La liste de courses pour un symposium d’art

Un symposium d’art demande plus que du café et quelques chaises. Il faut prévoir l’accueil des participants, les pauses, les présentations et la circulation autour des œuvres. Cette liste rassemble le matériel audiovisuel, la vaisselle, le mobilier et les fournitures à acheter ou à emporter. Les quantités dépendent du nombre d’inscrits, mais certains éléments sont souvent oubliés : adaptateurs, rallonges, badges et solutions pour protéger les câbles.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 12
Tables hautesqté 6
Table d'inscription
Table de prise de parole
Chaises des intervenantsqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Tables de nettoyageqté 2

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Batteries externesqté 4
Goulottes de câblesqté 12

Vaisselle

Verresqté 100
Tasses à caféqté 90
Assiettesqté 100
Cuillères à caféqté 90
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Louchesqté 12
Planches de serviceqté 12
Petits bolsqté 16
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Plateauxqté 6
Papier aluminiumqté 3
Boîtes de conservationqté 12

Décoration

Badges nominatifsqté 100
Porte-badgesqté 100
Nappesqté 12
Panneaux d’affichageqté 8
Panneaux indicateursqté 8
Pâte adhésiveqté 6
Ruban de masquageqté 8
Pinces à lingeqté 100
Plantes d’ornementqté 8

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 4
Piles de rechangeqté 24

Nettoyage

Aspirateur
Kit de lavageqté 2
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Balais à mainqté 2
Balayette et pelleqté 3
Poubellesqté 8

Catering

Courses
- Café - 6 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Chocolat chaud - 2 paquets
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 12 pièces
- Eau minérale plate - 12 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 8 bouteilles
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Thé glacé - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Bière blanche - 24 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Vin blanc - 6 bouteilles
- Rosé - 4 bouteilles
- Eau pétillante - 6 bouteilles
- Glaçons - 10 sacs
- Baguettes - 12 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Miniwraps - 100 pièces
- Fromage frais - 2 kilos
- Houmous - 2 kilos
- Fromage jeune - 2 kilos
- Brie - 1,5 kilo
- Fromage de chèvre - 1 kilo
- Blanc de poulet fumé - 1,5 kilo
- Saumon fumé - 1 kilo
- Falafel - 2 kilo
- Concombres - 12 pièces
- Tomates cerises - 3 kilos
- Poivrons - 12 pièces
- Roquette - 8 sacs
- Avocats - 12 pièces
- Raisins - 5 kilos
- Pommes - 80 pièces
- Mandarines - 60 pièces
- Olives - 2 kilos
- Tomates séchées au soleil - 1 kilo
- Mélange de noix - 2 kilos
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Crackers de riz - 6 paquets
- Bâtonnets salés - 6 paquets
- Brownies - 100 pièces
- Mini-croissants - 100 pièces
- Biscuits - 8 paquets
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 bouteilles
- Sauce pesto - 3 pots
- Miel - 2 pots
- Poivre - 1 pot
- Sel - 1 paquet
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Serviettes - 500 pièces
- Filtres à café - 2 paquets
- Bâtonnets mélangeurs - 300 pièces
- Gobelets jetables pour l’eau - 200 pièces
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 50 pièces
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Savon pour les mains - 6 flacons
- Désinfectant pour les mains - 6 flacons

Conseils

Prévoyez deux à trois consommations par personne pour la première heure, puis environ une boisson par heure supplémentaire. Refroidissez les boissons la veille si le lieu ne dispose pas d’un espace réfrigéré suffisant.
Comptez un verre et une tasse par participant, puis ajoutez 10 % de réserve. Pour une pause avec nourriture, prévoyez aussi une assiette, une fourchette et une serviette par personne.
Emportez au moins deux câbles HDMI et deux adaptateurs compatibles avec les ordinateurs des intervenants. Testez le vidéoprojecteur, l’écran, les haut-parleurs et les microphones avant l’arrivée du public.
Prévoyez une rallonge et une multiprise pour chaque zone technique, avec une longueur supplémentaire de 5 à 10 mètres lorsque les prises sont éloignées. Utilisez des goulottes pour éviter les câbles dans les passages.
Préparez les badges nominatifs et la liste des participants au plus tard la veille. Gardez une dizaine de badges vierges et quelques marqueurs pour les inscriptions ou les changements de dernière minute.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il prévoir pour un symposium d’art ?: Prévoyez un verre par participant et ajoutez 10 % de réserve. Pour 80 personnes, cela représente 88 verres, surtout si les pauses et les échanges se déroulent dans plusieurs espaces.
Quel matériel audiovisuel faut-il pour les présentations ?: Prévoyez un vidéoprojecteur, un écran, un ordinateur portable, deux câbles HDMI, deux adaptateurs, des microphones sans fil, des haut-parleurs et une table de mixage. Testez tout au moins 2 heures avant l’ouverture.
Quelle quantité de vaisselle acheter pour la pause-café ?: Comptez une tasse, une cuillère à café et une assiette par personne, avec 10 % de réserve. Pour 50 participants, prévoyez donc 55 tasses, 55 cuillères et 55 assiettes.
Quand faut-il acheter les boissons et les en-cas ?: Achetez les boissons et les produits non périssables 2 à 3 jours avant le symposium. Préparez les en-cas le jour même ou la veille, puis mettez les boissons au frais au moins 6 heures avant l’accueil.

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