Qué necesitas comprar para un congreso financiero

Un congreso financiero necesita más que una sala y un programa: el registro, las presentaciones y las pausas deben funcionar sin interrupciones. Esta lista reúne el mobiliario, el equipo técnico y la vajilla que debes comprar o reservar para el evento. Calcula las cantidades según el número final de inscritos y añade un pequeño margen para ponentes, personal y sustituciones. Revisa también las conexiones y los adaptadores antes del día del congreso.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillas de congresocant. 90
Mesas rectangularescant. 12
Mesas altas tipo cóctelcant. 8
Mesa de oradores
Piezas de escenariocant. 4
Mesa de registrocant. 2
Percheroscant. 2

Equipo

Proyectorcant. 2
Pantalla de proyeccióncant. 2
Portátilcant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables HDMIcant. 4
Adaptadores HDMIcant. 4
Regletascant. 8
Cables alargadorescant. 8
Clic de presentacióncant. 2
Pizarra de hojascant. 2
Bloc de rotafoliocant. 4
Rotuladorescant. 12

Vajilla

Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 100
Tazas de cafécant. 100
Platos de cenacant. 100
Platos de postrecant. 100
Cucharillas de cafécant. 100
Juegos de cubiertos para cenacant. 100
Bandejas de servircant. 16
Pinzas de servircant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 8
Placas de induccióncant. 2
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Pinzas de cocinacant. 4
Papel de aluminiocant. 2

Material impreso

Portatarjetas de nombrecant. 100
Credencialescant. 100
Programascant. 100
Bolígrafoscant. 100
Bloc de notascant. 100
Números de mesacant. 12
Señales direccionalescant. 10

Decoración

Mantelescant. 20
Carteles con nombres para mesascant. 8
Arreglos floralescant. 12
Lona de fondo del escenario

Iluminación

Focos LED uplightcant. 8
Lámparas de mesacant. 8

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 2
Cuboscant. 2
Papeleracant. 8

Catering

Compras
- Granos de café - 4 kg
- Té negro - 6 cajas
- Té de hierbas - 3 cajas
- Packs de azúcar - 250 unidades
- Edulcorantes - 200 unidades
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Limones - 12 unidades
- Spa Blauw - 120 botellas
- Spa Rood - 60 botellas
- Cola - 24 botellas
- Cola Zero - 24 botellas
- Sinas - 12 botellas
- Tónica - 12 botellas
- Ginger beer - 12 botellas
- Zumo de manzana - 12 litros
- Zumo de naranja - 12 litros
- Vino blanco - 18 botellas
- Vino tinto - 12 botellas
- Cerveza sin alcohol - 48 botellas
- Pilsener - 96 botellines
- Prosecco - 12 botellas
- Cubitos de hielo - 20 kg
- Miniquiches - 120 unidades
- Mini salchichas en hojaldre - 120 unidades
- Palitos de verduras - 8 kg
- Hummus - 3 kg
- Aceitunas - 3 kg
- Frutos secos mixtos - 3 kg
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Cubitos de queso - 4 kg
- Uvas - 5 kg
- Manzanas - 90 unidades
- Plátanos - 60 unidades
- Pan multicereal - 12 panes
- Pan blanco - 8 panes
- Wraps integrales - 120 unidades
- Pechuga de pollo ahumada - 4 kg
- Queso joven - 4 kg
- Cobertura de hummus - 3 kg
- Queso crema - 2 kg
- Ensalada de huevo - 2 kg
- Pepinos - 20 piezas
- Tomates - 5 kg
- Lechuga - 12 unidades
- Cebollas rojas - 2 kg
- Queso crema con hierbas - 2 kg
- Mayonesa - 2 liter
- Mostaza - 1 litro
- Ketchup - 1 litro
- Vinagre balsámico - 1 litro
- Aceite de oliva - 2 litros
- Ensalada mixta - 8 kg
- Tomates cherry - 4 kg
- Pepino - 3 kg
- Feta - 2 kg
- Croutons - 2 kg
- Pasta - 8 kg
- Pesto - 2 kg
- Queso parmesano - 2 kg
- Pechuga de pollo - 12 kg
- Schnitzels vegetarianos - 30 unidades
- Patatas - 15 kg
- Arroz - 8 kg
- Judías verdes - 8 kg
- Zanahorias - 6 kg
- Champiñones - 5 kg
- Leche de coco - 8 litros
- Pasta de curry - 1 kg
- Ajo - 6 cabezas
- Cebollas - 5 kg
- Jengibre - 1 kg
- Sal - 1 kg
- Pimienta negra - 500 gramos
- Pimentón en polvo - 250 gramos
- Hierbas italianas - 250 gramos
- Bocadillos - 100 unidades
- Mantequilla - 2 kg
- Tartas de manzana - 8 unidades
- Tartas de chocolate veganas - 3 unidades
- Nata montada - 3 litros
- Fruta fresca - 8 kg
- Chocolate negro - 2 kg
- Chocolate con leche - 2 kg
- Frutos secos salados - 4 kg
- Palitos salados - 3 kg
- Papel de cocina - 12 rollos
- Servilletas - 500 unidades
- Vasos de papel - 200 unidades
- Bandejas de aluminio - 100 unidades
- Film transparente - 4 rollos
- Papel de hornear - 4 rollos
- Bolsas de basura - 40 unidades
- Pastillas para el lavavajillas - 40 unidades
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Limpiacristales - 1 botella
- Spray desinfectante - 2 botellas
- Papel higiénico - 48 rollos
- Jabón de manos - 6 botellas
- Toallas de papel - 12 paquetes

Consejos

Calcula las sillas para el aforo confirmado y añade entre un 5 % y un 10 % de margen. Para 100 asistentes, prepara al menos 105 sillas y comprueba que la sala permita colocarlas con pasillos.
Reserva un puesto de registro completo: una mesa, acreditaciones impresas y suficientes tarjetas de nombre para todos los inscritos, ponentes y miembros del equipo. Ten entre 5 y 10 tarjetas en blanco para cambios de última hora.
Comprueba cada portátil, proyector, pantalla, micrófono y altavoz al menos 24 horas antes. Lleva un cable HDMI de repuesto, adaptadores compatibles y una regleta por cada zona técnica que necesite alimentación.
Para una jornada con pausa de café, calcula aproximadamente 2 tazas por persona, además de vasos para agua durante las ponencias. Si también sirves comida, cuenta un plato de cena, un plato de postre y un juego de cubiertos por asistente.
No esperes al montaje para revisar la mesa de oradores y el escenario. Confirma con el lugar al menos una semana antes qué piezas, soportes, percheros y mesas están incluidos y cuáles debes reservar aparte.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas sillas necesito para un congreso de 100 personas?: Prepara al menos 105 sillas para cubrir un margen del 5 %. Si esperas ponentes, personal o asistentes sin inscripción previa, sube el margen al 10 %: serían 110 sillas.
¿Cuánta vajilla hace falta para un congreso financiero?: Para una comida sentada, calcula un plato de cena, un plato de postre y un juego de cubiertos por persona. Añade un 10 % adicional y, para el café, unas 2 tazas y 2 cucharillas por asistente.
¿Cuándo debo comprobar el equipo técnico del congreso?: Haz una primera comprobación al menos 7 días antes para detectar adaptadores o cables que falten. Realiza una prueba completa con las presentaciones, micrófonos y sonido entre 24 y 48 horas antes.
¿Cuántas acreditaciones y tarjetas de nombre debo imprimir?: Imprime una acreditación por cada inscrito confirmado, ponente y miembro del equipo. Añade entre un 5 % y un 10 % de copias extra; para 100 participantes, prepara entre 105 y 110 acreditaciones.

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