Boodschappenlijst voor een regionaal congres

Voor een regionaal congres heb je meer nodig dan stoelen en een beamer. Denk aan registratie, bewegwijzering, presentaties, microfoons, catering en materialen voor sprekers en deelnemers. Stem aantallen af op het aantal bevestigde aanmeldingen en houd voor servies en naamkaartjes een kleine reserve aan. Met deze boodschappenlijst zie je snel wat je moet kopen, lenen of meenemen voordat de opbouw begint.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 110
Tafelsaantal 14
Registratietafelsaantal 2
Sprekerslessenaar
Buffettafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaard
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
HDMI-kabelsaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
USB-sticksaantal 3
Presentatieklikkeraantal 2
Powerbanksaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Buffetschalenaantal 12
Tangenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 14
Naamkaartjesaantal 120
Badgehoudersaantal 120
Programmabordenaantal 6
Routepijlenaantal 12
Flip-overbordenaantal 3
Flip-overvellenaantal 3
Markeerstiftenaantal 12
Balpennenaantal 120
Notitieblokkenaantal 120
Polsbandjesaantal 120

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Ledlichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekdispensersaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Afwasteiltjesaantal 2

Catering

Boodschappen
- Koffie - 4 pakken
- Thee assortiment - 6 dozen
- Suiker - 2 kilogram
- Zoetjes - 2 dozen
- Koffiemelk - 8 liter
- Halfvolle melk - 10 liter
- Havermelk - 6 liter
- Mineraalwater plat - 12 flessen
- Mineraalwater bruisend - 12 flessen
- Cola - 8 flessen
- Cola Zero - 8 flessen
- Sinas - 6 flessen
- Ice tea - 6 flessen
- Appelsap - 6 pakken
- Sinaasappelsap - 6 pakken
- Witte wijn - 12 flessen
- Rode wijn - 8 flessen
- Alcoholvrij bier - 48 flesjes
- Bier - 72 flesjes
- IJsblokjes - 10 kilogram
- Croissants - 120 stuks
- Mini-muffins - 120 stuks
- Volkorenbrood - 12 broden
- Witbrood - 8 broden
- Meergranenbrood - 8 broden
- Mini-broodjes - 240 stuks
- Roomboter - 2 kilogram
- Roomkaas - 2 kilogram
- Jonge kaas - 4 kilogram
- Belegen kaas - 3 kilogram
- Achterham - 3 kilogram
- Kipfiletbeleg - 2 kilogram
- Hummus - 3 kilogram
- Pindakaas - 2 potten
- Jam - 3 potten
- Mayonaise - 2 flessen
- Mosterd - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Komkommers - 15 stuks
- Tomaten - 5 kilogram
- Sla - 12 kroppen
- Paprika's - 4 kilogram
- Wortels - 3 kilogram
- Rode uien - 2 kilogram
- Appels - 120 stuks
- Bananen - 80 stuks
- Druiven - 8 kilogram
- Mandarijnen - 80 stuks
- Gemengde noten - 4 kilogram
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Zoutjes - 6 zakken
- Wraps - 160 stuks
- Couscous - 5 kilogram
- Rijst - 5 kilogram
- Kikkererwten - 20 blikken
- Feta - 3 kilogram
- Kipfilet - 8 kilogram
- Groentebouillon - 3 pakken
- Olijfolie - 2 liter
- Balsamicoazijn - 2 flessen
- Zout - 1 kilogram
- Zwarte peper - 250 gram
- Paprikapoeder - 250 gram
- Italiaanse kruiden - 2 potten
- Knoflook - 6 bollen
- Yoghurt - 8 liter
- Muesli - 4 kilogram
- Vla - 6 liter
- Koekjes - 10 pakken
- Chocoladerepen - 120 stuks
- Papieren servetten - 600 stuks
- Koffiefilters - 3 pakken
- Roerstaafjes - 300 stuks
- Cocktailprikkers - 300 stuks
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Afvalzakken - 40 stuks
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Allesreiniger - 3 flessen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 36 rollen
- Desinfecterende handgel - 6 flessen

Tips

Tel congresstoelen, waterglazen en naamkaartjes op basis van het definitieve deelnemersaantal en bestel of maak minimaal 5% extra. Zo vang je late aanmeldingen en beschadigde exemplaren op.
Leg voor iedere presentatie een laptop, HDMI-kabel, presentatieklikker en USB-stick klaar. Neem minimaal twee extra HDMI-kabels en één reserve-USB-stick mee.
Plan per registratietafel een stapel badges, programmafolders, pennen en een actuele deelnemerslijst. Bij meer dan 100 deelnemers zijn twee registratietafels meestal praktischer dan één.
Zet per koffieronde koffie, thee, waterkokers of koffiezetapparaten en voldoende kopjes klaar. Controleer de catering aantallen uiterlijk 48 uur vooraf op dieetwensen en afmeldingen.
Test beamer, projectiescherm, draadloze microfoons, luidsprekers en mengpaneel uiterlijk één uur voor ontvangst van de deelnemers. Leg verlengkabels, stekkerdozen en een microfoonstandaard zichtbaar bij de techniek klaar.

Veelgestelde vragen

Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een regionaal congres?: Gebruik het definitieve aantal bevestigde deelnemers als basis en reken 5% extra. Voor 200 deelnemers zet je dus ongeveer 210 congresstoelen klaar, plus stoelen voor sprekers en begeleiding.
Hoeveel naamkaartjes en programmafolders moet ik bestellen?: Maak voor iedere aangemelde deelnemer één naamkaartje en één programmafolder. Voeg 5 tot 10% reserve toe; bij 150 deelnemers zijn dat bijvoorbeeld 158 tot 165 exemplaren.
Wanneer moet ik de catering voor een regionaal congres bevestigen?: Bevestig de aantallen uiterlijk 48 uur voor het congres, nadat dieetwensen en afmeldingen zijn verwerkt. Houd daarna een kleine marge aan voor late wijzigingen.
Welke techniek moet ik meenemen voor presentaties op een congres?: Neem minimaal een laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabels, presentatieklikker en USB-sticks mee. Plan daarnaast draadloze microfoons, luidsprekers en een mengpaneel; leg minstens twee uur vóór de start alle aansluitingen klaar en test ze.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!