Que prévoir pour un salon participatif ?

Un salon participatif réunit des stands, des ateliers et un espace d’accueil : le matériel doit donc suivre le parcours des participants, pas seulement remplir la salle. Prévoyez les tables et assises pour chaque exposant, le matériel de projection et de sonorisation pour les animations, ainsi que les accessoires d’alimentation et de rangement. La liste ci-dessous couvre aussi les oublis fréquents : rallonges, passe-câbles, badges, boissons chaudes et éclairage d’appoint.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 18
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 8
Comptoir d'accueil
Tabouretsqté 12
Nappesqté 18
Boîtes de rangementqté 12
Tentes de réceptionqté 4

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 3
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphoneqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Câbles de rechargeqté 8
Glacièresqté 4
Passe-câblesqté 12
Lampes portablesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 100
Verres à eauqté 60
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Petits bolsqté 16
Louchesqté 12
Pinces de serviceqté 8

Décoration

Panneaux de signalisationqté 12
Affiches du programmeqté 8
Bannières municipalesqté 4
Badges nominatifsqté 80
Petites cartes de tableqté 20
Bandes adhésivesqté 4
Serre-câblesqté 100
Feutresqté 24

Bureau

Formulaires d’inscriptionqté 250
Stylosqté 40
Presse-papiersqté 12
Ruban adhésifqté 8
Ciseauxqté 8
Agrafeusesqté 4
Autocollantsqté 500

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 3
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Ruban de balisageqté 4

Accessibilité

Tapis antidérapantsqté 6
Plaques de seuilqté 2

Catering

Courses
- Café - 6 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 4 boîtes
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Chocolat chaud - 2 paquets
- Sucre - 3 paquets
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citrons - 2 kilo
- Eau plate - 12 bouteilles
- Eau gazeuse - 8 bouteilles
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Thé glacé - 6 bouteilles
- Bière sans alcool - 4 caisses
- Bière - 3 caisses
- Vin blanc - 8 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Vin sans alcool - 4 bouteilles
- Glaçons - 12 sacs
- Crème pour café - 6 portions
- Beurre - 2 kilo
- Baguette - 12 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Pain aux céréales - 6 pains
- Mini pistolets - 100 pièces
- Fromage frais - 3 kilos
- Jeune fromage - 4 kilos
- Houmous - 3 kilos
- Salade de poulet - 2 kilos
- Salade aux œufs - 2 kilos
- Concombre - 5 kilos
- Tomates - 5 kilos
- Poivrons - 3 kilos
- Roquette - 1 kilo
- Raisins - 8 kilos
- Pommes - 10 kilos
- Bananes - 8 kilos
- Mandarines - 8 kilos
- Mini-carottes - 5 kilos
- Tomates cerises - 4 kilos
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Gressins salés - 6 sachets
- Galettes de riz - 6 paquets
- Mini biscuits - 8 paquets
- Gâteaux fourrés - 60 pièces
- Barres de céréales - 80 pièces
- Mélange de noix - 4 kilos
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sauce à l'ail - 2 bouteilles
- Sauce chili - 2 bouteilles
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Paprika - 1 pot
- Poudre d’ail - 1 pot
- Mélange d'épices - 2 pots
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Film alimentaire - 4 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Serviettes - 1000 pièces
- Gobelets en papier - 500 pièces
- Bâtonnets mélangeurs en bois - 500 pièces
- Sachets de sucre - 500 pièces
- Piques - 500 pièces
- Gants jetables - 4 boîtes
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Sacs poubelle compostables - 50 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 50 pièces
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Gel désinfectant pour les mains - 12 bouteilles
- Savon pour les mains - 8 flacons
- Lingettes nettoyantes - 8 paquets
- Éponges - 12 pièces
- Essuie-tout - 12 paquets

Conseils

Comptez une table pliante par stand, puis ajoutez au moins une table pour l’accueil et une table de réserve. Prévoyez deux chaises par stand lorsque l’exposant doit pouvoir accueillir un visiteur assis.
Pour un atelier avec présentation, vérifiez au moins 48 heures avant que l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, les haut-parleurs et le microphone fonctionnent ensemble. Gardez les câbles de recharge et les rallonges dans une boîte identifiée.
Prévoyez une multiprise par zone technique et une rallonge adaptée à chaque point d’alimentation, puis sécurisez les passages avec des passe-câbles. Ne comptez pas sur une prise proche du stand : repérez-les lors de l’installation.
Pour une pause d’environ 30 personnes, prévoyez au minimum 40 tasses à café, 40 verres à eau et 40 assiettes afin de ne pas dépendre d’un lavage immédiat. Ajoutez plusieurs pichets de service et des plateaux pour circuler entre les stands.
Installez le comptoir d’accueil avant l’arrivée du public et préparez les badges nominatifs, le plan imprimé et le programme au même endroit. Gardez les boîtes de rangement et les lampes portables accessibles pour les changements de dernière minute.

Questions fréquentes

Combien de tables faut-il pour un salon participatif ?: Prévoyez une table pliante par stand, plus une pour l’accueil et une table de réserve. Pour 12 stands, comptez donc au moins 14 tables, sans inclure les éventuelles tables hautes de discussion.
Quel matériel technique prévoir pour les ateliers ?: Pour chaque atelier avec présentation, prévoyez un ordinateur portable, un vidéoprojecteur, un écran de projection et des haut-parleurs. Ajoutez un microphone si le groupe dépasse environ 30 personnes, et testez l’ensemble au plus tard 48 heures avant.
Combien de vaisselle prévoir pour 30 participants ?: Prévoyez au moins 40 tasses à café, 40 verres à eau, 40 assiettes et 40 jeux de couverts pour 30 personnes. Cette marge de 10 pièces évite de manquer de vaisselle pendant la pause.
Quand vérifier les rallonges et les prises électriques ?: Repérez les points d’alimentation avant l’installation et testez les rallonges, multiprises et câbles au moins 48 heures avant l’ouverture. Le jour même, sécurisez chaque passage avec un passe-câbles avant l’arrivée des participants.

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