Que faut-il prévoir pour un salon sous tente ?

Un salon sous tente demande davantage qu’une tente et quelques tables. Il faut prévoir le mobilier des exposants, l’accueil des visiteurs, le café, la vaisselle, l’éclairage et les branchements électriques. Cette liste regroupe le matériel à acheter, louer ou apporter pour installer les stands et garder un espace fonctionnel pendant toute la journée. Vérifie aussi les besoins alimentaires et le paiement avant de faire les courses, car ces éléments sont souvent réglés trop tard.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 24
Tables hautesqté 6
Chaises pliantesqté 80
Ensembles de tables de bièreqté 6
Nappesqté 24
Portants à vêtementsqté 8
Caisses de rangementqté 20

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Lampes rechargeablesqté 10
Microphone à main
Enceinte Bluetoothqté 2
Terminal de paiement
Calculatricesqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 120
Tassesqté 40
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Louchesqté 8
Pains de glaceqté 30

Décoration

Panneaux numérotés des standsqté 30
Bannière de bienvenue
Guirlandes de fanionsqté 12
Bannièresqté 8
Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux en ardoiseqté 8
Cordeqté 4
Attaches-câblesqté 200
Serre-câblesqté 100

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Projecteurs de chantier LEDqté 6
Pilesqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de balaiqté 3
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Balais à mainqté 4
Balayette et pelleqté 4

Catering

Courses
- Café - 6 paquets
- Thé - 4 boîtes
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait - 10 liter
- Lait d’avoine - 6 litres
- Chocolat chaud - 6 litres
- Spa Blauw - 8 bouteilles
- Spa Rood - 4 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Thé glacé - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Citrons - 2 kilo
- Glaçons - 12 sacs
- Baguettes - 12 pièces
- Mini-sandwiches - 120 pièces
- Beurre doux - 4 plaquettes
- Houmous - 8 barquettes
- Fromage jeune - 3 kilos
- Fromage affiné - 3 kilos
- Jambon arrière - 2 kilos
- Blanc de poulet - 2 kilo
- Poulet fumé - 1 kilo
- Fromage frais aux herbes - 12 pots
- Concombres - 12 pièces
- Tomates - 3 kilos
- Roquette - 8 sacs
- Poivrons - 12 pièces
- Raisins - 5 kilos
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Melons - 4 pièces
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Snacks salés - 6 sacs
- Galettes de riz - 8 paquets
- Mélange de noix - 4 kilos
- Raisins secs - 2 kilos
- Biscuits - 12 paquets
- Mini-muffins - 120 pièces
- Brownies - 100 pièces
- Crackers sans gluten - 4 paquets
- Biscuits sans gluten - 4 paquets
- Garniture vegan - 6 emballages
- Sandwiches végétaliens - 30 pièces
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sauce à l'ail - 2 bouteilles
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Sel - 1 boîte
- Poivre - 1 boîte
- Paprika - 1 boîte
- Serviettes - 500 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 40 pièces
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Savon pour les mains - 8 flacons
- Désinfectant pour les mains - 6 flacons
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Essuie-tout - 12 paquets
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Sacs de congélation - 2 cartons
- Boîtes hermétiques - 30 pièces

Conseils

Prévois les rallonges et multiprises avant le montage : repère chaque point d’alimentation et teste les câbles au moins la veille. Les machines à café, bouilloires et éclairages ne doivent pas dépendre d’un seul branchement.
Pour le café et le thé, compte au minimum une tasse par personne pendant la première pause, puis ajoute une réserve de 10 %. Prépare les thermos et les carafes d’eau avant l’arrivée des exposants.
Réserve une table pliante par exposant si chacun présente du matériel, et ajoute quelques tables hautes pour les échanges rapides. Les portants et caisses de rangement évitent que les affaires restent au sol sous la tente.
Ne te limite pas aux verres : prévois aussi tasses, assiettes, couverts, plateaux de service et ustensiles adaptés aux aliments servis. Vérifie les quantités la veille, surtout si plusieurs exposants apportent des dégustations.
Prépare le terminal de paiement, les calculatrices et l’enceinte Bluetooth avant l’ouverture. Garde les lampes rechargeables et le microphone à main chargés la veille, car la lumière et les annonces deviennent vite problématiques sous une tente.

Questions fréquentes

Combien de tables faut-il pour un salon sous tente ?: Prévois au moins une table pliante par exposant, puis ajoute une table pour l’accueil et une autre pour le café ou les documents. Ajoute 10 à 15 % de surface disponible si les exposants n’ont pas encore confirmé leurs besoins.
Combien de gobelets et de tasses prévoir pour un salon ?: Compte une tasse ou un verre par personne et par service, avec une réserve d’environ 20 %. Pour une journée, prévois donc 1,2 à 1,5 exemplaire par participant selon la possibilité de lavage ou de réutilisation.
Quand tester le matériel électrique d’un salon sous tente ?: Teste les rallonges, multiprises, machines à café, bouilloires et lampes au moins 24 heures avant le montage. Refais un contrôle sur place avant l’ouverture, une fois les câbles installés et protégés du passage.
Que faut-il prévoir pour l’accueil des exposants ?: Prépare les badges nominatifs, la liste d’inscription, les informations d’accès et le plan des stands au plus tard la veille. Ajoute une table d’accueil, des caisses de rangement et un terminal de paiement si des ventes sont prévues.

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