Que faut-il prévoir pour un congrès gouvernemental ?

Un congrès gouvernemental demande plus qu’une salle et quelques chaises. Il faut prévoir le mobilier d’accueil, le matériel de présentation, la sonorisation, les câbles et la vaisselle pour les pauses et les repas. Les éléments les plus souvent oubliés sont les adaptateurs, les rallonges, les multiprises et les chargeurs de rechange. Cette liste vous aide à regrouper les achats et le matériel à acheminer avant l’ouverture des salles.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 140
Tables de congrèsqté 18
Tables d’inscriptionqté 2
Tables de buffetqté 6
Chaises des intervenantsqté 6
Portantsqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Mixeurs audio
Haut-parleursqté 2
Cliques de présentationqté 2
Câbles HDMIqté 4
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 8
Câbles de rechargeqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 140
Verres à eauqté 180
Verres à vinqté 140
Assiettes de dînerqté 150
Assiettes à dessertqté 150
Couvertsqté 160
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Louches de service pour buffetqté 12
Bacs de maintien au chaudqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4

Décoration

Badges nominatifsqté 150
Lanyardsqté 150
Brochures du programmeqté 150
Stylosqté 150
Blocs-notesqté 150
Panneaux de nom de tableqté 12
Panneaux d’orientationqté 20
Porte-affichesqté 20
Jupes de tableqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 10
Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses
- Grains de café - 5 kilos
- Café décaféiné - 1 kilo
- Thé noir - 200 sachets
- Tisane - 100 sachets
- Chocolat chaud - 5 liter
- Lait - 20 litres
- Lait d’avoine - 8 litres
- Lait pour café - 6 paquets
- Sucre - 3 kilo
- Édulcorants - 300 pièces
- Spa Blauw - 120 bouteilles
- Spa Rood - 60 bouteilles
- Cola - 24 bouteilles
- Cola Zero - 24 bouteilles
- Sinas - 18 bouteilles
- Ice tea - 18 bouteilles
- Jus de pomme - 12 briques
- Jus d’orange - 12 briques
- Vin blanc - 18 bouteilles
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Bière - 72 bouteilles
- Bulles - 8 bouteilles
- Baguettes - 20 pièces
- Pain complet - 12 pains
- Mini croissants - 150 pièces
- Mini pains aux raisins - 120 pièces
- Beurre doux - 3 kilos
- Jeune fromage - 4 kilos
- Fromage affiné - 3 kilos
- Blanc de poulet fumé - 3 kilos
- Houmous - 3 kilos
- Fromage frais - 2 kilos
- Confiture - 3 pots
- Miel - 2 pots
- Concombre - 8 pièces
- Tomates - 6 kilos
- Laitue - 8 pièces
- Poivrons - 4 kilos
- Carottes - 4 kilo
- Raisins - 8 kilos
- Pommes - 150 pièces
- Bananes - 120 pièces
- Mandarines - 100 pièces
- Mini muffins - 150 pièces
- Brownies - 120 pièces
- Chips au paprika - 12 sachets
- Chips nature - 12 sachets
- Noix mélangées - 4 kilos
- Olives - 3 kilos
- Bitterballen - 300 pièces
- Mini nems aux légumes - 200 pièces
- Mayonnaise - 3 bouteilles
- Ketchup - 3 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sauce balsamique - 2 bouteilles
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Sel - 1 kilo
- Poivre - 500 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Poudre d'ail - 250 grammes
- Riz - 12 kilos
- Pâtes - 10 kilos
- Sauce tomate pour pâtes - 10 litres
- Filet de poulet - 12 kilo
- Burgers végétariens - 40 pièces
- Légumes grillés - 10 kilo
- Salade composée - 12 kilos
- Pommes de terre - 20 kilo
- Sandwichs - 160 pièces
- Pâtisseries-dessert - 150 portions
- Dessert vegan - 15 portions
- Pain sans gluten - 10 pièces
- Biscuits sans gluten - 3 paquets
- Bouillon végétarien - 2 litres
- Citrons - 30 pièces
- Menthe fraîche - 10 bottes
- Glaçons - 20 kilos
- Serviettes - 1000 pièces
- Filtres à café - 200 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 500 pièces
- Pics cocktail - 300 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Spray désinfectant - 2 bouteilles
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Essuie-tout - 12 paquets

Conseils

Prévoyez au moins un ordinateur portable pour chaque espace de présentation, plus un appareil de secours pour éviter une interruption en cas de panne.
Comptez un microphone sans fil par intervenant amené à se déplacer, et testez chaque micro avec les haut-parleurs avant l’arrivée du public.
Ajoutez au moins deux rallonges électriques et deux multiprises par salle équipée d’un projecteur, d’un écran et d’un ordinateur.
Pour une pause café, prévoyez une tasse par participant et une réserve d’environ 10 % pour les pertes, les renversements et les passages rapprochés au buffet.
Regroupez les câbles HDMI, les câbles de recharge et les cliques de présentation dans une caisse identifiée par salle ; faites ce contrôle au plus tard la veille.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il prévoir pour un congrès gouvernemental ?: Prévoyez une chaise par participant inscrit dans chaque salle, puis ajoutez 5 à 10 % de réserve. Pour 200 participants, cela représente donc 210 à 220 chaises si tous sont réunis dans le même espace.
Quel matériel technique faut-il pour les présentations ?: Prévoyez au minimum un ordinateur portable, un projecteur, un écran de projection, un câble HDMI et une clique de présentation par salle. Ajoutez un jeu de câbles et un ordinateur de secours pour l’ensemble du congrès.
Combien de verres et de tasses faut-il pour un congrès ?: Comptez une tasse à café et un verre à eau par personne et par service, avec 10 % de réserve. Pour un repas avec vin, prévoyez aussi un verre à vin par convive et par service.
Quand vérifier le matériel d’un congrès gouvernemental ?: Faites un inventaire complet au moins 48 heures avant l’ouverture. Testez la projection, les microphones, les haut-parleurs et les connexions dans chaque salle au plus tard la veille.

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