Que faut-il prévoir pour un webinaire ?

Un webinaire demande moins de matériel qu’un événement sur place, mais chaque oubli se remarque immédiatement à l’écran ou dans le son. Prévoyez un poste de travail par intervenant, une solution audio de secours et suffisamment de câbles pour éviter les branchements improvisés. L’espace doit aussi accueillir les répétitions, les présentations et les pauses café. Cette liste vous aide à acheter ou rassembler le nécessaire avant le jour du webinaire, sans attendre la dernière vérification technique.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de travailqté 3
Chaises de bureauqté 8
Tables d'appointqté 2

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Webcamsqté 3
Microphones USBqté 4
Casquesqté 6
Haut-parleur
Moniteursqté 3
Adaptateurs HDMIqté 4
Hubs USBqté 4
Disque dur externe
Câbles Ethernetqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Câbles de rechargeqté 8
Piles de rechangeqté 12

Éclairage

Panneaux LEDqté 3
Pieds de lampeqté 3

Cuisine

Machine à café
Bouilloire
Glacièresqté 2
Filtres à café
Thermosqté 3
Carafes d’eauqté 3

Vaisselle

Tassesqté 12
Verresqté 12
Assiettesqté 12
Couvertsqté 12
Planches de serviceqté 3
Petits bolsqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 3
Chiffons de nettoyageqté 6

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé - 2 boîtes
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 1 paquet
- Lait - 4 litres
- Lait d'avoine - 2 litres
- Eau sans gaz - 24 bouteilles
- Eau gazeuse - 12 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Jus d'orange - 4 litres
- Jus de pomme - 2 litre
- Citrons - 6 pièces
- Beurre - 2 barquettes
- Petits pains moelleux - 30 pièces
- Pain complet - 2 pains
- Tranches de fromage - 1 kilo
- Jambon - 500 grammes
- Houmous - 4 barquettes
- Fromage à la crème - 3 pots
- Concombres - 4 pièces
- Tomates cerises - 1 kilo
- Chips au paprika - 3 sachets
- Chips nature - 3 sachets
- Snacks salés - 3 sacs
- Mélange de noix - 2 sachets
- Biscuits - 4 paquets
- Mini gaufres - 2 paquets
- Pommes - 15 pièces
- Bananes - 12 pièces
- Raisins - 2 kilos
- Serviettes - 2 paquets
- Gobelets en papier - 50 pièces
- Assiettes en papier - 50 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 100 pièces
- Sacs-poubelle - 1 rouleau
- Essuie-tout - 4 rouleaux
- Liquide vaisselle - 1 bouteille
- Nettoyant multi-usages - 1 flacon
- Papier toilette - 12 rouleaux

Conseils

Prévoyez un ordinateur portable par intervenant connecté, plus un ordinateur de secours. Testez chaque appareil avec le logiciel du webinaire au moins 24 heures avant le direct.
Pour chaque personne qui parle, préparez un microphone USB et un casque. Gardez au moins un microphone supplémentaire disponible en cas de panne ou de mauvais réglage.
Comptez un câble Ethernet par poste principal, avec un hub USB et les adaptateurs HDMI nécessaires. Ajoutez 2 câbles de recharge et 2 piles de rechange pour éviter une interruption pendant la session.
Pour une image régulière, installez au moins un panneau LED avec son pied par caméra. Placez la lumière avant la répétition technique : une webcam seule donne souvent un visage sombre ou surexposé.
Pour une pause de 10 à 15 personnes, prévoyez environ 2 tasses par personne, 1 verre par personne et une marge de 10 %. Une machine à café, une bouilloire, des filtres et un thermos doivent être prêts avant l’accueil des intervenants.

Questions fréquentes

Combien d’ordinateurs faut-il pour organiser un webinaire ?: Prévoyez un ordinateur portable par intervenant actif, plus 1 appareil de secours. Pour trois intervenants, préparez donc au minimum 4 ordinateurs testés avant la répétition technique.
Quel matériel audio acheter pour un webinaire ?: Chaque intervenant devrait avoir 1 microphone USB et 1 casque. Ajoutez au moins 1 microphone de remplacement et testez les réglages audio 24 heures avant le direct.
Combien de temps avant faut-il tester le matériel d’un webinaire ?: Faites un premier test complet au moins 48 heures avant, puis une répétition technique entre 24 et 2 heures avant le début. Rechargez les appareils et vérifiez les câbles le jour même.
Combien de boissons prévoir pour un webinaire ?: Pour une pause d’environ 1 heure, comptez 2 à 3 boissons par personne, dont au moins une boisson chaude si elle est prévue. Ajoutez 10 % de marge et préparez le café ou le thé 15 minutes avant la pause.

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