Einkaufsliste für ein Dokumentarfilmfestival

Für ein Dokumentarfilmfestival brauchst du mehr als Filme und Sitzplätze. Neben Projektoren, Leinwänden und Ton müssen auch Medienplayer, Kabel und Ersatzbatterien rechtzeitig bereitliegen. Für den Empfang kommen Registrierungstische, Namensschildhalter, Gläser und Kaffeetassen dazu. Diese Einkaufsliste hilft dir, Technik, Ausstattung, Beleuchtung und Geschirr passend zur Besucherzahl zusammenzustellen.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 170
BistrotischeAnz. 12
RegistrierungstischeAnz. 2
TischdeckenAnz. 14
StehtischeAnz. 10
HockerAnz. 20

Ausstattung

ProjektorenAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
MedienplayerAnz. 2
LaptopsAnz. 2
Lautsprecher-SetsAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
HDMI-KabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
USB-SticksAnz. 4
ErsatzbatterienAnz. 24

Beleuchtung

LED-ArbeitslampenAnz. 6
StimmungsbeleuchtungAnz. 8
TaschenlampenAnz. 4

Dekoration

FestivalplakateAnz. 20
WegweiserAnz. 12
ProgrammständerAnz. 6
TischdekorationAnz. 12
NamensschildhalterAnz. 30

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
GläserAnz. 180
TellerAnz. 180
GabelnAnz. 180
MesserAnz. 180
LöffelAnz. 100
ServierplattenAnz. 12
KaraffenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 8

Catering

ProgrammhefteAnz. 180
NamensschilderAnz. 30
ArmbänderAnz. 180
KugelschreiberAnz. 20
FeedbackkartenAnz. 180
WahlurnenAnz. 2
Einkäufe
- Kaffee - 3 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Grüner Tee - 1 Schachtel
- Kräutertee - 1 Packung
- Zucker - 2 Kilo
- Süßstoff - 2 Packungen
- Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Zitronen - 2 Kilo
- Stilles Mineralwasser - 120 Flaschen
- Sprudelwasser - 60 Flaschen
- Cola - 24 Dosen
- Cola Zero - 24 Dosen
- Sinas - 12 Dosen
- Ingwerbier - 12 Dosen
- Apfelsaft - 12 Liter
- Orangensaft - 12 Liter
- Alkoholfreies Bier - 48 Flaschen
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rotwein - 8 Flaschen
- Bier - 72 Fläschchen
- Eiswürfel - 20 Kilo
- Baguettes - 20 Stück
- Mini-Brötchen - 180 Stück
- Vollkornbrot - 8 Brote
- Süßrahmbutter - 1 Kilo
- Hummus - 3 Kilo
- Frischkäse - 2 Kilo
- Junger Käse - 3 Kilo
- Mittelalter Käse - 2 Kilo
- Geräucherte Hähnchenbrust - 2 kilo
- Gegrilltes Gemüse - 2 Kilo
- Erdnussbutter - 2 Gläser
- Marmelade - 2 Gläser
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Senf - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Olivenöl - 1 Flasche
- Balsamicoessig - 1 Flasche
- Salz - 1 Packung
- Schwarzer Pfeffer - 1 Dose
- Paprikapulver - 1 Dose
- Knoblauchpulver - 1 Dose
- Kreuzkümmel - 1 Dose
- Cherrytomaten - 4 Kilo
- Gurken - 12 Stück
- Paprika - 3 Kilo
- Möhren - 3 Kilo
- Staudensellerie - 2 Bund
- Trauben - 5 kilo
- Äpfel - 150 Stück
- Bananen - 100 Stück
- Mandarinen - 100 Stück
- Gemischte Nüsse - 3 kilo
- Sonnenblumenkerne - 1 Kilo
- Paprikachips - 12 Tüten
- Naturchips - 12 Tüten
- Tortillachips - 10 Tüten
- Reiswaffeln - 8 Packungen
- Oliven - 2 Kilo
- Gewürzgurken - 2 Gläser
- Toast - 12 Packungen
- Cracker - 12 Packungen
- Kekse - 10 Packungen
- Brownies - 180 Stück
- Vegane Muffins - 60 Stück
- Glutenfreie Cracker - 4 Packungen
- Glutenfreie Kekse - 4 Packungen
- Veganer Belag - 2 Kilo
- Servietten - 600 Stück
- Pappbecher - 250 Stück
- Holzrührstäbchen - 250 Stück
- Kaffeefilter - 2 Packungen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Müllsäcke - 40 Stück
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Glasreiniger - 1 Flasche
- Desinfektionsspray - 2 Flaschen
- Schwämmchen - 12 Stück

Reinigung

BesenAnz. 3
MüllgreiferAnz. 3
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8
ToilettenpapierrollenAnz. 24
HandseifenspenderAnz. 6
PapierhandtücherAnz. 12

Tipps

Plane pro Vorführraum mindestens einen Projektor, eine Projektionsleinwand und einen Medienplayer ein. Lege zusätzlich einen Laptop, einen USB-Stick und mindestens ein passendes HDMI-Kabel als Reserve bereit.
Rechne bei der Technik mit mindestens zwei Verlängerungskabeln pro Vorführraum und teste jede Filmdatei spätestens am Vortag auf dem vorgesehenen Mediaplayer. So fallen inkompatible Formate nicht erst vor der ersten Vorstellung auf.
Stelle für den Einlass mindestens einen Registrierungstisch und Namensschildhalter bereit. Bei mehr als 100 Gästen sind zwei Tische sinnvoll, damit Ticketkontrolle und Ausgabe der Namensschilder getrennt laufen.
Kalkuliere Gläser, Teller und Gabeln nicht nur für das Catering, sondern auch für Nachzügler und Helfer. Eine Reserve von etwa 10 Prozent verhindert, dass während der Pausen Geschirr fehlt.
Besorge Ersatzbatterien, Taschenlampen und LED-Arbeitslampen spätestens zwei Tage vor dem Festival. Diese Dinge werden oft vergessen, sind aber beim Aufbau, bei einem Stromproblem und beim Abbau sofort nötig.

Häufige Fragen

Wie viele Projektoren brauche ich für ein Dokumentarfilmfestival?: Du brauchst mindestens einen Projektor pro gleichzeitig genutztem Vorführraum. Bei einem Raum reicht daher ein Gerät; für eine parallele zweite Vorführung brauchst du zwei Projektoren und jeweils eine passende Leinwand.
Wie viele Stühle sollte ich für das Filmfestival einplanen?: Plane zunächst einen Stuhl pro angemeldeter Person ein und ergänze etwa 10 Prozent Reserve. Bei 80 erwarteten Gästen sind das beispielsweise 88 Stühle, sofern der Raum diese Menge zulässt.
Wann sollte ich die Filmdateien und Technik prüfen?: Fordere die Filmdateien so früh an, dass du sie mindestens 48 Stunden vor dem Festival testen kannst. Lade jede Datei anschließend auf den vorgesehenen Medienplayer und prüfe Bild, Ton, Untertitel und HDMI-Verbindung.
Wie viel Geschirr brauche ich für ein Dokumentarfilmfestival?: Rechne bei einer Ausgabe pro Gast mit je einem Teller, einer Gabel und einem Glas und bestelle rund 10 Prozent zusätzlich. Für 100 Gäste brauchst du also etwa 110 Teller, 110 Gabeln und 110 Gläser; Kaffeetassen kommen je nach Pausenangebot dazu.

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