Que faut-il prévoir pour un défilé de musique ?

Un défilé de musique demande plus qu’une sonorisation et quelques décorations. Il faut équiper le parcours, accueillir les associations, guider le public et prévoir de quoi ravitailler les participants. Cette liste rassemble le matériel à acheter, emprunter ou réserver pour le jour J, des tables pliantes aux gobelets réutilisables. Les éléments souvent oubliés sont surtout les rallonges, l’éclairage autonome, la signalétique et les solutions de balisage.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 500
Tables de bièreqté 8
Éléments de podiumqté 12
Tables hautesqté 8
Installations des vestiairesqté 4
Barrières de fouleqté 30
Poteaux de balisageqté 20
Ruban de balisageqté 6

Équipement

Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Pieds de haut-parleurqté 4
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Enrouleurs électriquesqté 4
Talkies-walkiesqté 8
Mégaphone
Terminaux de paiementqté 2
Caisses de caisseqté 2
Piles rechargeablesqté 24
Chargeurs de batterieqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Pieds d’éclairageqté 4
Lampes à pilesqté 8

Décoration

Drapeauxqté 20
Guirlandes de fanionsqté 12
Tentures de scèneqté 4
Pupitres de programmeqté 6
Panneaux indicateursqté 12

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 600
Tasses à caféqté 150
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Plateaux de serviceqté 20
Pincesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Bacs de distributionqté 12
Tire-bouchonsqté 6
Tire-bouchonsqté 3
Bacs à vaisselleqté 4
Bouteilles isothermesqté 6

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Pelles à poussièreqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Chariots de ménageqté 2
Poubellesqté 12

Catering

Courses
- Café - 8 paquets
- Thé - 6 boîtes
- Sucre - 3 kilogrammes
- Lait - 20 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 10 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Spa Blauw - 20 bouteilles
- Spa Rood - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Bière - 12 casiers
- Bière sans alcool - 4 caisses
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Rosé - 8 bouteilles
- Chips nature - 12 sachets
- Chips au paprika - 12 sachets
- Snacks salés - 8 sacs
- Mélange apéritif - 6 kilogrammes
- Mini-fromages - 4 kilogrammes
- Raisins - 6 kilogrammes
- Pommes - 6 kilogram
- Concombres - 8 pièces
- Tomates cerises - 4 kilogrammes
- Carottes - 4 kilogram
- Houmous - 12 pots
- Baguettes - 20 pièces
- Beurre doux - 2 kilogrammes
- Beurre aux herbes - 12 pots
- Fromage jeune - 3 kilogrammes
- Fromage affiné - 3 kilogrammes
- Jambon arrière - 2 kilogrammes
- Émincé de blanc de poulet - 2 kilogram
- Salade aux œufs - 12 barquettes
- Mayonnaise - 3 bouteilles
- Moutarde - 3 bouteilles
- Ketchup - 3 bouteilles
- Cornichons - 4 bocaux
- Mini-sandwiches - 500 stuks
- Wraps végétariens - 80 pièces
- Wraps vegan - 40 pièces
- Petits pains sans gluten - 20 pièces
- Biscuits - 8 paquets
- Brownies - 120 pièces
- Serviettes - 1500 pièces
- Filtres à café - 3 paquets
- Bâtonnets mélangeurs - 1000 pièces
- Citrons - 3 kilogrammes
- Glaçons - 30 kilogrammes
- Eau en bouteille pour les artistes - 120 bouteilles
- Boisson énergisante - 4 plateaux
- Sacs poubelle - 120 pièces
- Sacs poubelle jaunes - 40 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 8 flacons
- Désinfectant pour les mains - 8 flacons
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Lingettes nettoyantes - 6 paquets
- Nettoyant pour toilettes - 4 bouteilles
- Essuie-tout - 12 paquets

Conseils

Prévoyez les rallonges, multiprises et enrouleurs électriques avant de réserver la sonorisation : comptez au moins un point d’alimentation par zone technique et gardez les câbles hors des passages.
Pour les boissons, prévoyez deux à trois consommations par participant pendant la première heure, puis une par heure supplémentaire. Faites refroidir les boissons la veille si le volume est important.
Installez les panneaux indicateurs et le balisage avant l’arrivée des groupes. Un parcours long nécessite plusieurs points de repère, notamment aux croisements, aux entrées et près des vestiaires.
Ne limitez pas les assises aux spectateurs : réservez aussi des tables et des chaises pour l’accueil, les inscriptions, les besoins alimentaires et le rangement des documents.
Prévoyez un éclairage autonome pour les zones qui restent utilisées après la tombée du jour. Les lampes à piles évitent de dépendre d’une prise éloignée ou d’un câble traversant le public.

Questions fréquentes

Combien de gobelets prévoir pour un défilé de musique ?: Comptez au minimum deux gobelets réutilisables par personne si un système de lavage ou de retour est prévu. Sans retour organisé, prévoyez plutôt trois par personne pour couvrir les pertes et les échanges.
Quand acheter ou réserver le matériel du défilé ?: Réservez les tentes, tables, chaises, podiums et équipements audio au moins 4 à 6 semaines avant la date. Les besoins techniques des associations doivent être recueillis avant de confirmer la sonorisation.
Combien de temps avant faut-il installer le balisage ?: Installez les barrières, poteaux et rubans au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Faites un contrôle final 30 minutes avant le départ pour vérifier les passages et les croisements.
Que faut-il prévoir pour nourrir les participants ?: Prévoyez une portion par participant inscrit, plus 5 à 10 % de marge pour les accompagnateurs et les imprévus. Regroupez les besoins alimentaires au plus tard une semaine avant les achats.

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