Was du für ein Webinar brauchst: Einkaufsliste mit Mengen

Für ein Webinar brauchst du mehr als Laptop und Kamera. Plane Technik für Präsentation, Ton und Licht, dazu Ersatzkabel, Adapter und eine sichere Internetverbindung. Wenn Referenten vor Ort teilnehmen, kommen Tische, Stühle, Namensschilder und gedruckte Ablaufpläne hinzu. Auch Kaffee, Tee, Wasser und Snacks solltest du passend zur Teilnehmerzahl einkaufen. Die folgende Liste deckt die Ausstattung und Verpflegung für Vorbereitung, Probe und Durchführung ab.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Ausstattung

LaptopsAnz. 2
WebcamsAnz. 2
USB-MikrofoneAnz. 3
HeadsetsAnz. 4
StativhalterAnz. 2
RingleuchtenAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 3
USB-C-AdapterAnz. 4
EthernetkabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 3
USB-SticksAnz. 2
Externe SSD
Präsentationsklicker

Mobiliar

TischeAnz. 3
StühleAnz. 6

Dekoration

Hintergrundtuch

Büromaterial

Gedruckte AblaufpläneAnz. 8
NamensschilderAnz. 8
StifteAnz. 10

Geschirr

KaffeetassenAnz. 8
GläserAnz. 8
TellerAnz. 8
BestecksetsAnz. 8

Küche

Wasserkocher
Kaffeemaschine
ThermoskannenAnz. 2
KühlboxenAnz. 2
ServiertablettsAnz. 2

Reinigung

Eimer
MikrofasertücherAnz. 6
Spülbürste
Handfeger und Kehrblech
Kabelbinder

Catering

Einkäufe
- Kaffeebohnen - 1 Kilo
- Teebeutel - 80 Stück
- Koffeinfreier Kaffee - 250 gram
- Fettarme Milch - 4 Liter
- Hafermilch - 2 Liter
- Zucker - 1 Kilo
- Süßstoff - 1 Packung
- Spa Blauw - 3 Kisten
- Sprudelwasser - 2 Kisten
- Cola - 2 Flaschen
- Cola Zero - 2 Flaschen
- Orangensaft - 4 Liter
- Apfelsaft - 2 Liter
- Mini-Käse-Sandwiches - 20 Stück
- Mini-Sandwiches mit Hähnchen - 20 Stück
- Mini-Sandwiches mit Hummus - 20 Stück
- Paprikachips - 3 Tüten
- Naturchips - 3 Tüten
- Snacks - 2 Tüten
- Ungesalzene Nüsse - 1 Kilo
- Äpfel - 20 Stück
- Bananen - 20 Stück
- Trauben - 2 Kilo
- Kekse - 4 Packungen
- Zartbitterschokolade - 4 Riegel
- Zitronen - 6 Stück
- Mayonnaise - 1 Flasche
- Ketchup - 1 Flasche
- Servietten - 2 Packungen
- Pappbecher - 50 Stück
- Rührstäbchen - 100 Stück
- Aluminiumfolie - 1 Rolle
- Frischhaltefolie - 1 Rolle
- Küchenpapier - 4 Rollen
- Spülmittel - 1 Flasche
- Geschirrspültabs - 20 Stück
- Allzweckreiniger - 1 Flasche
- Desinfektionstücher - 2 Packungen
- Handseife - 2 Flaschen
- Toilettenpapier - 12 Rollen
- Müllsäcke - 2 Rollen

Tipps

Plane pro aktivem Sprecher einen Laptop, ein USB-Mikrofon oder Headset und eine Webcam ein. Halte zusätzlich mindestens ein Ersatz-Headset sowie passende HDMI-Kabel und USB-C-Adapter bereit.
Rechne bei einer zweistündigen Veranstaltung mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person: zum Beispiel Kaffee oder Tee, Wasser und ein weiteres Getränk. Kaufe bei 20 Teilnehmenden daher mindestens 40 bis 60 Getränkeportionen ein.
Stelle für jeden Sprecher einen Tischplatz mit Stuhl, Namensschild, Ablaufplan und Stift bereit. Drucke die Ablaufpläne spätestens am Vortag, damit Änderungen noch eingearbeitet werden können.
Teste Kameras, Mikrofone, Ringleuchten, Präsentationsklicker und die Präsentationen spätestens 24 Stunden vor dem Webinar. Prüfe dabei auch Ethernetkabel, Verlängerungskabel und USB-Sticks als Ausweichlösung.
Bereite Kaffee, Tee, Wasser und Snacks mindestens 30 Minuten vor dem Öffnen der Webinarumgebung vor. Kühlboxen, Thermoskannen und Serviertabletts werden häufig vergessen, obwohl die Verpflegung sonst schnell unpraktisch wird.

Häufige Fragen

Was brauche ich technisch für ein Webinar?: Für jeden Sprecher solltest du einen Laptop, eine Webcam und ein USB-Mikrofon oder Headset einplanen. Ergänze HDMI-Kabel, USB-C-Adapter, Ethernetkabel, Verlängerungskabel und mindestens einen USB-Stick als Reserve. Teste die gesamte Technik spätestens 24 Stunden vorher.
Wie viele Getränke brauche ich für ein Webinar?: Kalkuliere für eine zweistündige Veranstaltung etwa 2 bis 3 Getränke pro Person. Bei 20 Teilnehmenden sind das 40 bis 60 Portionen, einschließlich Kaffee, Tee und Wasser. Kaufe verderbliche Verpflegung möglichst am Vortag oder am Veranstaltungstag.
Welche Ausstattung brauche ich für Referenten vor Ort?: Plane pro Referent einen Tisch, einen Stuhl, ein Namensschild, einen gedruckten Ablaufplan und einen Stift ein. Für Präsentationen brauchst du außerdem einen Präsentationsklicker sowie die passenden Kabel und Adapter. Lege alles mindestens 30 Minuten vor Beginn bereit.
Wann sollte ich die Webinartechnik testen?: Führe einen vollständigen Techniktest spätestens 24 Stunden vor dem Webinar durch und eine kurze Kontrolle 30 Minuten vor dem Öffnen. Prüfe Ton, Bild, Licht, Präsentationen, Internetverbindung und die Ersatzkabel. So bleibt Zeit, fehlende Adapter oder defekte Geräte zu ersetzen.

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