Wat heb je nodig voor een documentairefestival?

Voor een documentairefestival heb je meer nodig dan films en een zaal. Je regelt apparatuur voor vertoning en gesprekken, bekers en borden voor catering, en duidelijke bewegwijzering voor bezoekers. Vooral HDMI-kabels, verlengsnoeren, reservebatterijen en USB-sticks worden vaak vergeten of pas op de dag zelf gezocht. Gebruik deze boodschappenlijst naast het programma en de zaalindeling, zodat je per zaal weet wat je moet meenemen of inkopen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 170
Bistrotafelsaantal 12
Registratietafelsaantal 2
Tafelkledenaantal 14
Statafelsaantal 10
Krukkenaantal 20

Apparatuur

Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Mediaspelersaantal 2
Laptopsaantal 2
Speakersetsaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
HDMI-kabelsaantal 4
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
USB-sticksaantal 4
Reservebatterijenaantal 24

Verlichting

LED-werklampenaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 8
Zaklampenaantal 4

Decoratie

Festivalpostersaantal 20
Richtingsbordenaantal 12
Programmastandaardsaantal 6
Tafeldecoratieaantal 12
Naambadgehoudersaantal 30

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 180
Bordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 100
Serveerplateausaantal 12
Schenkkanenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Afvalbakkenaantal 8

Catering

Programmaboekjesaantal 180
Naamkaartjesaantal 30
Polsbandjesaantal 180
Balpennenaantal 20
Feedbackkaartenaantal 180
Stemboxenaantal 2
Boodschappen
- Koffie - 3 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 2 dozen
- Groene thee - 1 doos
- Kruidenthee - 1 doos
- Suiker - 2 kilo
- Zoetjes - 2 dozen
- Melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Citroenen - 2 kilo
- Plat mineraalwater - 120 flessen
- Bruisend mineraalwater - 60 flessen
- Cola - 24 blikjes
- Cola Zero - 24 blikjes
- Sinas - 12 blikjes
- Gemberbier - 12 blikjes
- Appelsap - 12 liter
- Sinaasappelsap - 12 liter
- Alcoholvrij bier - 48 flesjes
- Witte wijn - 12 flessen
- Rode wijn - 8 flessen
- Bier - 72 flesjes
- IJsblokjes - 20 kilo
- Stokbroden - 20 stuks
- Mini pistolets - 180 stuks
- Volkorenbrood - 8 broden
- Roomboter - 1 kilo
- Hummus - 3 kilo
- Roomkaas - 2 kilo
- Jonge kaas - 3 kilo
- Belegen kaas - 2 kilo
- Gerookte kipfilet - 2 kilo
- Gegrilde groente - 2 kilo
- Pindakaas - 2 potten
- Jam - 2 potten
- Mayonaise - 2 flessen
- Mosterd - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Olijfolie - 1 fles
- Balsamicoazijn - 1 fles
- Zout - 1 pak
- Zwarte peper - 1 bus
- Paprikapoeder - 1 bus
- Knoflookpoeder - 1 bus
- Komijn - 1 bus
- Cherrytomaten - 4 kilo
- Komkommers - 12 stuks
- Paprika's - 3 kilo
- Wortels - 3 kilo
- Bleekselderij - 2 bossen
- Druiven - 5 kilo
- Appels - 150 stuks
- Bananen - 100 stuks
- Mandarijnen - 100 stuks
- Gemengde noten - 3 kilo
- Zonnebloempitten - 1 kilo
- Paprikachips - 12 zakken
- Naturelchips - 12 zakken
- Tortillachips - 10 zakken
- Rijstcrackers - 8 pakken
- Olijven - 2 kilo
- Augurken - 2 potten
- Toastjes - 12 pakken
- Crackers - 12 pakken
- Koekjes - 10 pakken
- Brownies - 180 stuks
- Vegan muffins - 60 stuks
- Glutenvrije crackers - 4 pakken
- Glutenvrije koekjes - 4 pakken
- Vegan beleg - 2 kilo
- Servetten - 600 stuks
- Papieren bekers - 250 stuks
- Houten roerstaafjes - 250 stuks
- Koffiefilters - 2 dozen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Afvalzakken - 40 stuks
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Glasreiniger - 1 fles
- Desinfecterende spray - 2 flessen
- Sponsjes - 12 stuks

Schoonmaak

Bezemsaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 3
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Toiletpapierrollenaantal 24
Handzeepdispensersaantal 6
Papieren handdoekenaantal 12

Tips

Leg per vertoningszaal minimaal één projector, scherm, mediaspeler, laptop en speakerset klaar. Test elke combinatie uiterlijk één dag vooraf met de echte filmbestanden.
Neem per projector minstens één passende HDMI-kabel, twee verlengsnoeren en één stekkerdoos mee. Voeg per zaal een reservekabel toe; kabels zijn snel nodig als de opstelling verandert.
Koop voor de catering meer servies dan het verwachte bezoekersaantal: reken op 1,2 koffiekopje, glas en bord per bezoeker. Voor vorken is 1,5 per bezoeker praktisch bij meerdere eetmomenten.
Voorzie elke draadloze microfoon van een volledige set reservebatterijen en leg de microfoonstatieven vóór de eerste gespreksronde klaar. Zo hoef je tijdens een Q&A niet te improviseren.
Maak een aparte tas met USB-sticks, zaklampen en reservebatterijen. Bewaar daarnaast LED-werklampen voor op- en afbouw; sfeerverlichting hoort niet als werklicht te worden gebruikt.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik kopen voor een documentairefestival?: Reken naast films en catering op projectoren, projectieschermen, mediaspelers, HDMI-kabels, verlengsnoeren en stekkerdozen. Voor gesprekken heb je speakersets, draadloze microfoons, microfoonstatieven en reservebatterijen nodig. Voeg servies, richtingsborden, naambadgehouders en verlichting toe.
Hoeveel bekers en glazen heb ik nodig voor een filmfestival?: Neem per verwachte bezoeker 1,2 koffiekopje en 1,2 glas. Bij 100 bezoekers zijn dat dus 120 koffiekopjes en 120 glazen. Reken voor borden op 1,2 per bezoeker en voor vorken op 1,5 als er meer dan één eetmoment is.
Hoeveel HDMI-kabels en stekkerdozen heb ik nodig per zaal?: Leg per zaal minimaal twee HDMI-kabels, twee verlengsnoeren en één stekkerdoos klaar. Neem daarnaast per zaal één extra HDMI-kabel mee als reserve, vooral wanneer projector, laptop en mediaspeler niet dicht bij elkaar staan.
Wanneer moet ik de apparatuur voor een documentairefestival testen?: Test projectoren, schermen, mediaspelers, laptops en speakersets uiterlijk één dag voor de eerste vertoning. Controleer elke film volledig op beeld en geluid en zet een kopie op minstens twee USB-sticks.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!