Que faut-il prévoir pour un spectacle en plein air ?

Un spectacle en plein air demande plus qu’une scène et quelques chaises. Il faut prévoir l’accueil du public, la sonorisation, l’éclairage après la tombée du jour, le service des boissons et une solution de repli en cas de mauvais temps. Cette liste vous aide à regrouper les achats et le matériel à récupérer sans oublier les petits éléments qui bloquent souvent l’installation : rallonges, piles, attaches-câbles, signalétique et vaisselle réutilisable.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tables pliantesqté 10
Tables de bièreqté 6
Tentes de réceptionqté 3
Tabourets de barqté 6
Paravents de vestiaireqté 4
Portants à vêtementsqté 3
Bacs de rangementqté 12

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Câbles de haut-parleurqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Enrouleurs électriquesqté 3
Piles de rechangeqté 12
Extincteursqté 2
Trousses de premiers secoursqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Téléphones professionnelsqté 2

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 8
Pieds d’éclairageqté 3
Lampes de pocheqté 6

Décoration

Toiles de fondqté 3
Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 150
Plantes décorativesqté 8
Nappesqté 12
Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 100
Affiches du programmeqté 20
Panneaux de directionqté 12
Autocollants flèchesqté 30

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 140
Bols réutilisablesqté 120
Verres réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 100
Couteauxqté 140
Fourchettesqté 140
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 10

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 6
Petits bolsqté 16
Tire-bouchonsqté 3
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Pompes désinfectantesqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Thé - 200 sachets
- Sucre - 2 kilo
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Eau minérale - 12 bouteilles
- Eau pétillante - 12 bouteilles
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Thé glacé - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Bière - 8 caisses
- Bière sans alcool - 3 caisses
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Rosé - 8 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Citrons - 3 kilos
- Citrons verts - 2 kilos
- Glaçons - 20 kilos
- Baguettes - 20 pièces
- Petits pains précuits - 12 sacs
- Pain complet - 8 pains
- Beurre - 2 kilo
- Fromage frais - 2 kilos
- Fromage jeune - 3 kilos
- Brie - 2 kilos
- Houmous - 2 kilos
- Beurre aux herbes - 1 kilo
- Houmous nature - 1 kilo
- Concombre - 4 kilos
- Tomates cerises - 4 kilos
- Poivrons - 3 kilos
- Carottes - 3 kilos
- Raisins - 5 kilos
- Pommes - 80 pièces
- Bananes - 60 pièces
- Fraises - 4 kilos
- Chips nature - 12 sachets
- Chips au paprika - 12 sachets
- Tortilla chips - 10 sachets
- Bâtons salés - 8 sachets
- Mélange apéritif - 6 kilo
- Popcorn - 6 sachets
- Biscuits - 8 paquets
- Brownies - 120 pièces
- Mini muffins - 120 pièces
- Olives - 3 kilos
- Tomates séchées au soleil - 2 kilos
- Cornichons - 3 bocaux
- Mayonnaise - 3 bouteilles
- Ketchup - 3 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sauce à l'ail - 2 bouteilles
- Pesto - 4 pots
- Huile d’olive - 2 litres
- Sel - 1 kilo
- Poivre noir - 250 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Herbes italiennes - 2 pots
- Vinaigre balsamique - 2 bouteilles
- Serviettes - 600 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Sacs de congélation - 2 cartons
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Film alimentaire - 4 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Spray nettoyant - 4 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 8 paquets
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Gel désinfectant - 6 flacons
- Éponges - 12 pièces
- Gants en caoutchouc - 2 boîtes
- Essuie-tout - 12 rouleaux

Conseils

Prévoyez au moins 2 à 3 verres par personne si le public reste plusieurs heures, puis ajoutez une réserve pour le lavage ou le tri en fin de soirée. Les boissons doivent être refroidies avant l’ouverture, pas au dernier moment.
Comptez une chaise par spectateur assis et gardez quelques places libres pour les accompagnants ou les personnes à mobilité réduite. Les tables pliantes et les tables de bière servent aussi à organiser l’accueil et le service.
Testez la sonorisation complète avant l’arrivée des artistes : haut-parleurs, table de mixage, microphones, câbles et alimentation électrique. Gardez des piles de rechange et au moins une rallonge disponible en réserve.
Prévoyez un éclairage utilisable dès la tombée du jour : projecteurs LED pour les zones de circulation, guirlandes lumineuses pour l’ambiance et lampes de poche pour les bénévoles. Les câbles doivent être fixés avec du ruban adhésif ou des attaches-câbles afin d’éviter les chutes.
Achetez les produits longue conservation plusieurs jours à l’avance et les produits frais le plus près possible de l’événement. Vérifiez aussi la tente de réception et le plan météo de secours avant de charger le matériel.

Questions fréquentes

Combien de verres prévoir par personne pour un spectacle en plein air ?: Prévoyez 2 à 3 verres par personne pour la première heure, puis environ 1 verre supplémentaire par heure si vous ne pouvez pas les laver pendant l’événement. Ajoutez une marge de 10 % pour les pertes et les verres oubliés.
Quand acheter les boissons et les produits frais ?: Achetez les boissons et les produits longue conservation 3 à 7 jours avant le spectacle. Prenez les produits frais la veille ou le jour même, puis mettez-les au frais avant l’installation du public.
Combien de rallonges faut-il pour une sonorisation extérieure ?: Prévoyez au minimum 2 rallonges et 1 enrouleur électrique pour séparer la zone de scène des autres équipements. Vérifiez leur longueur, leur état et la puissance disponible avant le jour du spectacle.
Que prévoir en cas de pluie pour un spectacle en plein air ?: Définissez un plan de repli au moins 24 heures à l’avance et vérifiez la météo le jour précédent, puis le matin même. Une tente de réception ne remplace pas automatiquement une solution complète pour protéger les artistes, le public et le matériel électrique.

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