Que faut-il prévoir pour un jour d’action ?

Un jour d’action demande surtout du matériel facile à oublier : gobelets, rallonges, monnaie, panneaux et de quoi servir les boissons et les en-cas. Prévoyez les quantités selon le nombre de participants et de bénévoles, puis séparez ce qui doit être acheté de ce qui doit être récupéré. Cette liste couvre l’accueil, le buffet, le point boissons, la sonorisation et la table de dons. Elle vous aide aussi à repérer les éléments à vérifier avant l’ouverture du lieu.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 80
Tables de buffetqté 3
Tables hautesqté 6
Nappesqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Tasses à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12
Carafes d’eauqté 8

Catering

Glacièresqté 6
Distributeurs de boissonsqté 3
Boîtes de donsqté 4
Caissesqté 2
Étiquettes nominativesqté 100
Braceletsqté 150
Papier d’impressionqté 250
Courses
- Café - 4 paquets
- Thé - 4 boîtes
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Spa Blauw - 12 bouteilles
- Spa Rood - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Glaçons - 10 sacs
- Baguettes - 15 pièces
- Petits pains blancs - 80 pièces
- Petits pains complets - 60 pièces
- Beurre doux - 2 kilo
- Jeune fromage - 4 kilos
- Jambon arrière - 3 kilos
- Garniture de filet de poulet - 3 kilo
- Houmous - 2 kilos
- Salade aux œufs - 2 kilos
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture - 3 pots
- Concombres - 12 pièces
- Tomates - 4 kilo
- Laitue - 8 pièces
- Poivrons - 3 kilos
- Carottes - 3 kilos
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 8 kilos
- Bananes - 6 kilos
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Mélange de snacks salés - 6 sachets
- Biscuits - 10 paquets
- Brownies - 8 boîtes
- Mayonnaise - 3 bouteilles
- Ketchup - 3 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Serviettes - 500 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 6 paquets

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pincesqté 6
Verres doseursqté 3

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandes de fanionsqté 6
Crochets adhésifsqté 30
Panneaux indicateursqté 10
Panneaux d'informationqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Épongesqté 6
Gants en caoutchoucqté 8

Conseils

Prévoyez environ 2 à 3 gobelets réutilisables par participant si le public reste plusieurs heures, puis ajoutez 10 % de réserve pour les pertes et les renversements.
Pour le point boissons, comptez une carafe ou un distributeur pour chaque boisson proposée et au moins une glacière supplémentaire si les boissons doivent rester fraîches pendant toute l’action.
Prenez au minimum deux rallonges et deux multiprises pour la sonorisation, l’éclairage et les machines à café. Testez-les sur place avant l’arrivée du public, car les prises sont rarement situées au bon endroit.
Préparez la table de dons avec une caisse, de la monnaie et les formulaires imprimés au plus tard la veille. Une petite réserve de pièces et de billets facilite les premiers paiements.
Ne commandez pas seulement les tables du buffet : prévoyez aussi les plateaux, pinces et cuillères de service. Ils sont souvent oubliés jusqu’au moment où les en-cas arrivent sur la table.

Questions fréquentes

Combien de gobelets faut-il prévoir pour un jour d’action ?: Prévoyez 2 à 3 gobelets réutilisables par personne pour une action de quelques heures, plus 10 % de réserve. Ajoutez quelques gobelets supplémentaires pour les bénévoles qui restent toute la journée.
Que faut-il acheter pour le point boissons ?: Prévoyez des gobelets, des carafes ou distributeurs, des glacières et, selon les boissons servies, des tasses à café, des machines à café ou des bouilloires. Installez et testez le point boissons au moins 30 minutes avant l’ouverture.
Quand préparer le matériel d’un jour d’action ?: Faites les courses et vérifiez les réservations au plus tard 2 jours avant. Récupérez le matériel la veille et refroidissez les boissons quelques heures avant le début de l’action.
Combien de rallonges faut-il pour la sonorisation et l’éclairage ?: Prévoyez au moins 2 rallonges et 2 multiprises, puis ajoutez-en une de secours si les tables, les haut-parleurs et les lampes LED sont éloignés des prises. Faites un test complet avant l’arrivée des participants.

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