Que faut-il prévoir pour un congrès des patients ?

Un congrès des patients demande plus qu’une salle et quelques chaises. Il faut prévoir l’accueil, l’identification des participants, le matériel de présentation et la restauration, sans oublier les besoins alimentaires et d’accessibilité recueillis lors des inscriptions. Cette liste vous aide à estimer les quantités et à vérifier les éléments souvent oubliés, comme les adaptateurs HDMI, les multiprises ou les exemplaires imprimés du programme.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 170
Tables de congrèsqté 18
Tables d’inscriptionqté 2
Tables des intervenantsqté 2
Tables de buffetqté 6
Nappesqté 24
Tabouretsqté 6

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Tables de mixageqté 2
Haut-parleursqté 4
Câbles HDMIqté 6
Adaptateurs HDMIqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Cliques de présentationqté 2
Pointeurs laserqté 2
Batteries externesqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 180
Assiettes à dessertqté 180
Bol à soupeqté 170
Tasses à caféqté 180
Verres à eauqté 220
Verres à vinqté 180
Cuillères à caféqté 180
Couvertsqté 200
Louchesqté 24

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 24
Pinces de serviceqté 12
Corbeilles à painqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 6
Plaques à inductionqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 8
Bacs de service en aluminiumqté 20

Décoration

Banderoles de congrèsqté 4
Toiles de fondqté 2
Compositions floralesqté 8
Décoration de tableqté 18
Badges nominatifsqté 180
Porte-badgesqté 180
Panneaux indicateursqté 12
Brochures du programmeqté 180
Stylosqté 180
Blocs-notesqté 180
Cartes de numéros de tableqté 18
Braceletsqté 180

Éclairage

Lampadaires LEDqté 6
Guirlandes lumineuses LEDqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balais à mainqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons microfibresqté 24
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses
- Grains de café - 6 kilogrammes
- Café décaféiné - 1 kilogramme
- Thé noir - 150 sachets
- Tisane - 100 sachets
- Thé chai - 50 sachets
- Lait - 20 litres
- Lait d’avoine - 8 litres
- Lait de soja - 4 litres
- Sucre - 4 kilogrammes
- Édulcorants - 500 pièces
- Citrons - 4 kilogrammes
- Eau minérale plate - 80 litres
- Eau minérale gazeuse - 60 litres
- Cola - 24 litres
- Cola Zero - 24 litres
- Sinas - 12 litres
- Tonic - 8 liter
- Jus de pomme - 12 litres
- Jus d'orange - 12 litres
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Bière blanche - 48 bouteilles
- Vin rouge - 24 bouteilles
- Vin blanc - 24 bouteilles
- Prosecco - 12 bouteilles
- Baguettes - 25 pièces
- Pain complet - 15 pains
- Pain sans gluten - 4 pains
- Beurre doux - 3 kilogrammes
- Fromage frais - 3 kilogrammes
- Fromage jeune - 5 kilogrammes
- Blanc de poulet fumé - 3 kilogrammes
- Tartinade végétarienne - 3 kilogrammes
- Houmous - 4 kilogrammes
- Beurre de cacahuète - 2 kilogrammes
- Confiture de fraises - 2 kilogrammes
- Concombres - 5 kilogrammes
- Tomates cerises - 5 kilogrammes
- Carottes - 5 kilogrammes
- Poivrons - 4 kilogrammes
- Laitue pommée - 3 kilogrammes
- Pommes - 20 kilogrammes
- Bananes - 15 kilogrammes
- Raisins - 10 kilogrammes
- Mandarines - 10 kilogrammes
- Yaourt - 12 kilogrammes
- Granola - 5 kilogrammes
- Noix - 2 kilogrammes
- Amandes - 2 kilogrammes
- Raisins secs - 2 kilogrammes
- Chips au paprika - 10 sacs
- Chips nature - 10 sachets
- Snacks salés - 8 sacs
- Olives - 4 kilogrammes
- Noix mélangées - 4 kilogrammes
- Wraps - 250 pièces
- Riz basmati - 8 kilogrammes
- Couscous - 6 kilogramme
- Pois chiches - 6 kilogrammes
- Lentilles - 5 kilogrammes
- Poivrons pour le dîner - 8 kilogrammes
- Courgettes - 8 kilogram
- Aubergines - 6 kilogrammes
- Oignons - 8 kilogrammes
- Ail - 1 kilogram
- Tomates en dés - 20 boîtes
- Lait de coco - 12 boîtes
- Bouillon de légumes - 2 kilogrammes
- Huile d'olive - 5 litres
- Huile de tournesol - 3 litres
- Vinaigre balsamique - 2 litres
- Mayonnaise - 3 kilogrammes
- Ketchup - 3 kilogrammes
- Moutarde - 2 kilogrammes
- Sauce pesto - 2 kilogrammes
- Sambal - 1 kilogramme
- Sel - 1 kilogram
- Poivre noir - 500 grammes
- Paprika en poudre - 500 grammes
- Poudre de curry - 500 gram
- Herbes italiennes - 250 gram
- Cumin - 250 grammes
- Persil frais - 500 grammes
- Coriandre fraîche - 500 grammes
- Jus de citron - 2 litres
- Biscuits dessert - 8 kilogrammes
- Chocolat noir - 3 kilogram
- Desserts vegan - 50 pièces
- Desserts sans gluten - 30 pièces
- Autocollants allergènes - 2 rouleaux
- Serviettes - 800 pièces
- Filtres à café - 300 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 500 pièces
- Gobelets en papier - 250 pièces
- Assiettes en papier - 250 pièces
- Film alimentaire - 4 rouleaux
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Papier cuisson - 4 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Sacs poubelle - 80 pièces
- Liquide vaisselle - 3 litres
- Nettoyant multiusage - 3 litres
- Nettoyant pour vitres - 2 litres
- Spray désinfectant - 2 litres
- Savon pour les mains - 8 flacons
- Gel désinfectant pour les mains - 8 bouteilles
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Essuie-tout - 12 paquets

Conseils

Prévoyez une chaise par participant inscrit, puis ajoutez 5 à 10 % de places pour les intervenants, l’équipe et les arrivées de dernière minute.
Pour chaque ordinateur ou projecteur, vérifiez au moins 48 heures avant le congrès les câbles HDMI, adaptateurs, rallonges et multiprises compatibles avec le matériel utilisé.
Préparez un badge nominatif par personne inscrite, plus 5 à 10 badges vierges pour les changements de dernière minute et les accompagnants ajoutés sur place.
Comptez au minimum un verre à eau par participant et par session de restauration. Ajoutez 10 % de vaisselle pour compenser les échanges, la casse et les besoins du personnel.
Gardez deux exemplaires imprimés du déroulé et de la liste de présence à la table d’inscription, ainsi qu’un exemplaire pour chaque intervenant et responsable de salle.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il prévoir pour un congrès des patients ?: Prévoyez une chaise par participant confirmé, puis ajoutez 5 à 10 % de marge. Pour 100 inscrits, installez donc 105 à 110 chaises, en tenant compte des intervenants et de l’équipe.
Combien de badges imprimer pour un congrès des patients ?: Imprimez un badge par inscrit et prévoyez 5 à 10 badges vierges supplémentaires. Pour 100 participants, préparez environ 105 à 110 badges et triez-les par ordre alphabétique avant l’ouverture.
Quand vérifier le matériel audiovisuel du congrès ?: Faites un essai complet au moins 48 heures avant l’événement, puis un second contrôle le jour même. Testez chaque ordinateur, projecteur, microphone, câble HDMI, adaptateur et présentation.
Quelle quantité de vaisselle prévoir pour la restauration ?: Comptez une pièce par personne et par type de service, avec une marge d’environ 10 %. Pour 100 convives, prévoyez par exemple 110 verres à eau et 110 jeux de couverts, en adaptant les assiettes et les tasses au menu.

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