Checklist pour organiser un Salon de la participation

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Bloquez d’abord la date et le lieu, puis vérifiez l’accessibilité et l’itinéraire de circulation avant d’inviter les participants. Ces contrôles évitent de devoir modifier les invitations ou le plan des stands à la dernière minute.
• Finalisez le programme avant de confirmer les animateurs d’ateliers et les exposants. Prévoyez ensuite le temps nécessaire pour imprimer le plan, les supports et les badges nominatifs.
• Recueillez les besoins alimentaires dès l’inscription et mettez régulièrement à jour la liste des participants. Une dernière vérification 7 jours avant l’événement permet de transmettre un nombre fiable au service de restauration.
• Repérez chaque point d’alimentation électrique avant de réserver la technique. Pour un vidéoprojecteur, des haut-parleurs, un microphone et plusieurs tablettes, prévoyez aussi des rallonges, multiprises et passe-câbles adaptés.
• Envoyez les informations pratiques aux participants au plus tard 3 jours avant l’ouverture : horaires, accès, emplacement du stand, programme et consignes techniques. Gardez une version imprimée du plan à l’accueil pour les visiteurs sans accès immédiat à leur téléphone.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un Salon de la participation ?

Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu et la technique, confirmer les exposants et animateurs, traiter les inscriptions et produire les supports imprimés.

Quand envoyer les invitations pour un Salon de la participation ?

Envoyez une première invitation 6 à 8 semaines avant l’événement, puis un rappel environ 2 semaines avant. Demandez dès le départ les besoins alimentaires et les informations nécessaires aux badges nominatifs.

Combien de temps avant faut-il finaliser le programme ?

Finalisez le programme au moins 10 jours avant l’ouverture. Vous pourrez alors confirmer les horaires, imprimer le plan, informer les participants et vérifier que chaque atelier dispose de l’équipement prévu.

Que vérifier la veille d’un Salon de la participation ?

La veille, contrôlez l’agencement des stands, les tables, chaises et comptoirs, les branchements, les câbles de recharge, la signalétique et les badges. Vérifiez aussi que les machines à café, bouilloires, thermos, verres et tasses sont bien disponibles à l’accueil.

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