Que prévoir pour un séminaire de musique ?

Un séminaire de musique demande plus qu’une salle et quelques instruments. Il faut prévoir le matériel de présentation, les connexions audio et vidéo, l’accueil des participants et de quoi tenir toute la journée. Cette liste vous aide à vérifier les achats et le matériel à apporter avant l’ouverture du lieu. Comptez les participants, les intervenants et les formateurs séparément : leurs besoins ne sont pas toujours les mêmes.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 70
Table d'inscription
Table des intervenantsqté 2
Pupitre

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 2
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Boîtier DI
Câbles audioqté 6
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Clés USBqté 3
Casques audioqté 4
Métronome

Éclairage

Panneaux LEDqté 4
Pieds d’éclairageqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verres à boireqté 100
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Cuillères à caféqté 70
Plateaux de serviceqté 8
Thermosqté 6

Cuisine

Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 2
Pinces de serviceqté 6
Bacs de rangementqté 6

Décoration

Porte-nomsqté 70
Nappesqté 10
Affichesqté 8
Panneaux de directionqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 4

Catering

Courses
- Café - 2 kilo
- Café décaféiné - 250 grammes
- Thé noir - 80 sachets
- Infusions - 40 sachets
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 8 pièces
- Spa Blauw - 10 bouteilles
- Spa Rouge - 6 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Glaçons - 8 kilo
- Mini-sandwichs au fromage - 30 pièces
- Mini-sandwiches au blanc de poulet - 30 pièces
- Mini-sandwichs au houmous - 30 pièces
- Mini-sandwichs à la salade d’œufs - 30 pièces
- Pain complet - 4 pains
- Petits pains blancs - 40 pièces
- Petits pains complets - 40 pièces
- Fromage jeune - 2 kilos
- Garniture de blanc de poulet - 1 kilo
- Houmous - 1 kilo
- Salade de œufs - 1 kilo
- Beurre doux - 500 grammes
- Concombre - 6 pièces
- Tomates - 2 kilos
- Laitue - 4 pièces
- Poivrons - 8 pièces
- Carottes - 2 kilos
- Raisins - 3 kilos
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Chips nature - 4 sacs
- Chips au paprika - 4 sachets
- Crackers salés - 4 paquets
- Galettes de riz - 3 paquets
- Mélange de noix - 2 kilos
- Olives - 1 kilo
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Moutarde - 1 pot
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Serviettes - 250 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 30 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 30 pièces
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Éponges - 6 pièces
- Essuie-tout - 6 rouleaux
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Gel hydroalcoolique - 4 bouteilles
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Sacs de congélation - 2 cartons

Conseils

Prévoyez au moins un câble HDMI et un adaptateur compatible pour chaque ordinateur utilisé, puis ajoutez-en un de secours. Les adaptateurs sont souvent oubliés jusqu’au premier changement de présentation.
Pour les boissons, comptez une tasse par pause et par personne, puis ajoutez environ 10 % de marge. Prévoyez aussi des verres si de l’eau ou des boissons froides sont servies en dehors des pauses café.
Réservez un microphone sans fil par intervenant qui parle en même temps, avec un pied de micro supplémentaire pour les démonstrations. Testez la table de mixage, les câbles audio et le boîtier DI avant l’arrivée du public.
Prévoyez une multiprise et une rallonge pour chaque zone technique, avec au moins 2 rallonges de rechange. Vérifiez que les câbles traversant la salle peuvent être fixés ou placés hors des passages.
Imprimez les badges, le programme et les feuilles de travail au plus tard la veille. Gardez les présentations et fichiers musicaux sur au moins 2 clés USB, même si les ordinateurs et les fichiers ont déjà été testés.

Questions fréquentes

Combien de tasses et de verres prévoir pour un séminaire de musique ?: Prévoyez une tasse par personne et par pause café, avec 10 % de marge. Pour les verres à boire, comptez au minimum un verre par participant et par service, ou deux si l’eau reste disponible toute la journée.
Combien de microphones faut-il pour un séminaire de musique ?: Prévoyez un microphone par personne qui doit parler simultanément, puis ajoutez un microphone de secours si le programme comporte des démonstrations. Testez le matériel audio au moins 2 heures avant l’accueil.
Quand préparer le matériel d’un séminaire de musique ?: Rassemblez le matériel non périssable 2 à 3 jours avant et contrôlez les câbles, adaptateurs et fichiers la veille. Installez puis testez la projection, le son et l’éclairage au moins 2 heures avant le début.
Combien de câbles HDMI et d’adaptateurs acheter pour un séminaire ?: Prévoyez un câble HDMI et un adaptateur par ordinateur utilisé, plus un exemplaire de secours de chaque type. Cette marge couvre généralement un oubli, une panne ou un changement d’ordinateur le jour du séminaire.

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