté 8
Couvertsqté 8

Cuisine

Bouilloire
Machine à café
Thermosqté 2
Glacièresqté 2
Plateaux de serviceqté 2

Nettoyage

Seau
Chiffons microfibresqté 6
Brosse à vaisselle
Balayette et pelle
Serre-câbles

Catering

Courses
- Grains de café - 1 kilo
- Sachets de thé - 80 pièces
- Café décaféiné - 250 grammes
- Lait demi-écrémé - 4 litre
- Lait d'avoine - 2 litres
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Spa Blauw - 3 caisses
- Eau pétillante - 2 caisses
- Cola - 2 bouteilles
- Cola Zero - 2 bouteilles
- Jus d'orange - 4 litres
- Jus de pomme - 2 litre
- Mini-sandwichs au fromage - 20 pièces
- Mini-sandwichs au poulet - 20 pièces
- Mini-sandwichs au houmous - 20 pièces
- Chips au paprika - 3 sachets
- Chips nature - 3 sachets
- Biscuits apéritifs - 2 sacs
- Noix non salées - 1 kilo
- Pommes - 20 pièces
- Bananes - 20 pièces
- Raisins - 2 kilos
- Biscuits - 4 paquets
- Chocolat noir - 4 tablettes
- Citrons - 6 pièces
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Serviettes - 2 paquets
- Gobelets en papier - 50 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 100 pièces
- Papier aluminium - 1 rouleau
- Film alimentaire - 1 rouleau
- Essuie-tout - 4 rouleaux
- Liquide vaisselle - 1 bouteille
- Pastilles pour lave-vaisselle - 20 pièces
- Nettoyant multi-usages - 1 flacon
- Lingettes désinfectantes - 2 paquets
- Savon pour les mains - 2 flacons
- Papier toilette - 12 rouleaux
- Sacs poubelle - 2 rouleaux

Conseils

Prévoyez un ordinateur portable par intervenant actif, plus un appareil de secours pour ouvrir la présentation ou reprendre la réunion en cas de panne. Testez chaque webcam, microphone USB et casque au moins 24 heures avant le direct.
Comptez un microphone USB par personne qui intervient à l’oral et un casque par intervenant. Ajoutez un adaptateur USB-C et un câble HDMI pour chaque ordinateur qui risque de ne pas utiliser les mêmes connecteurs.
Prévoyez une connexion Ethernet pour le poste principal et gardez une solution de secours disponible. Prenez au moins une multiprise par table technique, une rallonge par zone et suffisamment de câbles pour éviter les branchements tendus.
Pour l’accueil sur place, prévoyez une tasse par personne pour le café, un verre par personne pour l’eau et quelques pièces supplémentaires. Les assiettes, couverts et plateaux de service sont souvent oubliés lorsque le déjeuner est préparé dans la même salle.
Achetez les fournitures au plus tard la veille : modes opératoires imprimés, badges nominatifs et stylos doivent être prêts avant l’arrivée des intervenants. Gardez les présentations sur une clé USB et un SSD externe, avec une copie vérifiée de chaque fichier.

Questions fréquentes

Quel matériel faut-il prévoir pour un webinaire ?: Prévoyez au minimum un ordinateur par intervenant, une webcam, un microphone USB et un casque pour chaque personne qui parle. Ajoutez les câbles HDMI, adaptateurs USB-C, câbles Ethernet, multiprises et rallonges nécessaires aux tests.
Combien de microphones faut-il pour un webinaire ?: Comptez un microphone USB par intervenant qui prend la parole. Pour une session avec trois intervenants, prévoyez donc trois microphones, plus un appareil de remplacement si le webinaire est long ou critique.
Quand acheter le matériel pour un webinaire ?: Achetez les fournitures et la vaisselle au moins 2 jours avant. Testez les ordinateurs, webcams, microphones, câbles et présentations la veille, puis gardez les supports de secours dans la salle le jour même.
Combien de tasses et de verres prévoir par participant ?: Prévoyez une tasse à café et un verre par personne présente sur place, avec 10 à 15 % d’unités supplémentaires. Pour 20 personnes, cela représente environ 22 à 23 tasses et autant de verres.

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