Webinar-Einkaufsliste für Technik und Bewirtung

Für ein Webinar brauchst du mehr als Laptop und Videoplattform. Plane Technik, Stromversorgung, Licht und einen kleinen Bewirtungsbereich so, dass Sprecher und Betreuung während der Übertragung nicht improvisieren müssen. Pro aktivem Sprecher reicht meist ein Laptop mit Webcam, USB-Mikrofon oder Headset und stabilem Ethernetkabel. Zusätzlich solltest du Ersatzkabel, Adapter und eine Sicherung der Präsentationen bereithalten. Die folgende Liste hilft dir, die benötigten Dinge passend zur Zahl der Sprecher, Betreuer und Gäste einzukaufen oder mitzunehmen.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

ArbeitstischeAnz. 3
BürostühleAnz. 8
BeistelltischeAnz. 2

Ausstattung

LaptopsAnz. 4
WebcamsAnz. 3
USB-MikrofoneAnz. 4
HeadsetsAnz. 6
Lautsprecher
BetreuerAnz. 3
HDMI-AdapterAnz. 4
USB-HubsAnz. 4
Externe Festplatte
EthernetkabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
LadekabelAnz. 8
ErsatzbatterienAnz. 12

Beleuchtung

LED-PanelsAnz. 3
LampenstativeAnz. 3

Küche

Kaffeemaschine
Wasserkocher
KühlboxenAnz. 2
Kaffeefilter
ThermoskannenAnz. 3
WasserkannenAnz. 3

Geschirr

TassenAnz. 12
GläserAnz. 12
TellerAnz. 12
BestecksetsAnz. 12
ServierbretterAnz. 3
SchälchenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 3
PutzlappenAnz. 6

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 2 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 1 Packung
- Zucker - 1 Packung
- Milch - 4 Liter
- Hafermilch - 2 Liter
- Wasser ohne Kohlensäure - 24 Flaschen
- Wasser mit Kohlensäure - 12 Flaschen
- Cola - 6 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Orangensaft - 4 Liter
- Apfelsaft - 2 Liter
- Zitronen - 6 Stück
- Butter - 2 Becher
- Weiche Brötchen - 30 Stück
- Vollkornbrot - 2 Brote
- Käsescheiben - 1 Kilo
- Schinken - 500 Gramm
- Hummus - 4 Schalen
- Frischkäse - 3 Becher
- Gurken - 4 Stück
- Cherrytomaten - 1 kilo
- Paprikachips - 3 Tüten
- Naturchips - 3 Tüten
- Knabberzeug - 3 Tüten
- Nussmix - 2 Beutel
- Kekse - 4 Packungen
- Miniwaffeln - 2 Packungen
- Äpfel - 15 Stück
- Bananen - 12 Stück
- Trauben - 2 Kilo
- Servietten - 2 Packungen
- Pappbecher - 50 Stück
- Papier-Teller - 50 Stück
- Rührstäbchen - 100 Stück
- Müllsäcke - 1 Rolle
- Küchenpapier - 4 Rollen
- Spülmittel - 1 Flasche
- Allzweckreiniger - 1 Flasche
- Toilettenpapier - 12 Rollen

Tipps

Rechne pro aktivem Sprecher mit einem Laptop, einer Webcam und einem eigenen Mikrofon oder Headset. Für die betreuende Person solltest du mindestens einen zusätzlichen Laptop einplanen, damit Chat, Fragen und Technik getrennt vom Vortrag laufen.
Plane für jeden benötigten Anschluss mindestens einen HDMI-Adapter und einen USB-Hub ein; halte außerdem je Gerät ein passendes Ladekabel bereit. Ein Ersatzadapter verhindert, dass eine Präsentation kurz vor Beginn an einem fehlenden Anschluss scheitert.
Nutze möglichst ein Ethernetkabel pro Übertragungsgerät und lege Verlängerungskabel so aus, dass niemand während des Webinars quer durch den Raum laufen muss. Lade alle Geräte am Vortag vollständig auf und packe Ersatzbatterien ein, falls Zubehör damit betrieben wird.
Für einen kleinen Webinarraum genügen meist zwei LED-Panels mit Lampenstativen: eines von vorne und eines leicht seitlich. Stelle Kamera und Licht bei der technischen Probe mindestens 24 Stunden vor dem Termin ein, damit Brille, Schatten und Bildausschnitt geprüft werden können.
Plane für Kaffee und Wasser je anwesender Person mindestens eine Tasse oder ein Glas ein, plus etwa 10 Prozent Reserve. Eine Kaffeemaschine, ein Wasserkocher, Kaffeefilter und Thermoskannen sollten spätestens am Vorabend bereitstehen; Kühlboxen brauchst du nur, wenn Getränke nicht anderweitig gekühlt werden können.

Häufige Fragen

Was brauche ich technisch für ein Webinar?: Plane pro Sprecher einen Laptop, eine Webcam und ein USB-Mikrofon oder Headset ein. Für die Betreuung kommen mindestens ein zusätzlicher Laptop, Lautsprecher sowie passende HDMI-Adapter und USB-Hubs hinzu. Sichere Präsentationen zusätzlich auf einer externen Festplatte.
Wie viele Mikrofone brauche ich für ein Webinar mit drei Sprechern?: Für drei gleichzeitig sprechende Personen brauchst du drei USB-Mikrofone oder drei Headsets. Ein viertes Gerät als Reserve ist sinnvoll, wenn kein Ersatz vor Ort verfügbar ist.
Wie viel Geschirr und Kaffee brauche ich für ein Webinar?: Rechne mit einer Tasse oder einem Glas pro anwesender Person und zusätzlich 10 Prozent Reserve. Für Kaffee kalkulierst du etwa zwei Tassen pro Person, wenn das Webinar bis zu zwei Stunden dauert; stelle Wasser während der gesamten Übertragung bereit.
Wann muss ich die Webinar-Technik einkaufen und testen?: Kaufe oder beschaffe Ersatzkabel, Adapter und Batterien spätestens drei Tage vorher. Führe die technische Probe mindestens 24 Stunden vor dem Webinar durch und teste Software, Präsentationen, Mikrofone, Kamera und Licht noch einmal 30 Minuten vor dem Start.

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