Que faut-il prévoir pour un congrès financier ?
Un congrès financier demande plus qu’une salle et quelques chaises. Il faut prévoir l’accueil des participants, le matériel de présentation, les branchements et la vaisselle pour les pauses et les repas. Cette liste regroupe les éléments à acheter ou à emporter pour installer une salle fonctionnelle et éviter les oublis de dernière minute. Ajustez les quantités au nombre d’inscrits, aux repas servis et au nombre d’intervenants.
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaises de conférenceqté 90
- Tables rectangulairesqté 12
- Tables hautesqté 8
- Table de prise de parole
- Éléments de podiumqté 4
- Table d'inscriptionqté 2
- Portants à vêtementsqté 2
Équipement
- Projecteurqté 2
- Écran de projectionqté 2
- Ordinateur portableqté 2
- Microphones sans filqté 4
- Pieds de microqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Console de mixage
- Câbles HDMIqté 4
- Adaptateurs HDMIqté 4
- Multiprisesqté 8
- Rallongesqté 8
- Cliqueur de présentationqté 2
- Paperboardqté 2
- Blocs pour chevaletqté 4
- Marqueursqté 12
Vaisselle
- Verres à eauqté 100
- Verres à vinqté 100
- Tasses à caféqté 100
- Assiettes de dînerqté 100
- Assiettes à dessertqté 100
- Cuillères à caféqté 100
- Sets de couverts pour le dînerqté 100
- Plateaux de serviceqté 16
- Pinces de serviceqté 12
Cuisine
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 8
- Glacièresqté 6
- Bacs de maintien au chaudqté 8
- Plaques à inductionqté 2
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
- Pinces de cuisineqté 4
- Papier aluminiumqté 2
Matériel d'impression
- Porte-nomsqté 100
- Badges nominatifsqté 100
- Brochures du programmeqté 100
- Stylosqté 100
- Blocs-notesqté 100
- Numéros de tableqté 12
- Panneaux directionnelsqté 10
Décoration
- Nappesqté 20
- Porte-noms de tableqté 8
- Compositions floralesqté 12
- Toile de fond de scène
Éclairage
- Projecteurs LED d'ambianceqté 8
- Lampes de tableqté 8
Nettoyage
- Aspirateur
- Serpillièresqté 2
- Seauxqté 2
- Poubellesqté 8
Catering
- Courses
- Grains de café - 4 kg
- Thé noir - 6 boîtes
- Tisanes - 3 boîtes
- Bâtonnets de sucre - 250 pièces
- Édulcorant - 200 pièces
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citrons - 12 pièces
- Spa Blauw - 120 bouteilles
- Spa Rood - 60 bouteilles
- Cola - 24 bouteilles
- Cola Zero - 24 bouteilles
- Sinas - 12 bouteilles
- Tonic - 12 bouteilles
- Ginger beer - 12 bouteilles
- Jus de pomme - 12 litres
- Jus d'orange - 12 litres
- Vin blanc - 18 bouteilles
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Pilsener - 96 bouteilles
- Prosecco - 12 bouteilles
- Glaçons - 20 kg
- Mini-quiches - 120 pièces
- Mini-saucisses en croûte - 120 pièces
- Bâtonnets de légumes - 8 kg
- Houmous - 3 kg
- Olives - 3 kg
- Mélange de noix - 3 kg
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Dés de fromage - 4 kg
- Raisins - 5 kg
- Pommes - 90 pièces
- Bananes - 60 pièces
- Pain multicéréales - 12 pains
- Pain blanc - 8 pains
- Wraps complets - 120 pièces
- Blanc de poulet fumé - 4 kg
- Jeune fromage - 4 kg
- Tartinade de houmous - 3 kg
- Fromage frais - 2 kg
- Salade aux œufs - 2 kg
- Concombres - 20 pièces
- Tomates - 5 kg
- Salade - 12 laitues
- Oignons rouges - 2 kg
- Fromage frais aux herbes - 2 kg
- Mayonnaise - 2 litres
- Moutarde - 1 litre
- Ketchup - 1 litre
- Vinaigre balsamique - 1 liter
- Huile d’olive - 2 litres
- Salade composée - 8 kg
- Tomates cerises - 4 kg
- Concombre - 3 kg
- Feta - 2 kg
- Croûtons - 2 kg
- Pâtes - 8 kg
- Pesto - 2 kg
- Parmesan - 2 kg
- Blanc de poulet - 12 kg
- Escalopes végétariennes - 30 pièces
- Pommes de terre - 15 kg
- Riz - 8 kg
- Haricots verts - 8 kg
- Carottes - 6 kg
- Champignons - 5 kg
- Lait de coco - 8 litres
- Pâte de curry - 1 kg
- Ail - 6 têtes
- Oignons - 5 kg
- Gingembre - 1 kg
- Sel - 1 kg
- Poivre noir - 500 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Herbes italiennes - 250 gram
- Petits pains - 100 pièces
- Beurre doux - 2 kg
- Tartes aux pommes - 8 pièces
- Gâteaux au chocolat vegan - 3 pièces
- Crème chantilly - 3 litres
- Fruits frais - 8 kg
- Chocolat noir - 2 kg
- Chocolat au lait - 2 kg
- Arachides apéritives - 4 kg
- Bâtonnets salés - 3 kg
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Serviettes - 500 pièces
- Gobelets en papier - 200 pièces
- Barquettes en aluminium - 100 pièces
- Film alimentaire - 4 rouleaux
- Papier cuisson - 4 rouleaux
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Pastilles pour lave-vaisselle - 40 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Spray désinfectant - 2 bouteilles
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Essuie-tout - 12 paquets
Conseils
- Prévoyez une chaise par participant inscrit, plus 5 à 10 % de réserve pour les intervenants, l’équipe et les changements de dernière minute. Vérifiez aussi le nombre de tables nécessaires pour l’accueil, les pauses et les repas.
- Pour chaque salle de présentation, prévoyez un projecteur, un écran, un ordinateur, une présentation cliquable et les câbles adaptés. Ajoutez au moins un adaptateur HDMI de secours et une multiprise par poste technique.
- Comptez deux verres à eau par personne pour une journée, afin de pouvoir remplacer ceux qui restent sur les tables. Pour un repas avec vin, prévoyez un verre à vin par convive et 10 % supplémentaire.
- Gardez un micro sans fil disponible pour les questions du public et un second pour l’intervenant ou l’animateur. Testez les micros, les enceintes, la console de mixage et les rallonges avant l’arrivée des participants.
- Ne commandez pas la vaisselle avant d’avoir confirmé les inscriptions et les régimes alimentaires. Transmettez les quantités définitives au traiteur au plus tard 3 à 5 jours avant le congrès, selon son délai de modification.
Questions fréquentes
- Combien de chaises faut-il prévoir pour un congrès financier ?
- Prévoyez une chaise par participant confirmé, puis ajoutez 5 à 10 % de marge. Pour 100 inscrits, cela représente environ 105 à 110 chaises, sans compter un éventuel espace réservé aux intervenants.
- Quel matériel audiovisuel faut-il pour un congrès ?
- Prévoyez au minimum un projecteur, un écran, un ordinateur, des câbles HDMI, des adaptateurs, une présentation cliquable et des multiprises. Pour une salle de 100 personnes, deux micros sans fil et des enceintes adaptées à la pièce sont généralement nécessaires.
- Combien de verres prévoir par personne pour un congrès ?
- Comptez deux verres à eau par personne pour une journée, ou un verre réutilisable par convive avec un système de lavage ou de remplacement. Ajoutez 10 % de réserve et prévoyez un verre à vin par personne si un repas ou une réception est organisé.
- Quand confirmer les quantités de repas et de vaisselle ?
- Finalisez les quantités 3 à 5 jours avant le congrès, après la clôture des inscriptions et la collecte des allergies ou régimes alimentaires. Contrôlez une dernière fois la liste le matin de l’événement si des désistements sont possibles.
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