Boodschappenlijst voor een actiedag
Voor een actiedag heb je meer nodig dan alleen hapjes en drankjes. Bezoekers moeten kunnen zitten, de route en informatie kunnen vinden en eenvoudig kunnen doneren. Denk ook aan materiaal dat je pas op locatie mist: verlengkabels, wisselgeld, koeling en verlichting. Gebruik deze boodschappenlijst naast het draaiplan en stem aantallen af op het aantal aanmeldingen, vrijwilligers en de indeling van de locatie.
De volledige checklist van dit plan wordt bijgewerkt. De tips en antwoorden hieronder gelden nog steeds.
Tips
- Reken per bezoeker op minimaal één beker, bord en bestekset en leg 10% extra klaar voor vervanging tijdens de actiedag. Verzamel dieetwensen vooraf, zodat je niet op het laatste moment geschikte hapjes hoeft te zoeken.
- Plan voor drinken twee tot drie consumpties per persoon in het eerste uur en ongeveer één per extra uur. Koel de dranken vooraf en verdeel ze over koelboxen of drankdispensers voordat de locatie opengaat.
- Voorzie elke werkplek van een praktische basis: een snijplank, koksmes, serveertang en maatbeker bij de voorbereiding, plus serveerschalen en serveerlepels bij het buffet. Zo hoeven vrijwilligers tijdens de actiedag niet steeds heen en weer te lopen.
- Neem per elektrisch apparaat een passende aansluiting mee en leg minstens twee verlengkabels en stekkerdozen klaar. Test speakers, microfoon en verlichting vóór opening; powerbanks zijn nuttig als telefoons of betaalapparatuur leeg raken.
- Zet donatieformulieren, programma’s en route-informatie uiterlijk één dag vooraf op papier. Leg bij de donatietafel ook een kassa, wisselgeld en een duidelijke informatievoorziening klaar, zodat bezoekers direct weten hoe ze kunnen bijdragen.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel servies heb ik nodig voor een actiedag?
- Neem per aangemelde bezoeker één beker, bord en bestekset en voeg ongeveer 10% reserve toe. Verwacht je 80 bezoekers, leg dan circa 88 sets klaar; voor koffie zijn extra kopjes nodig als die meerdere rondes worden gebruikt.
- Hoeveel drinken moet ik kopen voor een actiedag?
- Reken op twee tot drie drankjes per persoon voor het eerste uur en daarna ongeveer één drankje per persoon per uur. Voor 60 bezoekers gedurende drie uur kom je uit op ongeveer 240 tot 300 consumpties, afhankelijk van het weer en het programma.
- Wanneer moet ik materialen voor een actiedag regelen?
- Bevestig de locatie, partytenten, tafels, stoelen en geluidsapparatuur uiterlijk één week vooraf. Haal gehuurde materialen bij voorkeur één dag eerder op, zodat je op de actiedag alleen nog hoeft op te bouwen en te testen.
- Hoeveel verlengkabels en stekkerdozen heb ik nodig?
- Plan minimaal één verlengkabel per afzonderlijke hoek met apparatuur en houd twee extra kabels achter de hand. Voor een actiedag met geluidsinstallatie, verlichting en een donatietafel zijn meestal vier verlengkabels en twee stekkerdozen een praktisch uitgangspunt; controleer dit aan de hand van de locatie.