La liste de courses pour votre festival documentaire

Un festival documentaire demande plus que des films et un projecteur. Il faut prévoir le matériel de projection, le son, l’accueil du public, la signalétique et les consommables pour les échanges autour des séances. Cette liste vous aide à vérifier les achats et les locations avant le jour J. Elle attire aussi l’attention sur les petits éléments souvent oubliés, comme les piles, les câbles de secours, les badges et les supports du programme.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 170
Tables bistrotqté 12
Tables d’inscriptionqté 2
Nappesqté 14
Tables hautesqté 10
Tabouretsqté 20

Équipement

Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Lecteurs multimédiasqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Ensembles d’enceintesqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 4
Câbles HDMIqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Clés USBqté 4
Piles de rechangeqté 24

Éclairage

Lampes de travail LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 8
Lampes de pocheqté 4

Décoration

Affiches du festivalqté 20
Panneaux directionnelsqté 12
Pupitres de programmeqté 6
Décoration de tableqté 12
Supports de badges nominatifsqté 30

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 180
Assiettesqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 6
Poubellesqté 8

Catering

Brochures du programmeqté 180
Badges nominatifsqté 30
Braceletsqté 180
Stylos à billeqté 20
Cartes de feedbackqté 180
Urnes de voteqté 2
Courses
- Café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé vert - 1 boîte
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 2 kilo
- Eau minérale plate - 120 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 60 bouteilles
- Cola - 24 canettes
- Cola Zero - 24 canettes
- Sinas - 12 canettes
- Bière de gingembre - 12 canettes
- Jus de pomme - 12 litres
- Jus d'orange - 12 litres
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Bière - 72 bouteilles
- Glaçons - 20 kilos
- Baguettes - 20 pièces
- Mini pistolets - 180 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Beurre - 1 kilo
- Houmous - 3 kilos
- Fromage frais - 2 kilos
- Fromage jeune - 3 kilos
- Fromage affiné - 2 kilo
- Blanc de poulet fumé - 2 kilos
- Légumes grillés - 2 kilo
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture - 2 pots
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Vinaigre balsamique - 1 bouteille
- Sel - 1 paquet
- Poivre noir - 1 boîte
- Paprika - 1 boîte
- Poudre d’ail - 1 boîte
- Cumin - 1 boîte
- Tomates cerises - 4 kilos
- Concombres - 12 pièces
- Poivrons - 3 kilos
- Carottes - 3 kilos
- Céleri branche - 2 bottes
- Raisins - 5 kilos
- Pommes - 150 pièces
- Bananes - 100 pièces
- Mandarines - 100 pièces
- Noix mélangées - 3 kilo
- Graines de tournesol - 1 kilo
- Chips au paprika - 12 sachets
- Chips nature - 12 sachets
- Tortilla chips - 10 sachets
- Crackers de riz - 8 paquets
- Olives - 2 kilos
- Cornichons - 2 pots
- Toast - 12 paquets
- Crackers - 12 paquets
- Biscuits - 10 paquets
- Brownies - 180 pièces
- Muffins véganes - 60 pièces
- Crackers sans gluten - 4 paquets
- Biscuits sans gluten - 4 paquets
- Garnitures véganes - 2 kilos
- Serviettes - 600 pièces
- Gobelets en papier - 250 pièces
- Bâtonnets mélangeurs en bois - 250 pièces
- Filtres à café - 2 boîtes
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Spray désinfectant - 2 bouteilles
- Éponges - 12 pièces

Nettoyage

Balaisqté 3
Pinces à déchetsqté 3
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Rouleaux de papier toiletteqté 24
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Essuie-toutqté 12

Conseils

Prévoyez un câble HDMI de rechange, au moins une multiprise supplémentaire et plusieurs rallonges adaptées à la configuration de chaque salle. Un test complet des fichiers vidéo et du son 24 à 48 heures avant l’ouverture permet de corriger les incompatibilités.
Comptez les chaises par séance, puis ajoutez une marge de 10 % pour les accompagnateurs, les intervenants et les changements de salle. Les tables d’inscription et les supports de badges doivent être installés avant l’arrivée du premier visiteur.
Pour les boissons et le café, calculez environ 2 à 3 consommations par personne pendant la première heure, puis ajustez selon la durée du festival. Prévoyez la vaisselle en fonction du nombre maximal de personnes présentes en même temps, pas seulement du nombre total d’inscrits.
Préparez les panneaux directionnels et les affiches avant l’installation du matériel technique. Une lampe de travail LED et quelques lampes de poche sont utiles lorsque les salles sont déjà plongées dans le noir.
Gardez les fichiers vidéo sur les lecteurs multimédias et sur une clé USB de secours, avec le déroulé et la liste de contacts imprimés. Faites cette vérification au plus tard la veille pour éviter de chercher un fichier ou un numéro pendant l’accueil du public.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour organiser un festival documentaire ?: Prévoyez le matériel de projection et de son, les câbles, les multiprises, les piles, l’éclairage, la signalétique, les badges et la vaisselle. Ajoutez les boissons et les fournitures d’accueil selon le nombre maximal de participants par séance.
Combien de verres et de tasses faut-il prévoir pour un festival ?: Basez le calcul sur le pic de fréquentation simultanée et prévoyez au moins 10 % de vaisselle en plus. Pour les boissons, comptez environ 2 à 3 consommations par personne pendant la première heure, puis adaptez selon le programme.
Quel matériel de secours faut-il prévoir pour les projections ?: Gardez au minimum un câble HDMI supplémentaire, une clé USB contenant les fichiers vidéo, des piles de rechange et une multiprise de secours. Testez chaque lecteur, projecteur et système audio 24 à 48 heures avant le festival.
Quand préparer la signalétique et le matériel d’accueil ?: Imprimez les affiches, panneaux directionnels, programmes et badges au plus tard la veille. Installez les tables d’inscription, les supports de badges et les informations d’orientation avant l’ouverture des portes.

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