Que faut-il prévoir pour un hackathon ?

Un hackathon demande surtout du matériel fiable pour travailler en équipe, présenter les projets et rester connecté pendant toute la durée de l’événement. Prévoyez des tables de travail, des chaises et une installation réseau dimensionnée pour tous les participants. Le matériel de présentation, les multiprises et les adaptateurs sont souvent oubliés jusqu’au dernier moment. Cette liste vous aide aussi à anticiper les boissons, les repas et l’accueil sur place.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de travailqté 12
Chaisesqté 70
Table du jury
Table d'inscription
Tabouretsqté 8
Nappesqté 6

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateurs portables pour l’organisationqté 4
Microphone
Haut-parleursqté 2
Routeurs Wi-Fiqté 2
Switches réseauqté 2
Câbles réseauqté 12
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 4
Multiprisesqté 12
Rallongesqté 12
Chargeurs USBqté 8
Batteries externesqté 6
Cliqueur de présentation
Chronomètreqté 2
Imprimante d'étiquettes
Appareil photo

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verresqté 80
Assiettesqté 80
Couteauxqté 80
Fourchettesqté 80
Cuillèresqté 80
Cuillères de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Plateaux de serviceqté 10
Plats de service avec couvercleqté 6
Carafesqté 4
Bacs de rangementqté 12

Décoration

Badges nominatifsqté 70
Porte-badgesqté 70
Cartes de numéros de tableqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux du juryqté 4
Trophéesqté 3
Vases à prixqté 3
Guirlandes de fanionsqté 4
Tableaux blancsqté 8
Marqueurs pour tableau blancqté 24
Post-itqté 20
Marqueursqté 30
Stylosqté 80
Blocs-notesqté 70
Blocs pour chevaletqté 4
Fiches de juryqté 80
Brochures du programmeqté 70
Braceletsqté 70

Nettoyage

Poubellesqté 8
Bacs de tri des déchetsqté 4
Balaiqté 2
Aspirateur
Sets de serpillièreqté 2
Seaux de nettoyageqté 2
Chiffons microfibresqté 12

Éclairage

Lampes de tableqté 12
Guirlandes lumineusesqté 3
Lampes de pocheqté 4

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Assortiment de thé - 3 boîtes
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citron - 8 pièces
- Eau pétillante - 12 bouteilles
- Eau plate - 24 bouteilles
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Bière de gingembre - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Glaçons - 10 sacs
- Sandwichs - 90 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Mini-croissants - 80 pièces
- Beurre - 4 barquettes
- Fromage à la crème - 6 pots
- Houmous - 8 barquettes
- Jeune fromage - 4 kilos
- Fromage affiné - 3 kilos
- Garniture de blanc de poulet - 3 kilo
- Jambon cru - 2 kilo
- Tranches végétariennes - 2 kilos
- Œufs - 60 pièces
- Concombre - 12 pièces
- Tomates - 4 kilo
- Poivrons - 3 kilos
- Roquette - 8 sacs
- Laitues - 6 pièces
- Avocat - 20 pièces
- Oignon rouge - 2 kilos
- Olives - 4 bocaux
- Cornichons - 3 bocaux
- Mayonnaise - 3 bouteilles
- Ketchup - 3 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Beurre de cacahuète - 3 pots
- Confiture - 4 pots
- Muesli - 3 paquets
- Yaourt - 8 kilos
- Bananes - 8 kilos
- Pommes - 8 kilos
- Raisins - 5 kilos
- Mandarines - 6 kilo
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 8 sachets
- Salsa - 6 pots
- Mélange de noix - 4 kilos
- Galettes de riz - 6 paquets
- Barres de céréales - 80 pièces
- Biscuits - 8 paquets
- Brownies - 80 pièces
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Huile de tournesol - 1 bouteille
- Pâtes - 8 kilos
- Sauce pour pâtes - 12 pots
- Pesto - 6 pots
- Parmesan - 2 kilos
- Bouillon de légumes - 2 boîtes
- Sel - 1 paquet
- Poivre noir - 1 pot
- Herbes italiennes - 1 pot
- Ail - 6 têtes
- Paracétamol - 1 boîte
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Gel hydroalcoolique - 6 bouteilles
- Sacs poubelle - 80 pièces
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 paquet
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Serviettes en papier - 500 pièces
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Sachets à sandwich - 2 boîtes
- Étiquettes régime - 100 pièces

Conseils

Prévoyez une multiprise pour deux participants et ajoutez quelques rallonges : les prises murales sont rarement placées près des tables. Vérifiez aussi que chaque équipe dispose des adaptateurs HDMI nécessaires.
Testez le Wi-Fi, les routeurs, les switches et les câbles réseau au moins 24 heures avant le début. Gardez un routeur et plusieurs câbles supplémentaires en réserve pour remplacer rapidement un élément défaillant.
Comptez un ordinateur portable pour chaque personne de l’organisation qui doit gérer les inscriptions, le chronométrage ou les présentations. Chargez les batteries externes et les chargeurs USB la veille.
Pour l’accueil, préparez les badges nominatifs et installez la table d’inscription avant l’arrivée des participants. Une imprimante d’étiquettes de secours évite de bloquer l’accueil en cas d’erreur de nom ou d’inscription tardive.
Prévoyez la vaisselle selon le nombre de participants, avec une marge d’environ 10 %. Les tasses à café, verres, assiettes et couverts sont faciles à oublier lorsque le catering est organisé séparément.

Questions fréquentes

Quel matériel faut-il pour organiser un hackathon ?: Il faut prévoir des tables et des chaises, un réseau Wi-Fi, des routeurs, des switches, des câbles réseau, des multiprises et des rallonges. Ajoutez un projecteur, un écran, un microphone et des haut-parleurs pour les présentations finales.
Combien de multiprises prévoir pour un hackathon ?: Comptez au minimum une multiprise pour deux participants, puis ajoutez 10 à 20 % de marge. Prévoyez également plusieurs rallonges afin de relier les tables éloignées des prises murales.
Quand tester le matériel d’un hackathon ?: Faites un test complet au moins 24 heures avant l’ouverture, puis un contrôle rapide le matin même. Vérifiez notamment le réseau, les câbles HDMI, les adaptateurs, le son et le projecteur.
Combien de vaisselle prévoir pour un hackathon ?: Prévoyez une pièce par personne et par service, avec environ 10 % de réserve. Pour une journée complète, comptez aussi plusieurs tasses par personne si le café reste disponible en continu.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.