Einkaufsliste für den Finanzkongress

Für einen Finanzkongress brauchst du mehr als Stühle und Technik. Neben Projektor, Leinwand und Mikrofonen müssen auch Registrierung, Catering, Beschilderung und Unterlagen funktionieren. Plane die Ausstattung nach Teilnehmerzahl, Raumgröße und Programmablauf, nicht nur nach der erwarteten Gästezahl. Besonders häufig fehlen am Veranstaltungstag passende HDMI-Adapter, zusätzliche Verlängerungskabel, Wassergläser am Rednertisch oder gedruckte Programme.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KongressstühleAnz. 90
Rechteckige TischeAnz. 12
Hohe StehtischeAnz. 8
Rednertisch
BühnenelementeAnz. 4
RegistrierungstischAnz. 2
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

ProjektorAnz. 2
ProjektionsleinwandAnz. 2
LaptopAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Tonmischpult
HDMI-KabelAnz. 4
HDMI-AdapterAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
PräsentationsklickerAnz. 2
FlipchartAnz. 2
Flipchart-BlöckeAnz. 4
StifteAnz. 12

Geschirr

WassergläserAnz. 100
WeingläserAnz. 100
KaffeetassenAnz. 100
Dinner-TellerAnz. 100
DesserttellerAnz. 100
KaffeelöffelAnz. 100
Abendbesteck-SetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 16
ServierzangenAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 8
InduktionsplattenAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
KüchenzangenAnz. 4
AluminiumfolieAnz. 2

Druckmaterial

NamensschildhalterAnz. 100
NamensschilderAnz. 100
ProgrammhefteAnz. 100
StifteAnz. 100
NotizblöckeAnz. 100
TischnummernAnz. 12
WegweiserAnz. 10

Dekoration

TischdeckenAnz. 20
Namensschilder für TischeAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 12
Bühnenhintergrund

Beleuchtung

LED-UplightsAnz. 8
TischlampenAnz. 8

Reinigung

Staubsauger
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 8

Catering

Einkäufe
- Kaffeebohnen - 4 kg
- Schwarzer Tee - 6 Kartons
- Kräutertee - 3 Packungen
- Zuckersticks - 250 Stück
- Süßstofftabletten - 200 Stück
- Halbfettmilch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Zitronen - 12 Stück
- Spa Blauw - 120 Flaschen
- Spa Rood - 60 Flaschen
- Cola - 24 Flaschen
- Cola Zero - 24 Flaschen
- Fanta - 12 Flaschen
- Tonic - 12 Flaschen
- Ingwerbier - 12 Flaschen
- Apfelsaft - 12 Liter
- Orangensaft - 12 Liter
- Weißwein - 18 Flaschen
- Rotwein - 12 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 48 Flaschen
- Pilsener - 96 Flaschen
- Prosecco - 12 Flaschen
- Eiswürfel - 20 kg
- Miniquiches - 120 Stück
- Mini-Würstchen im Teigmantel - 120 Stück
- Gemüsesticks - 8 kg
- Hummus - 3 kg
- Oliven - 3 kg
- Gemischte Nüsse - 3 kg
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Käsewürfel - 4 kg
- Trauben - 5 kg
- Äpfel - 90 Stück
- Bananen - 60 Stück
- Mehrkornbrot - 12 Brote
- Weißbrot - 8 Brote
- Vollkorn-Wraps - 120 Stück
- Geräuchertes Hähnchenbrustfilet - 4 kg
- Junger Käse - 4 kg
- Hummusbelag - 3 kg
- Frischkäse - 2 kg
- Eiersalat - 2 kg
- Gurken - 20 Stück
- Tomaten - 5 kg
- Salat - 12 Köpfe
- Rote Zwiebeln - 2 kg
- Kräuterfrischkäse - 2 kg
- Mayonnaise - 2 Liter
- Senf - 1 Liter
- Ketchup - 1 Liter
- Balsamicoessig - 1 Liter
- Olivenöl - 2 Liter
- Gemischter Salat - 8 kg
- Cherrytomaten - 4 kg
- Gurke - 3 kg
- Feta - 2 kg
- Croutons - 2 kg
- Pasta - 8 kg
- Pesto - 2 kg
- Parmesan - 2 kg
- Hähnchenbrustfilet - 12 kg
- Vegetarische Schnitzel - 30 Stück
- Kartoffeln - 15 kg
- Reis - 8 kg
- Grüne Bohnen - 8 kg
- Karotten - 6 kg
- Champignons - 5 kg
- Kokosmilch - 8 Liter
- Currypaste - 1 kg
- Knoblauch - 6 Knollen
- Zwiebeln - 5 kg
- Ingwer - 1 kg
- Salz - 1 kg
- Schwarzer Pfeffer - 500 Gramm
- Paprikapulver - 250 Gramm
- Italienische Kräuter - 250 Gramm
- Brötchen - 100 Stück
- Butter - 2 kg
- Apfelkuchen - 8 Stück
- Vegane Schokoladentorten - 3 Stück
- Schlagsahne - 3 liter
- Frisches Obst - 8 kg
- Zartbitterschokolade - 2 kg
- Vollmilchschokolade - 2 kg
- Snacksnüsse - 4 kg
- Salzstangen - 3 kg
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Servietten - 500 Stück
- Pappbecher - 200 Stück
- Aluminiumbehälter - 100 Stück
- Frischhaltefolie - 4 Rollen
- Backpapier - 4 Rollen
- Müllsäcke - 40 Stück
- Geschirrspültabs - 40 Stück
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Glasreiniger - 1 Flasche
- Desinfektionsspray - 2 Flaschen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Handseife - 6 Flaschen
- Papierhandtücher - 12 Packungen

Tipps

Plane pro angemeldeter Person mindestens einen Kongressstuhl und zusätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve ein. Bei parallelen Pausenbereichen brauchst du außerdem Stehtische, rechteckige Tische und genügend Platz für Servierschalen.
Stelle für jede Präsentationsquelle einen passenden HDMI-Adapter bereit und lege mindestens zwei zusätzliche HDMI-Kabel sowie zwei Verlängerungskabel zurück. Teste Laptop, Projektor und Leinwand spätestens am Vortag gemeinsam.
Rechne beim Catering nicht nur mit Teilnehmern, sondern auch mit Referenten und Helfern. Gib die endgültige Personenzahl zusammen mit erfassten Ernährungswünschen spätestens 3 bis 5 Werktage vor dem Termin weiter.
Richte den Registrierungstisch mit Namensschildern, Programmheften und Stiften ein. Drucke pro angemeldeter Person ein Badge und ein Programmheft und nimm mindestens 10 zusätzliche Exemplare mit.
Stelle am Rednertisch pro Vortrag eine Wasserflasche oder ein Wasserglas bereit und halte Ersatz bereit. Für Kaffeepausen brauchst du neben Kaffeetassen auch Kaffeelöffel, Dessertteller und Servierschalen; diese werden bei der Mengenplanung leicht vergessen.

Häufige Fragen

Was brauche ich für einen Finanzkongress?: Du brauchst Mobiliar für Saal, Bühne und Registrierung, Präsentationstechnik sowie Geschirr und Cateringausstattung. Plane pro Teilnehmer mindestens einen Stuhl, ein Namensschild und ein Programmheft ein; für Technik und Verbrauchsmaterial sind 5 bis 10 Prozent Reserve sinnvoll.
Wie viele Mikrofone brauche ich für einen Finanzkongress?: Für einen einzelnen Vortragenden reicht ein Funkmikrofon, bei Podiumsgesprächen solltest du ein Mikrofon pro sprechender Person einplanen. Halte mindestens ein Ersatzmikrofon oder eine alternative Sprechstelle bereit und teste die Reichweite spätestens am Vortag.
Wann muss ich die Catering-Mengen für den Finanzkongress bestellen?: Übermittle die endgültige Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche 3 bis 5 Werktage vor dem Kongress. Bei Sondermenüs oder einem größeren Abendessen solltest du die Mengen bereits 7 bis 10 Tage vorher mit dem Catering abstimmen.
Wie viel Reserve sollte ich bei Kongressmaterial einplanen?: Kaufe oder reserviere bei Stühlen, Namensschildern und Programmheften etwa 5 bis 10 Prozent zusätzlich. Bei Kabeln, Adaptern, Stiften und Technik ist mindestens ein Ersatz pro wichtigem Verbindungstyp sinnvoll, damit ein Ausfall nicht den Programmablauf stoppt.

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