Einkaufsliste für den Patientenkongress

Für einen Patientenkongress brauchst du mehr als Stühle und Beamer. Plane die Ausstattung nach Saalgröße, Teilnehmerzahl und Programm: Registrierung, Vorträge, Podium, Pausen und Catering haben jeweils eigene Anforderungen. Besonders häufig fehlen am Veranstaltungstag passende Adapter, zusätzliche Mikrofone, beschriftete Namensschilder oder ausreichend Geschirr. Die vorhandene Einkaufsliste bündelt Mobiliar, Technik und Serviceartikel, damit Aufbau und Einlass ohne kurzfristige Besorgungen funktionieren.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 170
KongresstischeAnz. 18
RegistrierungstischeAnz. 2
RednerpulteAnz. 2
BuffetischeAnz. 6
TischdeckenAnz. 24
HockerAnz. 6

Ausstattung

LaptopsAnz. 3
ProjektorenAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 2
MischpulteAnz. 2
LautsprecherAnz. 4
HDMI-KabelAnz. 6
HDMI-AdapterAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
PräsentationsklickerAnz. 2
LaserpointerAnz. 2
PowerbanksAnz. 6

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 180
DesserttellerAnz. 180
SuppenschalenAnz. 170
KaffeetassenAnz. 180
WassergläserAnz. 220
WeingläserAnz. 180
KaffeelöffelAnz. 180
BestecksetsAnz. 200
ServierlöffelAnz. 24

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
ServierschalenAnz. 24
ServierzangenAnz. 12
BrotkörbeAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 6
InduktionsplattenAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 8
Aluminium-ServierblecheAnz. 20

Dekoration

KongressbannerAnz. 4
HintergrundtücherAnz. 2
BlumenarrangementsAnz. 8
TischdekorationAnz. 18
NamensschilderAnz. 180
BadgehalterAnz. 180
WegweiserAnz. 12
ProgrammhefteAnz. 180
StifteAnz. 180
NotizblöckeAnz. 180
TischnummernkartenAnz. 18
ArmbänderAnz. 180

Beleuchtung

LED-StehlampenAnz. 6
LED-LichterkettenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
HandfegerAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 24
ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe
- Kaffeebohnen - 6 Kilogramm
- Koffeinfreier Kaffee - 1 kilogram
- Schwarzer Tee - 150 Beutel
- Kräutertee - 100 Beutel
- Chai-Tee - 50 Beutel
- Milch - 20 Liter
- Hafermilch - 8 Liter
- Sojamilch - 4 Liter
- Zucker - 4 Kilogramm
- Süßstofftabletten - 500 Stück
- Zitronen - 4 Kilogramm
- Stilles Mineralwasser - 80 Liter
- Sprudelndes Mineralwasser - 60 liter
- Cola - 24 Liter
- Cola Zero - 24 Liter
- Fanta - 12 Liter
- Tonic - 8 Liter
- Apfelsaft - 12 Liter
- Orangensaft - 12 Liter
- Alkoholfreies Bier - 48 Flaschen
- Weißbier - 48 Flaschen
- Rotwein - 24 Flaschen
- Weißwein - 24 Flaschen
- Prosecco - 12 Flaschen
- Baguettes - 25 Stück
- Vollkornbrot - 15 Brote
- Glutenfreies Brot - 4 Brote
- Süßrahmbutter - 3 Kilogramm
- Frischkäse - 3 Kilogramm
- Junger Käse - 5 Kilogramm
- Geräuchertes Hähnchenbrustfilet - 3 kilogram
- Vegetarischer Aufstrich - 3 kilogramm
- Hummus - 4 Kilogramm
- Erdnussbutter - 2 Kilogramm
- Erdbeermarmelade - 2 kilogramm
- Gurken - 5 Kilogramm
- Cherrytomaten - 5 Kilogramm
- Karotten - 5 Kilogramm
- Paprika - 4 Kilogramm
- Blattsalat - 3 Kilogramm
- Äpfel - 20 Kilogramm
- Bananen - 15 Kilogramm
- Trauben - 10 Kilogramm
- Mandarinen - 10 Kilogramm
- Joghurt - 12 Kilogramm
- Granola - 5 Kilogramm
- Walnüsse - 2 Kilogramm
- Mandeln - 2 Kilogramm
- Rosinen - 2 Kilogramm
- Paprikachips - 10 Tüten
- Naturelchips - 10 Tüten
- Knabbereien - 8 Tüten
- Oliven - 4 Kilogramm
- Gemischte Nüsse - 4 Kilogramm
- Wraps - 250 Stück
- Basmati-Reis - 8 Kilogramm
- Couscous - 6 Kilogramm
- Kichererbsen - 6 Kilogramm
- Linsen - 5 Kilogramm
- Paprika fürs Abendessen - 8 kilogram
- Zucchini - 8 Kilogramm
- Auberginen - 6 Kilogramm
- Zwiebeln - 8 Kilogramm
- Knoblauch - 1 kilogram
- Tomatenwürfel - 20 Dosen
- Kokosmilch - 12 Dosen
- Gemüsebouillon - 2 Kilogramm
- Olivenöl - 5 Liter
- Sonnenblumenöl - 3 Liter
- Balsamicoessig - 2 Liter
- Mayonnaise - 3 Kilogramm
- Ketchup - 3 Kilogramm
- Senf - 2 kilogramm
- Pestosauce - 2 Kilogramm
- Sambal - 1 Kilogramm
- Salz - 1 Kilogramm
- Schwarzer Pfeffer - 500 Gramm
- Paprikapulver - 500 Gramm
- Currypulver - 500 Gramm
- Italienische Kräuter - 250 Gramm
- Kreuzkümmel - 250 Gramm
- Frische Petersilie - 500 gram
- Frischer Koriander - 500 gramm
- Zitronensaft - 2 Liter
- Dessertkekse - 8 Kilogramm
- Zartbitterschokolade - 3 Kilogramm
- Vegane Desserts - 50 Stück
- Glutenfreie Desserts - 30 Stück
- Allergenaufkleber - 2 Rollen
- Servietten - 800 Stück
- Kaffeefilter - 300 Stück
- Rührstäbchen - 500 Stück
- Pappbecher - 250 Stück
- Pappteller - 250 Stück
- Frischhaltefolie - 4 Rollen
- Aluminiumfolie - 4 Rollen
- Backpapier - 4 Rollen
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Müllsäcke - 80 Stück
- Spülmittel - 3 liter
- Allzweckreiniger - 3 liter
- Glasreiniger - 2 Liter
- Desinfektionsspray - 2 Liter
- Handseife - 8 Flaschen
- Handdesinfektionsmittel - 8 Flaschen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Papierhandtücher - 12 Packungen

Tipps

Rechne bei Namensschildern und Anwesenheitslisten mit 10 Prozent Reserve. Bei 200 erwarteten Gästen sind das etwa 220 Exemplare – auch für kurzfristige Anmeldungen, beschädigte Badges und Referenten.
Plane pro Präsentationsplatz mindestens einen Laptop, einen Präsentationsklicker und die passenden HDMI-Adapter ein. Lege zusätzlich zwei Ersatzadapter und mehrere Verlängerungskabel bereit, statt erst beim Technikcheck nachzurüsten.
Bestelle bei Wasser und Pausengeschirr nicht exakt nach Sitzplatzanzahl. Für 200 Personen solltest du mindestens 220 Wassergläser sowie rund 220 Kaffeetassen und Bestecksets einplanen, wenn beide Pausen serviert werden.
Für Podium und Fragerunde brauchst du mehr als ein Rednermikrofon. Plane ein Mikrofon pro aktivem Sprecher und mindestens ein zusätzliches Funkmikrofon für Publikumsfragen ein; bei sechs Panelteilnehmern sind sieben Mikrofone ein sinnvoller Ausgangspunkt.
Prüfe die Technik spätestens 24 Stunden vor dem Einlass im aufgebauten Saal. Teste dabei Projektor, Leinwand, Mischpult, Lautsprecher, HDMI-Verbindung und Laserpointer mit den tatsächlichen Präsentationen.

Häufige Fragen

Was brauche ich für einen Patientenkongress?: Du brauchst Mobiliar für Registrierung, Vorträge und Catering, außerdem Laptop, Projektor, Leinwand, Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher, Kabel und Adapter. Für den Einlass gehören Namensschilder, Anwesenheitslisten und ein vorbereiteter Registrierungstisch dazu.
Wie viel Geschirr brauche ich für 100 Teilnehmer?: Plane mindestens 110 Stück je häufig verwendeter Geschirrart ein, also etwa 110 Wassergläser, Kaffeetassen und Bestecksets. Bei mehreren Cateringgängen brauchst du zusätzlich Dinner-Teller, Dessertteller oder Suppenschalen entsprechend der ausgegebenen Speisen.
Wie viele Mikrofone braucht ein Kongress?: Für einen Vortrag genügt meist ein Mikrofon für den Sprecher, bei einem Podium brauchst du eines pro aktivem Teilnehmer. Bei sechs Panelteilnehmern und Publikumsfragen solltest du mindestens 7, besser 8 Funkmikrofone einplanen.
Wann muss ich die Technik für den Patientenkongress prüfen?: Führe den vollständigen Techniktest spätestens 24 Stunden vor Beginn durch, möglichst im bereits eingerichteten Präsentationsraum. Prüfe jede Präsentation, HDMI-Adapter, Projektor, Ton, Mikrofone und den Präsentationsklicker mit den zuständigen Personen.

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