Qué necesitas comprar para un webinar

Organizar un webinar presencial o híbrido requiere más que un portátil y una cámara. Necesitas preparar equipos de respaldo, cables, iluminación, materiales para ponentes y bebidas para las pausas. Esta lista reúne lo necesario para montar el espacio, hacer la prueba técnica y recibir a los participantes sin improvisaciones. Compra o reúne todo al menos 3 días antes y comprueba cada conexión durante el ensayo.

Organiza este evento gratis con Lizzt

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Equipo

Portátilescant. 2
Webcamscant. 2
Micrófonos USBcant. 3
Auriculares con micrófonocant. 4
Soportes de trípodecant. 2
Lámparas de arocant. 2
Cables HDMIcant. 3
Adaptadores USB-Ccant. 4
Cables Ethernetcant. 3
Regletascant. 3
Cables alargadorescant. 3
Memorias USBcant. 2
SSD externa
Clic de presentación

Mobiliario

Mesascant. 3
Sillascant. 6

Decoración

Lona de fondo

Material de oficina

Guiones impresoscant. 8
Tarjetas de nombrecant. 8
Bolígrafoscant. 10

Vajilla

Tazas de cafécant. 8
Vasoscant. 8
Platoscant. 8
Cubiertoscant. 8

Cocina

Hervidor de agua
Cafetera
Termoscant. 2
Neveras portátilescant. 2
Bandejas de serviciocant. 2

Limpieza

Cubo
Paños de microfibracant. 6
Cepillo para fregar
Escoba y recogedor
Bridas

Catering

Compras
- Granos de café - 1 kilo
- Bolsitas de té - 80 stuks
- Café descafeinado - 250 gram
- Leche semidesnatada - 4 litros
- Leche de avena - 2 liter
- Azúcar - 1 kilo
- Edulcorantes - 1 caja
- Spa Blauw - 3 cajas
- Agua con gas - 2 cajas
- Cola - 2 botellas
- Cola Zero - 2 botellas
- Zumo de naranja - 4 litros
- Zumo de manzana - 2 litros
- Mini sándwiches de queso - 20 unidades
- Mini sándwiches de pollo - 20 unidades
- Mini sándwiches de hummus - 20 unidades
- Patatas fritas de pimentón - 3 bolsas
- Patatas fritas naturales - 3 bolsas
- Snacks salados - 2 bolsas
- Frutos secos sin sal - 1 kilo
- Manzanas - 20 piezas
- Plátanos - 20 unidades
- Uvas - 2 kilos
- Galletas - 4 paquetes
- Chocolate negro - 4 tabletas
- Limones - 6 unidades
- Mayonesa - 1 botella
- Ketchup - 1 botella
- Servilletas - 2 paquetes
- Vasos de papel - 50 unidades
- Palitos para remover - 100 unidades
- Papel de aluminio - 1 rollo
- Film transparente - 1 rollo
- Papel de cocina - 4 rollos
- Lavavajillas - 1 botella
- Pastillas para lavavajillas - 20 unidades
- Limpiador multiusos - 1 botella
- Toallitas desinfectantes - 2 paquetes
- Jabón de manos - 2 botellas
- Papel higiénico - 12 rollos
- Bolsas de basura - 2 rollos

Consejos

Prepara un equipo completo de respaldo: un portátil adicional, una webcam, un micrófono USB y una memoria USB o SSD externa. Si falla el ordenador principal, podrás continuar sin perder las presentaciones.
Calcula los cables por dispositivo, no solo por ponente: un cable HDMI, un adaptador USB-C, un cable Ethernet y una regleta por puesto técnico suelen evitar retrasos durante el montaje.
Para cada ponente presencial, reserva una silla, una tarjeta de nombre, un bolígrafo y un guion impreso. Imprime los guiones el día anterior y guarda también una copia digital en una memoria USB.
Prepara el café y el té antes de abrir el webinar: utiliza una cafetera o hervidor, termos y tazas, y deja vasos, platos y cubiertos junto a las bandejas de servicio. Así no interrumpes la sesión para buscar vajilla.
No dejes la iluminación y el fondo para el último momento. Coloca la lona de fondo, los soportes de trípode y las lámparas de aro durante el ensayo técnico, al menos 2 horas antes de la conexión con los participantes.

Preguntas frecuentes

¿Qué equipo necesito para organizar un webinar?: Como base, necesitas un portátil para emitir, una webcam, un micrófono USB o unos auriculares con micrófono y una conexión Ethernet. Añade un segundo portátil y una memoria USB o SSD externa como respaldo.
¿Cuántos cables necesito para un webinar?: Calcula al menos un cable HDMI, un adaptador USB-C y un cable Ethernet por puesto que conecte equipos. Lleva además una regleta y un cable alargador extra para cada zona técnica, y compruébalos durante el ensayo del día anterior.
¿Cuándo debo comprar o preparar todo para un webinar?: Haz la compra y reúne los equipos entre 3 y 5 días antes. Deja las bebidas, la vajilla y el espacio preparados el mismo día, y termina la prueba de cámaras, micrófonos y conexión al menos 2 horas antes de abrir.
¿Qué necesito para el café y el almuerzo de un webinar?: Prepara una cafetera o hervidor, termos, tazas, vasos, platos, cubiertos, bandejas de servicio y neveras portátiles si hay alimentos fríos. Calcula 2 tazas de café o té por persona para una sesión de media jornada y añade un cubo para los residuos.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.