Organiser un salon de la participation sans perdre le fil
Un salon de la participation réunit des exposants, des animateurs et un public qui doit pouvoir circuler, comprendre le programme et trouver rapidement les bons interlocuteurs. Commencez par fixer la date, le lieu et le profil des participants, puis construisez le programme et le plan des stands avant d’ouvrir les inscriptions. Les derniers jours servent surtout à confirmer les intervenants, régler la technique et transmettre les informations pratiques. Voici l’ordre qui évite les oublis les plus fréquents.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
- 2
Définir le profil des participants
2 personnes
- 3
Établir le programme
3 personnes
- 4
Dessiner l’agencement des stands
2 personnes
- 5
Inviter les participants
2 personnes
- 6
Envoyer les invitations
2 personnes
- 7
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 8
Recueillir les besoins alimentaires
- 9
Mettre à jour la liste des participants
- 10
Confirmer les exposants
2 personnes
- 11
Confirmer les animateurs d’atelier
2 personnes
- 12
Faire les réservations
- 13
Vérifier les autorisations
- 14
Vérifier l’accessibilité
2 personnes
- 15
Vérifier l’itinéraire de circulation
2 personnes
- 16
Recenser les points d’alimentation électrique
2 personnes
- 17
Réserver la technique
- 18
Concevoir les supports imprimés
2 personnes
- 19
Faire réaliser les imprimés
- 20
Publier sur les réseaux sociaux
- 21
Envoyer le communiqué de presse
- 22
Imprimer le plan
- 23
Créer des badges nominatifs
2 personnes
- 24
Envoyer les informations aux participants
- 25
Finaliser le programme
3 personnes
- 26
Faire les courses
3 personnes
- 27
Refroidir les boissons
2 personnes
- 28
Préparer les en-cas
3 personnes
- 29
Préparer les dossiers d’information
3 personnes
- 30
Vérifier le matériel
2 personnes
- 31
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 32
Marquer les stands
2 personnes
- 33
Installer les tables
4 personnes
- 34
Installer les chaises
3 personnes
- 35
Aménager les stands
6 personnes
- 36
Installer le comptoir d'information
2 personnes
- 37
Aménager la salle d’atelier
3 personnes
- 38
Tester le son
2 personnes
- 39
Vérifier l'éclairage
2 personnes
- 40
Installer la signalétique
2 personnes
- 41
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
- 42
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Événement
- 43
Accueillir les participants
3 personnes
- 44
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
- 45
Faire le discours d’ouverture
2 personnes
- 46
Distribuer les informations
2 personnes
- 47
Tenir les stands
12 personnes
- 48
Encadrer les ateliers
4 personnes
- 49
Répondre aux questions des visiteurs
3 personnes
- 50
Servir le café et le thé
2 personnes
- 51
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 53
Vider les poubelles
2 personnes
- 54
Vérifier les toilettes
- 55
Annoncer le programme
- 56
Préparer le message de clôture
2 personnes
- 57
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Suivi
- 58
Démonter les stands
6 personnes
- 59
Faire la vaisselle
3 personnes
- 60
Rassembler les déchets
3 personnes
- 61
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 62
Trier les matériaux
3 personnes
- 63
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 18
- Chaisesqté 80
- Tables hautesqté 8
- Comptoir d'accueil
- Tabouretsqté 12
- Nappesqté 18
- Boîtes de rangementqté 12
- Tentes de réceptionqté 4
Équipement
- Ordinateur portableqté 2
- Tablettesqté 3
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Haut-parleursqté 2
- Microphoneqté 2
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Câbles de rechargeqté 8
- Glacièresqté 4
- Passe-câblesqté 12
- Lampes portablesqté 6
Vaisselle
- Tasses à caféqté 100
- Verresqté 100
- Verres à eauqté 60
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Plateaux de serviceqté 12
- Pichets de serviceqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 3
- Thermosqté 8
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de cuisineqté 4
- Petits bolsqté 16
- Louchesqté 12
- Pinces de serviceqté 8
Décoration
- Panneaux de signalisationqté 12
- Affiches du programmeqté 8
- Bannières municipalesqté 4
- Badges nominatifsqté 80
- Petites cartes de tableqté 20
- Bandes adhésivesqté 4
- Serre-câblesqté 100
- Feutresqté 24
Bureau
- Formulaires d’inscriptionqté 250
- Stylosqté 40
- Presse-papiersqté 12
- Ruban adhésifqté 8
- Ciseauxqté 8
- Agrafeusesqté 4
- Autocollantsqté 500
Nettoyage
- Poubellesqté 12
- Sets de balaiqté 3
- Raclettes de solqté 2
- Seauxqté 4
- Gants de nettoyageqté 8
Sécurité
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Lampes de pocheqté 4
- Ruban de balisageqté 4
Accessibilité
- Tapis antidérapantsqté 6
- Plaques de seuilqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez le lieu avant de publier la date : vérifiez l’accessibilité, l’itinéraire de circulation et les autorisations au moins 6 semaines à l’avance. Un plan de stands sur papier permet aussi de repérer les passages trop étroits.
- N’ouvrez les inscriptions qu’après avoir défini le profil des participants et le programme. Demandez dès le formulaire les besoins alimentaires ; relancez les personnes sans réponse 10 jours avant le salon.
- Confirmez les exposants et les animateurs d’atelier séparément, puis envoyez à chacun ses horaires, son emplacement et ses besoins techniques au plus tard 7 jours avant. Une confirmation orale ne remplace pas une liste à jour.
- Faites l’inventaire électrique en parcourant le lieu : notez chaque prise, la longueur des rallonges et les zones nécessitant des passe-câbles. Testez vidéoprojecteur, écran, haut-parleurs et microphone au moins 2 heures avant l’ouverture.
- Préparez l’accueil comme un point de repère unique : comptoir, badges nominatifs, plan imprimé et programme final. Prévoyez les tasses, verres, pichets, machines à café et thermos avant l’arrivée du public, car ces éléments sont souvent réglés trop tard.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un salon de la participation ?
- Prévoyez au moins 8 semaines pour un salon avec plusieurs exposants et ateliers. Les réservations, autorisations et confirmations techniques doivent être terminées environ 2 semaines avant, afin de garder les derniers jours pour les ajustements.
- Quand envoyer les invitations pour un salon de la participation ?
- Envoyez une première invitation 6 semaines avant l’événement, puis une relance 2 à 3 semaines plus tard. Fermez les inscriptions environ 7 jours avant pour mettre à jour la liste des participants et organiser l’accueil.
- Que faut-il vérifier dans la salle avant un salon ?
- Vérifiez au minimum l’accessibilité, les circulations, les prises électriques, l’emplacement des stands et les autorisations nécessaires. Faites une visite technique 10 à 14 jours avant, puis un test complet du matériel le jour même.
- Quand finaliser le programme d’un salon de la participation ?
- Finalisez le programme 7 jours avant l’événement, après avoir confirmé les exposants et les animateurs d’atelier. Envoyez ensuite les horaires, le plan, l’accès et les consignes pratiques aux participants.
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