Que faut-il prévoir pour un congrès régional ?

Un congrès régional demande plus qu’une salle et quelques intervenants. Il faut préparer l’accueil des participants, les pauses café, les repas, la signalétique et le matériel de présentation. Cette liste regroupe les achats et équipements à vérifier avant le jour J, notamment les badges, les programmes imprimés, la vaisselle et les câbles souvent oubliés. Adaptez les quantités au nombre d’inscrits confirmé, puis ajoutez une petite marge pour les arrivées imprévues.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 110
Tablesqté 14
Tables d’inscriptionqté 2
Pupitre
Tables de buffetqté 4
Portantsqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Microphones sans filqté 3
Pied de microphone
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Clés USBqté 3
Cliqueur de présentationqté 2
Batteries externesqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Plateaux de buffetqté 12
Pincesqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Papier aluminiumqté 3

Décoration

Nappesqté 14
Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120
Panneaux du programmeqté 6
Flèches de directionqté 12
Chevalets de conférenceqté 3
Feuilles de paperboardqté 3
Marqueursqté 12
Stylos à billeqté 120
Blocs-notesqté 120
Braceletsqté 120

Éclairage

Lampadairesqté 4
Guirlandes LEDqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettesqté 4
Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Chiffons microfibresqté 12
Bacs à vaisselleqté 2

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Assortiment de thé - 6 boîtes
- Sucre - 2 kilogrammes
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait pour café - 8 litres
- Lait demi-écrémé - 10 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Eau minérale plate - 12 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 12 bouteilles
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Ice tea - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Bière - 72 bouteilles
- Glaçons - 10 kilogrammes
- Croissants - 120 pièces
- Mini-muffins - 120 pièces
- Pain complet - 12 pains
- Pain blanc - 8 pains
- Pain aux céréales - 8 pains
- Mini-pains - 240 pièces
- Beurre doux - 2 kilogrammes
- Fromage frais - 2 kilogrammes
- Jeune fromage - 4 kilogrammes
- Fromage affiné - 3 kilogrammes
- Jambon arrière - 3 kilogram
- Émincé de blanc de poulet - 2 kilogram
- Houmous - 3 kilogrammes
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture - 3 pots
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Concombres - 15 pièces
- Tomates - 5 kilogrammes
- Salade - 12 laitues
- Poivrons - 4 kilogrammes
- Carottes - 3 kilogrammes
- Oignons rouges - 2 kilogrammes
- Pommes - 120 pièces
- Bananes - 80 pièces
- Raisins - 8 kilogrammes
- Mandarines - 80 pièces
- Noix mélangées - 4 kilogrammes
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Snacks salés - 6 sacs
- Wraps - 160 pièces
- Couscous - 5 kilogrammes
- Riz - 5 kilogrammes
- Pois chiches - 20 boîtes
- Feta - 3 kilogrammes
- Blanc de poulet - 8 kilogram
- Bouillon de légumes - 3 paquets
- Huile d’olive - 2 litres
- Vinaigre balsamique - 2 bouteilles
- Sel - 1 kilogram
- Poivre noir - 250 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Herbes italiennes - 2 pots
- Ail - 6 têtes
- Yaourt - 8 litres
- Muesli - 4 kilogrammes
- Crème dessert - 6 litres
- Biscuits - 10 paquets
- Barres chocolatées - 120 pièces
- Serviettes en papier - 600 pièces
- Filtres à café - 3 paquets
- Bâtonnets mélangeurs - 300 pièces
- Pics cocktail - 300 pièces
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 36 rouleaux
- Gel désinfectant pour les mains - 6 flacons

Conseils

Prévoyez un badge nominatif et un programme imprimé par participant confirmé, plus 5 à 10 % d’exemplaires supplémentaires pour les inscriptions tardives et les erreurs d’impression.
Pour une pause café d’une heure, comptez environ 2 tasses par personne si les participants se resservent. Vérifiez aussi le nombre de machines à café, de bouilloires et de prises disponibles avant de confirmer le service.
Prévoyez au moins un verre à eau par personne et par service, puis ajoutez 10 % de réserve. Les verres à vin, assiettes et couverts doivent être comptés séparément selon le nombre de repas et de pauses prévus.
Pour les présentations, emportez au moins deux câbles HDMI, un cliqueur, deux rallonges et deux multiprises de secours. Testez le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones et les haut-parleurs la veille, pas le matin de l’ouverture.
Gardez les présentations sur au moins deux clés USB et une copie sur l’ordinateur portable. Chargez les batteries externes la veille et étiquetez les câbles afin de ne pas perdre de temps pendant les changements d’intervenant.

Questions fréquentes

Combien de badges faut-il imprimer pour un congrès régional ?: Imprimez un badge par participant confirmé, intervenant et membre de l’équipe. Ajoutez 5 à 10 % de badges vierges ou supplémentaires, puis terminez l’impression au plus tard la veille de l’accueil.
Quelle quantité de vaisselle prévoir pour un congrès ?: Comptez au minimum une assiette, une fourchette, un couteau et un verre par personne et par service. Ajoutez environ 10 % de réserve, surtout si le lavage ou le remplacement n’est pas possible entre deux repas.
Combien de matériel technique faut-il pour les présentations ?: Prévoyez un vidéoprojecteur, un écran, un ordinateur portable, un cliqueur et au moins deux câbles HDMI. Pour une salle de congrès, gardez également deux rallonges, deux multiprises et une clé USB de secours sur place.
Quand vérifier les quantités de catering pour un congrès régional ?: Confirmez les quantités définitives 3 à 5 jours avant l’événement, après la clôture ou la dernière mise à jour des inscriptions. Intégrez les besoins alimentaires particuliers et prévoyez une marge de 5 % pour les participants non prévus.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.