Que prévoir pour un service sous tente ?

Un service sous tente demande plus qu’une tente et des chaises. Il faut prévoir la vaisselle, le café, le thé, l’eau, les sandwiches, l’éclairage et tout le matériel nécessaire au son. Cette liste rassemble les achats et équipements à réunir avant l’installation, avec une attention particulière aux éléments souvent oubliés : rallonges, passe-câbles, thermos et panneaux de direction. Vérifiez les quantités selon le nombre d’inscrits et ajoutez une marge pour les invités de dernière minute.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Chaises pliantesqté 120
Tables pliantesqté 12
Éléments de scèneqté 4
Lutrin
Portant à vêtementsqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 120
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Mixeur audio
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Ordinateur portable
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 8

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Bannières ecclésiastiquesqté 4
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 6
Panneaux de directionqté 8

Cuisine

Thermos à caféqté 6
Distributeurs d'eauqté 3
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 8
Pains de glaceqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2

Inscription

Panneaux d’inscriptionqté 4
Étiquettes nominativesqté 150
Stylosqté 20

Catering

Courses
- Café - 4 kilo
- Sachets de thé - 250 pièces
- Sucre - 2 kilo
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Chocolat chaud - 6 litres
- Eau minérale plate - 12 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 8 bouteilles
- Sirop de limonade - 6 bouteilles
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Glaçons - 20 kilos
- Pain de mie blanc - 12 pains
- Pain de campagne complet - 12 pains
- Petits pains blancs moelleux - 80 pièces
- Petits pains complets - 40 pièces
- Beurre doux - 2 kilo
- Fromage jeune - 5 kilo
- Jambon arrière - 3 kilos
- Garniture de filet de poulet - 3 kilo
- Houmous - 2 kilos
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture de fraises - 2 pots
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Laitue - 10 têtes
- Tomates - 8 kilos
- Concombres - 8 kilo
- Poivrons - 5 kilos
- Pommes - 12 kilos
- Bananes - 8 kilos
- Raisins - 6 kilo
- Biscuits au beurre - 6 kilos
- Gâteaux - 8 pièces
- Chips au paprika - 3 kilos
- Chips nature - 3 kilos
- Serviettes en papier - 500 pièces
- Filtres à café - 200 pièces
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Spray désinfectant - 2 bouteilles
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 6 flacons

Conseils

Prévoyez au moins un verre, une assiette et un couvert par participant, puis ajoutez 10 % de réserve pour les personnes non inscrites ou la vaisselle utilisée plusieurs fois.
Pour le café et le thé, préparez plusieurs thermos et bouilloires plutôt qu’un seul point de service : cela réduit l’attente après la cérémonie et évite de manquer d’eau chaude.
Achetez le pain frais et les pâtisseries le jour même, idéalement quelques heures avant le début. Les sandwiches et garnitures doivent être prêts avant l’arrivée des participants.
Comptez les rallonges, multiprises et passe-câbles avant l’installation électrique. Prévoyez au moins un passe-câble pour chaque traversée de zone de passage afin d’éviter les chutes.
N’oubliez pas les panneaux de direction et le portant à vêtements : ils sont rarement ajoutés aux courses en dernier, mais doivent être en place avant l’ouverture des inscriptions.

Questions fréquentes

Combien de verres et d’assiettes faut-il pour un service sous tente ?: Prévoyez un verre, une assiette et un couvert par participant, avec une réserve d’environ 10 %. Pour 100 personnes, cela représente 110 pièces de chaque type, sauf si vous organisez un lavage entre les services.
Quand acheter le pain et les pâtisseries pour un service sous tente ?: Récupérez-les le jour même, quelques heures avant le début du service. Cela laisse le temps de préparer les sandwiches sans perdre la fraîcheur des produits.
Combien de temps avant faut-il installer le son et l’éclairage ?: Installez les projecteurs, guirlandes, microphones et câbles avant l’arrivée du public, puis prévoyez au moins 30 minutes pour tester le son. Vérifiez aussi chaque passage de câble avant l’ouverture.
Que faut-il prévoir pour le café et l’eau ?: Prévoyez des machines à café, des bouilloires, des tasses, des thermos et des distributeurs d’eau adaptés au nombre d’inscrits. Organisez le point café au moins 30 minutes avant le début pour avoir de l’eau chaude et éviter une file d’attente immédiate.

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