Que faut-il prévoir pour organiser un relais ?

Pour un relais, les achats ne se limitent pas aux témoins et aux dossards. Il faut aussi de quoi baliser l’itinéraire, accueillir les participants, servir les boissons et gérer les imprévus sur le parcours. Prévoyez le matériel en fonction du nombre d’équipes, des points de ravitaillement et de la durée de l’épreuve. Cette liste vous aide à regrouper les équipements sportifs, la sécurité, le mobilier, la cuisine et le catering avant le jour du relais.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Ensembles de tables de bièreqté 6

Matériel de sport

Témoins de relaisqté 12
Cônesqté 40
Numéros de départqté 80
Épingles de sûretéqté 160
Flèches de directionqté 40
Ruban de balisageqté 6
Craie de trottoirqté 6
Chronomètresqté 4

Équipement

Mégaphonesqté 2
Tablettesqté 2
Batteries externesqté 4
Rallongesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Compresses froidesqté 12

Catering

Glacièresqté 4
Distributeurs d'eauqté 3

Cuisine

Machines à caféqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Saladiers de serviceqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Louchesqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Bannière départ-arrivée

Nettoyage

Poubellesqté 6

Courses

Courses
- Eau minérale plate - 100 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 24 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 8 packs
- Café - 2 paquets
- Thé - 3 boîtes
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Baguettes - 20 pièces
- Petits pains complets - 80 pièces
- Petits pains blancs - 40 pièces
- Beurre doux - 4 plaquettes
- Fromage jeune - 5 kilo
- Jambon arrière - 3 kilos
- Houmous - 2 kilos
- Tranches de blanc de poulet - 2 kilo
- Laitue - 8 pièces
- Tomates - 5 kilos
- Concombres - 12 pièces
- Poivrons - 3 kilos
- Pommes - 80 pièces
- Bananes - 80 pièces
- Raisins - 6 kilo
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Snacks salés - 6 sacs
- Barres de céréales - 100 pièces
- Biscuits - 8 paquets
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Serviettes - 300 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets
- Sacs-poubelle - 4 rouleaux

Conseils

Prévoyez un dossard et au moins quatre épingles de sûreté par participant, avec 5 à 10 % d’exemplaires supplémentaires pour les erreurs d’inscription ou les pertes.
Pour le balisage, placez une flèche à chaque changement de direction et ajoutez du ruban de balisage aux endroits où le parcours peut prêter à confusion. Contrôlez l’itinéraire une deuxième fois le matin même.
Comptez deux à trois gobelets réutilisables par participant si le lavage n’est pas possible pendant l’épreuve. Installez les distributeurs d’eau avant l’ouverture des inscriptions et gardez les glacières près du point de ravitaillement.
Prévoyez au moins une trousse de premiers secours par zone active, avec des compresses froides accessibles immédiatement. Ajoutez une batterie externe par tablette ou appareil utilisé pour les inscriptions et le chronométrage.
Réservez le mobilier au moins 7 jours avant le relais : tables d’inscription, chaises, tables de bière et tentes de réception. Gardez une rallonge et une lampe LED de secours pour chaque zone qui dépend de l’électricité.

Questions fréquentes

Combien de dossards faut-il prévoir pour un relais ?: Préparez un dossard par participant, puis ajoutez 5 à 10 % de réserve. Pour 100 participants, prévoyez donc 105 à 110 dossards et au moins 4 épingles de sûreté par dossard.
Combien de gobelets faut-il pour un relais de 50 personnes ?: Prévoyez 100 à 150 gobelets réutilisables pour 50 personnes si aucun lavage n’est organisé pendant l’épreuve. Ajoutez-en davantage si plusieurs points de boissons sont installés.
Quand acheter ou réserver le matériel d’un relais ?: Réservez les tentes, tables, chaises et tables de bière au moins 7 jours à l’avance. Achetez les consommables et vérifiez les équipements 2 à 3 jours avant, puis contrôlez les batteries, rallonges et chronomètres le matin du relais.
Quel matériel de sécurité faut-il prévoir pour un relais ?: Prévoyez au moins une trousse de premiers secours par zone active et plusieurs compresses froides par point de soins. Gardez le matériel accessible pendant toute la durée de l’épreuve, avec un bénévole qui sait où il se trouve.

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