Festival étudiant : la liste des achats à prévoir

Pour un festival étudiant, les achats ne se limitent pas aux boissons et aux décorations. Il faut aussi prévoir le matériel de scène, l’éclairage, les rallonges, les tables et les équipements pour garder les aliments au chaud ou au frais. Cette liste vous aide à préparer les courses sans oublier les éléments qui manquent souvent le jour J : gobelets réutilisables, multiprises, attaches-câbles, lampes à piles et moyens de communication pour les bénévoles.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 120
Tabourets de barqté 12
Tables de buffetqté 4
Tables hautesqté 10
Nappeqté 16
Poteaux de balisageqté 12

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Ordinateur portable de musique
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 3
Talkies-walkies Bluetoothqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Projecteurs LEDqté 4
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Ballonsqté 150
Guirlandes de fanionsqté 12
Bannières du festivalqté 6
Ruban adhésifqté 8
Attaches-câblesqté 100
Décoration de tableqté 16

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 350
Verres à vin réutilisablesqté 80
Assiettes réutilisablesqté 300
Couverts réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 100
Louchesqté 8
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 2
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4

Catering

Distributeurs d'eauqté 3
Distributeurs de boissonsqté 4
Pains de glaceqté 24
Tiroir-caisse
Cartes de menuqté 8
Cartes des allergènesqté 20
Braceletsqté 300
Flyers du programmeqté 300
Étiquettes nominativesqté 300
Stylosqté 20
Bordereau de caisseqté 4
Courses
- Cola - 24 bouteilles
- Cola Zero - 24 bouteilles
- Sinas - 18 bouteilles
- Sprite - 18 bouteilles
- Ice tea - 18 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 24 bouteilles
- Eau minérale plate - 36 bouteilles
- Jus de pomme - 12 briques
- Jus d’orange - 12 briques
- Bière sans alcool - 48 canettes
- Bière - 120 canettes
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Rosé - 12 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Café - 8 paquets
- Thé noir - 4 boîtes
- Tisanes - 3 boîtes
- Poudre de chai latte - 2 packs
- Lait - 20 litres
- Lait d’avoine - 8 litres
- Sucre - 3 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Glaçons - 30 kilos
- Chips au paprika - 12 sachets
- Chips nature - 12 sachets
- Tortilla chips - 10 sachets
- Cacahuètes salées - 6 sachets
- Mélange apéritif - 6 sachets
- Pretzels - 6 sacs
- Popcorn - 8 sachets
- Mini bâtonnets de fromage - 6 paquets
- Olives - 6 bocaux
- Houmous - 10 barquettes
- Concombre - 12 pièces
- Carottes - 8 kilos
- Tomates cerises - 6 kilos
- Raisins - 8 kilos
- Pommes - 100 pièces
- Bananes - 80 pièces
- Citron - 20 pièces
- Mini-sandwichs - 300 pièces
- Petits pains blancs - 150 pièces
- Petits pains complets - 100 pièces
- Wraps - 100 pièces
- Fromage jeune - 6 kilo
- Fromage Gouda - 5 kilo
- Jambon - 4 kilos
- Garniture de filet de poulet - 4 kilos
- Tartinades végétariennes - 20 pots
- Fromage vegan - 2 kilos
- Fromage frais aux herbes - 3 kilos
- Laitue - 15 têtes
- Tomates - 8 kilos
- Poivrons - 6 kilos
- Oignon rouge - 3 kilos
- Mayonnaise - 4 bouteilles
- Ketchup - 4 bouteilles
- Moutarde - 3 bouteilles
- Pesto - 8 pots
- Sauce à l’ail - 4 bouteilles
- Sauce pour wrap - 4 bouteilles
- Sel - 2 paquets
- Poivre - 2 pots
- Paprika en poudre - 2 pots
- Herbes italiennes - 2 pots
- Huile d’olive - 2 litres
- Mini pizzas - 250 pièces
- Mini-pizzas végétariennes - 100 pièces
- Mini-nems - 250 pièces
- Samosas végétariens - 150 pièces
- Bitterballen - 250 pièces
- Bitterballen végétariennes - 150 pièces
- Sauce pour frites - 4 bouteilles
- Sauce barbecue - 3 bouteilles
- Filtres à café - 200 pièces
- Serviettes - 1000 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Sacs compostables - 40 pièces
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Spray désinfectant - 4 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons de nettoyage - 24 pièces
- Gants en caoutchouc - 12 paires
- Gobelets en papier pour dégustation - 300 pièces
- Étiquettes alimentaires - 100 pièces
Bons d’achatqté 500
Caisse
Terminal de paiementqté 2
Caisse
Panneaux d’affichageqté 4
Panneaux d'informationqté 6
Pictogrammesqté 20
Goulottes de câblesqté 10
Trousse de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Parapluiesqté 4
Portants de logeqté 2
Cintresqté 30
Boîtes de rangementqté 8
Couvertures de déménagementqté 6
Diablesqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 12
Autocollants pour tri des déchetsqté 12
Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Pinces à déchetsqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettesqté 4

Conseils

Prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis 1 à 2 par heure supplémentaire. Achetez aussi de l’eau en quantité suffisante, surtout si le festival se déroule sous une tente ou en extérieur.
Comptez au moins un gobelet réutilisable par participant, avec une marge de 10 à 15 % pour les pertes, les échanges et les bénévoles. Organisez le refroidissement des boissons la veille si les glacières ne suffisent pas.
Pour la scène, vérifiez que la table de mixage, les microphones sans fil, les pieds de micro et l’ordinateur portable sont compatibles. Ajoutez plusieurs rallonges et multiprises : prévoyez idéalement une multiprise de secours par zone technique.
N’attendez pas le jour du festival pour acheter l’éclairage. Prévoyez des guirlandes LED et des projecteurs pour les zones principales, ainsi que des lampes à piles pour les passages, les tables et les endroits où aucune prise n’est disponible.
Achetez le ruban adhésif et les attaches-câbles au moins 2 jours avant l’installation. Ils servent à fixer les bannières, sécuriser les câbles et maintenir les guirlandes sans improvisation.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour un festival étudiant ?: Prévoyez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis 1 à 2 boissons par heure supplémentaire. Ajoutez une marge de 10 % pour les bénévoles, les intervenants et les pertes.
Combien de gobelets réutilisables acheter pour un festival étudiant ?: Prévoyez un gobelet par participant et ajoutez 10 à 15 % de réserve. Pour 200 personnes, cela représente environ 220 à 230 gobelets.
Quand acheter et refroidir les boissons ?: Achetez les boissons 1 à 3 jours avant le festival, puis commencez à les refroidir la veille. Contrôlez les glacières le matin même et prévoyez une rotation pour garder les boissons froides pendant plusieurs heures.
Quel matériel acheter pour la musique et la scène ?: Prévoyez une table de mixage, des microphones sans fil, des pieds de micro, un ordinateur portable de musique, des rallonges et des multiprises. Testez tout le matériel au moins 24 heures avant l’ouverture.

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