Einkaufsliste für einen Regierungskongress

Für einen Regierungskongress brauchst du mehr als Stühle und Beamer: Registrierung, Vortragstechnik, Catering und Beschilderung müssen am Veranstaltungstag gleichzeitig funktionieren. Plane die Ausstattung nach Teilnehmerzahl, Sälen und Referenten und gleiche die endgültige Zahl spätestens vor der verbindlichen Cateringbestellung ab. Besonders oft fehlen HDMI-Kabel, Ladekabel, zusätzliche Mikrofone oder genügend Wassergläser. Die vollständigen Aufgaben und Gegenstände findest du in den Listen auf dieser Seite.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 140
KongresstischeAnz. 18
RegistrierungstischeAnz. 2
BuffetischeAnz. 6
RednerstühleAnz. 6
GarderobenständerAnz. 4

Ausstattung

LaptopsAnz. 3
ProjektorenAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 2
Audiomixer
LautsprecherAnz. 2
PräsentationsklickerAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
LadekabelAnz. 6

Geschirr

KaffeetassenAnz. 140
WassergläserAnz. 180
WeingläserAnz. 140
Dinner-TellerAnz. 150
DesserttellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 160
ServierlöffelAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
BuffetservierlöffelAnz. 12
WarmhaltebehälterAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4

Dekoration

NamensschilderAnz. 150
LanyardsAnz. 150
ProgrammhefteAnz. 150
StifteAnz. 150
NotizblöckeAnz. 150
TischnamensschilderAnz. 12
WegweiserAnz. 20
SchildhalterAnz. 20
TischröckeAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
PutzeimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesensetsAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

Einkäufe
- Kaffeebohnen - 5 Kilo
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Kilo
- Schwarzer Tee - 200 Beutel
- Kräutertee - 100 Beutel
- Heiße Schokolade - 5 liter
- Milch - 20 Liter
- Hafermilch - 8 Liter
- Kaffeemilch - 6 Packungen
- Zucker - 3 Kilo
- Süßstoff - 300 Stück
- Spa Blauw - 120 Flaschen
- Spa Rood - 60 Flaschen
- Cola - 24 Flaschen
- Cola Zero - 24 Flaschen
- Orangenlimonade - 18 Flaschen
- Eistee - 18 Flaschen
- Apfelsaft - 12 Packungen
- Orangensaft - 12 Packungen
- Weißwein - 18 Flaschen
- Rotwein - 12 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 48 Flaschen
- Bier - 72 Fläschchen
- Sekt - 8 Flaschen
- Baguettes - 20 Stück
- Vollkornbrot - 12 Laibe
- Mini-Croissants - 150 Stück
- Mini-Rosinenbrötchen - 120 Stück
- Butter - 3 Kilo
- Junger Käse - 4 kilo
- Gereifter Käse - 3 Kilo
- Geräucherte Hähnchenbrust - 3 Kilo
- Hummus - 3 Kilo
- Frischkäse - 2 Kilo
- Marmelade - 3 Gläser
- Honig - 2 Gläser
- Gurken - 8 Stück
- Tomaten - 6 Kilo
- Kopfsalat - 8 Köpfe
- Paprika - 4 Kilo
- Karotten - 4 Kilo
- Trauben - 8 kilo
- Äpfel - 150 Stück
- Bananen - 120 Stück
- Mandarinen - 100 Stück
- Mini-Muffins - 150 Stück
- Brownies - 120 Stück
- Paprikachips - 12 Tüten
- Naturchips - 12 Tüten
- Gemischte Nüsse - 4 Kilo
- Oliven - 3 Kilo
- Bitterballen - 300 stuks
- Mini-Gemüserollen - 200 Stück
- Mayonnaise - 3 Flaschen
- Ketchup - 3 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Balsamico-Dressing - 2 Flaschen
- Olivenöl - 2 Flaschen
- Salz - 1 Kilo
- Pfeffer - 500 Gramm
- Paprikapulver - 250 Gramm
- Knoblauchpulver - 250 Gramm
- Reis - 12 kilo
- Pasta - 10 Kilo
- Pasta mit Tomatensauce - 10 Liter
- Hähnchenbrustfilet - 12 kilo
- Vegetarische Burger - 40 Stück
- Gegrilltes Gemüse - 10 Kilo
- Gemischter Salat - 12 Kilo
- Kartoffeln - 20 kilo
- Brötchen - 160 Stück
- Dessertgebäck - 150 Portionen
- Veganes Dessert - 15 Portionen
- Glutenfreies Brot - 10 Stück
- Glutenfreie Kekse - 3 Packungen
- Vegetarische Brühe - 2 Liter
- Zitronen - 30 Stück
- Frische Minze - 10 Bündel
- Eiswürfel - 20 Kilo
- Servietten - 1000 Stück
- Kaffeefilter - 200 Stück
- Rührstäbchen - 500 Stück
- Cocktailspieße - 300 Stück
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Spülmittel - 3 Flaschen
- Allzweckreiniger - 3 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Desinfektionsspray - 2 Flaschen
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Müllsäcke - 100 Stück
- Papierhandtücher - 12 Packungen

Tipps

Plane pro 10 bis 12 Teilnehmende mindestens einen Registrierungstisch und halte Namensschilder, Teilnehmerliste und Schreibmaterial direkt dort bereit. So entsteht am Einlass keine unnötige Warteschlange.
Rechne bei der Technik pro Vortragssaal mit mindestens einem Laptop, Projektor, Projektionsleinwand und Präsentationsklicker. Lege je Anschluss mindestens ein passendes HDMI-Kabel sowie ein Ersatzkabel bereit.
Bestelle Wassergläser und Kaffeetassen nicht exakt nach Teilnehmerzahl, sondern mit etwa 15 Prozent Reserve. Bei mehreren Pausen werden Gläser und Tassen schneller knapp, als die reine Gästeliste vermuten lässt.
Plane pro Saal mindestens ein Funkmikrofon für die Moderation und ein weiteres für Fragen aus dem Publikum ein. Mikrofonständer, Audiomixer und Lautsprecher sollten vor dem Eintreffen der Referenten getestet werden.
Kläre die endgültige Teilnehmerzahl spätestens 3 bis 5 Werktage vor dem Kongress mit dem Catering. Berücksichtige dabei erfasste Ernährungswünsche und plane Buffetische, Servierschalen sowie ausreichend Bestecksets ein.

Häufige Fragen

Wie viel Technik brauche ich für einen Regierungskongress?: Pro Vortragssaal solltest du mindestens einen Laptop, Projektor, eine Projektionsleinwand und einen Präsentationsklicker einplanen. Ergänze je Saal mindestens zwei HDMI-Kabel, mehrere Verlängerungskabel und ein Ladekabel-Set als Reserve.
Wie viele Gläser und Tassen brauche ich pro Teilnehmer?: Plane pro Person mindestens zwei Wassergläser und eine Kaffeetasse ein, bei einem Kongress mit mehreren Pausen besser 15 Prozent Reserve. Weingläser und weiteres Geschirr richtest du nach dem geplanten Catering und den Mahlzeiten aus.
Wann muss ich das Catering für den Regierungskongress bestellen?: Bestelle das Catering verbindlich, sobald die Anmeldephase abgeschlossen ist, spätestens 3 bis 5 Werktage vor der Veranstaltung. Gib dem Caterer dann die endgültige Teilnehmerzahl und alle erfassten Ernährungswünsche weiter.
Was wird bei einem Regierungskongress häufig vergessen?: Häufig fehlen Ersatzkabel, Ladekabel, zusätzliche Mikrofone, Namensschilder oder Routen- und Saalschilder. Prüfe diese Punkte spätestens am Vortag und bringe alle Materialien rechtzeitig zum Veranstaltungsort.

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