Qué necesitas para organizar un evento de influencers

Un evento de influencers necesita más que catering y un espacio atractivo. Prepara zonas cómodas para conversar y crear contenido, acreditaciones visibles, una pared fotográfica y una técnica que funcione sin depender de un solo enchufe. Esta lista reúne el material previsto para recibir a los invitados, servir comida y bebida, presentar vídeos y mantener el programa en marcha. Calcula las cantidades según las inscripciones confirmadas y añade un margen para imprevistos.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas altascant. 8
Mesas largascant. 6
Sillas plegablescant. 80
Sofás loungecant. 6
Butacas loungecant. 12
Taburetescant. 12
Percheroscant. 2
Perchascant. 100
Postes separadorescant. 8
Mantelescant. 14

Vajilla

Platos de cenacant. 90
Platos de postrecant. 90
Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 90
Tazas de cafécant. 50
Tenedorescant. 100
Cuchilloscant. 100
Cucharascant. 100
Bandejas para servircant. 12

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Adaptadores HDMIcant. 3
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 12
Baterías externascant. 6
Trípodes para teléfonocant. 10
Lámparas de arocant. 6
Luces softboxcant. 4
Sets de trípodescant. 8
Tarjetas de memoriacant. 8
Memorias USBcant. 4

Decoración

Photowall
Banners con el logocant. 4
Arcos de globoscant. 2
Plantas artificialescant. 12
Decoración de mesacant. 14
Tarjetas de nombrecant. 100
Pulserascant. 100
Carteles direccionalescant. 12
Pósteres del programacant. 8

Iluminación

Luces decorativascant. 12
Guirnaldas de lucescant. 6
Luces de bateríacant. 20

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Contenedores para hielocant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 12
Cuencoscant. 20
Jarras medidorascant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 6

Limpieza

Papeleracant. 8
Soportes para bolsas de basuracant. 4
Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 4
Escobascant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Paños de microfibracant. 20

Catering

Compras
- Café - 4 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té verde - 1 caja
- Té de hierbas - 1 caja
- Azúcar - 2 paquetes
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche semidesnatada - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Nata para café - 2 paquetes
- Spa Blauw - 12 botellas
- Spa Rood - 8 botellas
- Cola - 8 botellas
- Cola Zero - 8 botellas
- Gaseosa de naranja - 6 botellas
- Tónica - 4 botellas
- Ginger beer - 4 botellas
- Zumo de manzana - 6 paquetes
- Zumo de naranja - 6 envases
- Jarabe de limonada - 2 botellas
- Cubitos de hielo - 20 kilos
- Limones - 3 kilos
- Limas - 2 kilos
- Menta - 6 manojos
- Uvas - 5 kilos
- Manzanas - 5 kilos
- Plátanos - 4 kilos
- Fresas - 4 kilos
- Pepino - 4 kilos
- Tomates cherry - 4 kilo
- Zanahorias - 3 kilos
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Nachos de tortilla - 8 bolsas
- Mezcla de snacks salados - 5 bolsas
- Palomitas de maíz - 4 bolsas
- Tortitas de arroz - 5 paquetes
- Mezcla de frutos secos - 4 kilos
- Aceitunas - 3 tarros
- Hummus - 2 kilos
- Guacamole - 2 kilo
- Salsa - 3 tarros
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Pesto - 3 tarros
- Balsámico - 2 botellas
- Aceite de oliva - 2 botellas
- Baguettes - 20 unidades
- Pan integral - 8 panes
- Wraps - 12 paquetes
- Queso crema - 2 kilo
- Queso joven - 3 kilos
- Brie - 2 kilos
- Wraps de hummus - 40 unidades
- Fiambre de pechuga de pollo - 2 kilos
- Salmón ahumado - 1,5 kilo
- Falafel - 3 kilo
- Ensalada mixta - 5 kilo
- Ensalada de pasta - 8 kilos
- Ensalada de cuscús - 6 kilo
- Ensalada de quinoa - 5 kilo
- Verduras a la parrilla - 5 kilos
- Brochetas de pollo - 5 kilo
- Pinchos vegetarianos - 4 kilo
- Mini quiches - 100 unidades
- Pastelitos veganos - 60 unidades
- Miniwraps - 100 unidades
- Focaccia - 10 piezas
- Brownies - 100 unidades
- Mini cupcakes - 100 unidades
- Galletas - 8 paquetes
- Galletas veganas - 4 paquetes
- Chocolate - 3 kilos
- Nata montada - 2 litros
- Salsa de vainilla - 2 litros
- Sal - 1 paquete
- Pimienta - 1 bote
- Pimentón - 1 bote
- Ajo en polvo - 1 bote
- Hierbas italianas - 1 tarro
- Servilletas - 500 unidades
- Vasos de papel - 200 unidades
- Palitos de madera para remover - 200 unidades
- Palillos para cócteles - 300 unidades
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Toallitas desinfectantes - 6 paquetes
- Jabón de manos - 6 botellas
- Gel desinfectante - 6 botellas
- Bolsas de basura - 100 unidades

Consejos

Calcula la vajilla a partir del número confirmado de asistentes y añade entre un 10 % y un 15 %: platos, vasos, copas, tazas y cubiertos suelen agotarse antes que la comida.
Prepara al menos una batería externa por cada dos personas del equipo de organización. Las acreditaciones, el formulario de inscripción y los contactos dependen de tener los teléfonos operativos durante varias horas.
Comprueba la técnica como mínimo 24 horas antes: micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas, portátil, proyector, pantalla y adaptadores HDMI deben probarse juntos, no por separado.
Reserva una mesa o zona específica para acreditaciones, tarjetas de nombre, pulseras y percheros. Si se mezcla con la entrada o el catering, los primeros 15 minutos se vuelven lentos y se pierde información de contacto.
Lleva más cables alargadores, regletas y canaletas de los que calculas inicialmente. Deja libres los pasos y fija los cables antes de que lleguen los invitados, especialmente alrededor de la pared fotográfica y la zona de contenido.

Preguntas frecuentes

¿Qué material necesito para un evento de influencers?: Necesitas mobiliario para zonas de pie y lounge, vajilla para el catering, acreditaciones, material para la pared fotográfica y equipo audiovisual. Reserva también cables, adaptadores, regletas y baterías externas; son los elementos que más suelen faltar el día del evento.
¿Cuánta vajilla debo comprar para un evento de influencers?: Calcula una unidad por invitado para platos, vasos, copas y cubiertos, y añade entre un 10 % y un 15 % de margen. Para un evento de 50 personas, prepara aproximadamente entre 55 y 58 unidades de cada pieza que se use durante el servicio.
¿Cuándo debo comprobar el equipo audiovisual?: Haz una prueba completa al menos 24 horas antes y repítela entre 60 y 90 minutos antes de la llegada de los invitados. Comprueba micrófonos, sonido, proyector, pantalla, portátil, adaptadores HDMI y alimentación en la misma configuración del evento.
¿Cuántas baterías externas necesito para el evento?: Calcula una batería externa por cada dos personas del equipo que gestionen inscripciones, acreditaciones, fotografía o redes sociales. Para un equipo de seis personas, lleva al menos tres baterías completamente cargadas y, si el evento dura más de cuatro horas, una de reserva.

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