Boodschappenlijst voor een overheidscongres

Voor een overheidscongres heb je meer nodig dan stoelen en een projector. Je richt registratie, plenaire sessies, presentaties, catering en pauzes in met aparte materialen. Gebruik het verwachte aantal deelnemers als basis en tel extra exemplaren voor sprekers, techniek en uitval. Controleer uiterlijk één week vooraf of alle presentaties, kabels, microfoons, naamkaartjes en cateringmaterialen op locatie aanwezig zijn.

De volledige checklist van dit plan wordt bijgewerkt. De tips en antwoorden hieronder gelden nog steeds.

Tips

Plan per deelnemer één stoel, één waterglas en één set bestek; reserveer daarnaast 5 tot 10 procent extra stoelen en servies voor onverwachte gasten of vervanging.
Zet bij de registratiebalie minimaal twee tafels en één laptop per 75 deelnemers klaar. Leg naamkaartjes, de deelnemerslijst en extra schrijfwaar daar uiterlijk 30 minuten voor opening neer.
Neem per presentatieruimte één projector, projectiescherm en presentatieklikker mee. Voorzie per laptop minimaal één HDMI-kabel, één stekkerdoos en één verlenghaspel; test alles vóór de eerste spreker arriveert.
Voorzie per plenaire zaal minimaal twee draadloze microfoons: één voor de spreker en één voor vragen uit de zaal. Leg ook een microfoonstandaard klaar en controleer het bereik 60 minuten vóór aanvang.
Bereken voor een koffie- en waterpauze per deelnemer twee koffiekopjes, één waterglas en minstens één koffieronde per uur. Gebruik thermoskannen of koffieapparaten met extra capaciteit, zodat bijvullen niet tijdens een presentatie nodig is.

Veelgestelde vragen

Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een overheidscongres?: Reken één stoel per aangemelde deelnemer, spreker en medewerker. Bestel of reserveer 5 tot 10 procent extra; bij 200 deelnemers zijn dat dus 210 tot 220 stoelen.
Hoeveel microfoons zijn nodig voor een congres?: Voor een plenaire zaal heb je minimaal twee draadloze microfoons nodig: één voor de spreker en één voor vragen. Bij parallelle zalen reken je per zaal opnieuw met twee microfoons, plus één reserve-exemplaar voor het programma.
Wanneer moet ik de definitieve catering aantallen doorgeven?: Geef de definitieve aantallen uiterlijk 5 tot 7 werkdagen vóór het congres door. Houd daarbij rekening met dieetwensen en tel 5 procent extra deelnemers mee als afmeldingen of last-minute aanmeldingen nog mogelijk zijn.
Hoeveel projectoren en schermen heb ik nodig voor een overheidscongres?: Gebruik per ruimte waar presentaties plaatsvinden één projector en één projectiescherm. Heeft het congres één plenaire zaal en drie parallelsessies, dan heb je vier projectoren en vier schermen nodig, plus minimaal één reservekabel per ruimte.