Que faut-il prévoir pour un événement d’influenceurs ?

Pour un événement d’influenceurs, la liste d’achats doit couvrir trois besoins : accueillir les invités, faciliter la création de contenu et assurer le bon déroulement du programme. Prévoyez le mobilier par zone, la vaisselle selon le nombre d’inscrits et le matériel audiovisuel avant le jour J. Les badges, adaptateurs, rallonges et batteries externes sont souvent oubliés alors qu’ils deviennent indispensables sur place. Utilisez la liste complète du plan pour vérifier chaque catégorie avant de finaliser vos achats ou locations.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables cocktailqté 8
Longues tablesqté 6
Chaises pliantesqté 80
Canapés de salonqté 6
Fauteuils loungeqté 12
Tabouretsqté 12
Portantsqté 2
Cintresqté 100
Poteaux de balisageqté 8
Nappesqté 14

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 90
Assiettes à dessertqté 90
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 90
Tasses à caféqté 50
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Adaptateurs HDMIqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Batteries externesqté 6
Supports de téléphoneqté 10
Anneaux lumineuxqté 6
Boîtes à lumière souplesqté 4
Sets de piedsqté 8
Cartes mémoireqté 8
Clés USBqté 4

Décoration

Mur photo
Bannières logoqté 4
Arches de ballonsqté 2
Plantes artificiellesqté 12
Décoration de tableqté 14
Badges nominatifsqté 100
Braceletsqté 100
Panneaux indicateursqté 12
Affiches du programmeqté 8

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 20

Cuisine

Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 12
Petits bolsqté 20
Verres doseursqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Supports de sacs poubelleqté 4
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 20

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé vert - 1 boîte
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Crème à café - 2 paquets
- Spa Blauw - 12 bouteilles
- Spa Rood - 8 bouteilles
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Tonic - 4 bouteilles
- Bière de gingembre - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Sirop de limonade - 2 bouteilles
- Glaçons - 20 kilos
- Citrons - 3 kilos
- Citrons verts - 2 kilos
- Menthe - 6 bouquets
- Raisins - 5 kilos
- Pommes - 5 kilos
- Bananes - 4 kilos
- Fraises - 4 kilos
- Concombre - 4 kilos
- Tomates cerises - 4 kilos
- Carottes - 3 kilos
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 8 sachets
- Mélange de snacks salés - 5 sacs
- Popcorn - 4 sacs
- Galettes de riz - 5 paquets
- Mélange apéritif - 4 kilos
- Olives - 3 bocaux
- Houmous - 2 kilos
- Guacamole - 2 kilo
- Salsa - 3 pots
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Pesto - 3 pots
- Balsamique - 2 bouteilles
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Baguettes - 20 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Wraps - 12 paquets
- Fromage frais - 2 kilos
- Fromage jeune - 3 kilos
- Brie - 2 kilos
- Wraps au houmous - 40 pièces
- Tranches de blanc de poulet - 2 kilo
- Saumon fumé - 1,5 kilo
- Falafel - 3 kilos
- Salade composée - 5 kilos
- Salade de pâtes - 8 kilos
- Salade de couscous - 6 kilos
- Salade de quinoa - 5 kilos
- Légumes grillés - 5 kilos
- Brochettes de poulet - 5 kilos
- Brochettes végétariennes - 4 kilos
- Mini-quiches - 100 pièces
- Petits feuilletés vegan - 60 pièces
- Miniwraps - 100 pièces
- Focaccia - 10 pièces
- Brownies - 100 pièces
- Mini cupcakes - 100 pièces
- Biscuits - 8 paquets
- Biscuits vegan - 4 paquets
- Chocolat - 3 kilos
- Crème chantilly - 2 liter
- Sauce à la vanille - 2 litres
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Paprika - 1 pot
- Poudre d’ail - 1 pot
- Herbes italiennes - 1 pot
- Serviettes - 500 pièces
- Gobelets en papier - 200 pièces
- Bâtonnets mélangeurs en bois - 200 pièces
- Pics cocktail - 300 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 6 paquets
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Gel hydroalcoolique - 6 bouteilles
- Sacs poubelle - 100 pièces

Conseils

Prévoyez au moins un badge nominatif par invité confirmé, plus 5 à 10 % de réserve pour les changements de dernière minute. Triez-les avant l’accueil afin d’éviter une file dès l’ouverture.
Pour le catering, comptez la vaisselle sur le nombre d’inscrits confirmés et ajoutez environ 10 % d’assiettes, de verres et de couverts supplémentaires. Les besoins alimentaires doivent être vérifiés avant de passer la commande.
Réservez une zone dédiée au contenu avec un fond photo, une signalisation claire et assez d’espace pour circuler. Installez les tables cocktail, tabourets ou fauteuils avant l’arrivée des invités pour ne pas déplacer le mobilier pendant les prises de vue.
Testez les microphones sans fil, haut-parleurs, vidéoprojecteur, ordinateur portable et adaptateurs HDMI au moins 24 heures avant l’événement. Prévoyez plusieurs rallonges, multiprises et goulottes de câbles pour sécuriser les branchements.
Demandez aux invités d’arriver avec un téléphone chargé, mais gardez des batteries externes disponibles sur place. Préparez aussi les câbles et adaptateurs nécessaires au matériel de présentation au plus tard la veille.

Questions fréquentes

Combien de vaisselle prévoir pour un événement d’influenceurs ?: Prévoyez une pièce par personne et par service, puis ajoutez 10 % de réserve. Pour 50 invités, cela représente au moins 55 assiettes, verres et jeux de couverts lorsque chaque élément n’est utilisé qu’une fois.
Quand faut-il réserver le matériel technique ?: Réservez les microphones, haut-parleurs, vidéoprojecteur, écran et table de mixage au moins 2 à 3 semaines avant l’événement. Faites un test complet 24 heures avant, avec les câbles et adaptateurs réellement utilisés.
Combien de badges préparer pour les invités ?: Préparez un badge par participant confirmé et ajoutez 5 à 10 % de badges vierges ou de rechange. Pour 80 inscrits, prévoyez donc 84 à 88 badges afin de gérer les corrections et les arrivées non prévues.
Que faut-il acheter pour faciliter la création de contenu ?: Prévoyez un mur photo ou un fond visuel, de la signalisation, des tables ou assises adaptées, ainsi que des batteries externes. Installez et testez cette zone au moins 2 heures avant l’ouverture pour corriger l’éclairage, les câbles ou la circulation.

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