Boodschappenlijst voor een patiëntencongres

Voor een patiëntencongres heb je meer nodig dan stoelen en een presentatiescherm. Bezoekers moeten zich snel kunnen registreren, sprekers moeten zonder technische onderbreking kunnen presenteren en deelnemers moeten kunnen eten en drinken. Gebruik deze lijst om meubels, audiovisuele apparatuur, servies en hulpmiddelen tijdig te verzamelen. Controleer aantallen op basis van het verwachte bezoekersaantal en leg reservekabels, adapters en powerbanks apart klaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 170
Congrestafelsaantal 18
Registratietafelsaantal 2
Sprekerstafelsaantal 2
Buffettafelsaantal 6
Tafelkledenaantal 24
Krukkenaantal 6

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Mengpanelenaantal 2
Luidsprekersaantal 4
HDMI-kabelsaantal 6
HDMI-adaptersaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Presentatieklikkersaantal 2
Laserpointersaantal 2
Powerbanksaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 180
Dessertbordenaantal 180
Soepkommenaantal 170
Koffiekopjesaantal 180
Waterglazenaantal 220
Wijnglazenaantal 180
Koffielepelsaantal 180
Besteksetsaantal 200
Opscheplepelsaantal 24

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Serveerschalenaantal 24
Serveertangenaantal 12
Broodmandenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Inductieplatenaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 8
Aluminium serveerbakkenaantal 20

Decoratie

Congresbannersaantal 4
Achtergronddoekenaantal 2
Bloemstukkenaantal 8
Tafeldecoratieaantal 18
Naamkaartjesaantal 180
Badgehoudersaantal 180
Pijlbordenaantal 12
Programmafoldersaantal 180
Pennenaantal 180
Notitieblokkenaantal 180
Tafelnummerkaartenaantal 18
Polsbandjesaantal 180

Verlichting

LED-staande lampenaantal 6
LED-lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Handvegersaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 24
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 6 kilogram
- Cafeïnevrije koffie - 1 kilogram
- Zwarte thee - 150 zakjes
- Kruidenthee - 100 zakjes
- Chai thee - 50 zakjes
- Melk - 20 liter
- Havermelk - 8 liter
- Sojamelk - 4 liter
- Suiker - 4 kilogram
- Zoetjes - 500 stuks
- Citroenen - 4 kilogram
- Plat mineraalwater - 80 liter
- Bruisend mineraalwater - 60 liter
- Cola - 24 liter
- Cola Zero - 24 liter
- Sinas - 12 liter
- Tonic - 8 liter
- Appelsap - 12 liter
- Sinaasappelsap - 12 liter
- Alcoholvrij bier - 48 flesjes
- Witbier - 48 flesjes
- Rode wijn - 24 flessen
- Witte wijn - 24 flessen
- Prosecco - 12 flessen
- Baguettes - 25 stuks
- Volkorenbrood - 15 broden
- Glutenvrij brood - 4 broden
- Roomboter - 3 kilogram
- Roomkaas - 3 kilogram
- Jonge kaas - 5 kilogram
- Gerookte kipfilet - 3 kilogram
- Vegetarische spread - 3 kilogram
- Hummus - 4 kilogram
- Pindakaas - 2 kilogram
- Aardbeienjam - 2 kilogram
- Komkommers - 5 kilogram
- Cherrytomaten - 5 kilogram
- Wortels - 5 kilogram
- Paprika's - 4 kilogram
- Bladsla - 3 kilogram
- Appels - 20 kilogram
- Bananen - 15 kilogram
- Druiven - 10 kilogram
- Mandarijnen - 10 kilogram
- Yoghurt - 12 kilogram
- Granola - 5 kilogram
- Walnoten - 2 kilogram
- Amandelen - 2 kilogram
- Rozijnen - 2 kilogram
- Paprikachips - 10 zakken
- Naturelchips - 10 zakken
- Zoutjes - 8 zakken
- Olijven - 4 kilogram
- Gemengde noten - 4 kilogram
- Wraps - 250 stuks
- Basmati rijst - 8 kilogram
- Couscous - 6 kilogram
- Kikkererwten - 6 kilogram
- Linzen - 5 kilogram
- Paprika's voor diner - 8 kilogram
- Courgettes - 8 kilogram
- Aubergines - 6 kilogram
- Uien - 8 kilogram
- Knoflook - 1 kilogram
- Tomatenblokjes - 20 blikken
- Kokosmelk - 12 blikken
- Groentebouillon - 2 kilogram
- Olijfolie - 5 liter
- Zonnebloemolie - 3 liter
- Balsamicoazijn - 2 liter
- Mayonaise - 3 kilogram
- Ketchup - 3 kilogram
- Mosterd - 2 kilogram
- Pestosaus - 2 kilogram
- Sambal - 1 kilogram
- Zout - 1 kilogram
- Zwarte peper - 500 gram
- Paprikapoeder - 500 gram
- Kerriepoeder - 500 gram
- Italiaanse kruiden - 250 gram
- Komijn - 250 gram
- Verse peterselie - 500 gram
- Verse koriander - 500 gram
- Citroensap - 2 liter
- Dessertkoekjes - 8 kilogram
- Pure chocolade - 3 kilogram
- Vegan desserts - 50 stuks
- Glutenvrije desserts - 30 stuks
- Allergenenstickers - 2 rollen
- Servetten - 800 stuks
- Koffiefilters - 300 stuks
- Roerstaafjes - 500 stuks
- Papieren bekers - 250 stuks
- Papieren borden - 250 stuks
- Vershoudfolie - 4 rollen
- Aluminiumfolie - 4 rollen
- Bakpapier - 4 rollen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Afvalzakken - 80 stuks
- Vaatwasmiddel - 3 liter
- Allesreiniger - 3 liter
- Glasreiniger - 2 liter
- Desinfecterende spray - 2 liter
- Handzeep - 8 flessen
- Handdesinfectiemiddel - 8 flessen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Papieren handdoeken - 12 pakken

Tips

Plan per 50 deelnemers minimaal één registratietafel en leg naamkaartjes, badges en de aanwezigheidslijst daar in een vaste volgorde klaar. Zo blijft de ontvangst ook tijdens de drukste 15 minuten overzichtelijk.
Voorzie per presentatieplek een laptop, HDMI-kabel, HDMI-adapter en presentatieklikker. Leg minstens twee extra HDMI-kabels en één extra adapter achter de hand; die worden vaak pas bij de opbouw gemist.
Reken bij een congres met parallelle onderdelen op één microfoon per spreker die tegelijk aan het woord is, plus één reserve. Test draadloze microfoons, mengpaneel en luidsprekers uiterlijk 60 minuten voor de ontvangst.
Stem servies af op het programma: per deelnemer heb je doorgaans één waterglas en één bestekset nodig, en voor een lunch met dessert minimaal één dinerbord en één dessertbord per persoon. Voeg 10 procent reserve toe.
Zet toegankelijkheid niet pas op de congresdag uit. Houd bij de zaalindeling ruimte vrij voor rolstoelen en begeleiders en controleer uiterlijk één week vooraf of extra stoelen, krukken of aangepaste voorzieningen nodig zijn.

Veelgestelde vragen

Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een patiëntencongres?: Bestel één stoel per aangemelde deelnemer en voeg 5 tot 10 procent reserve toe. Bij 100 deelnemers betekent dat 105 tot 110 stoelen, exclusief stoelen voor sprekers, techniek en registratie.
Hoeveel microfoons zijn nodig op een patiëntencongres?: Gebruik minimaal één draadloze microfoon per spreker die tegelijk spreekt en één extra exemplaar voor vragen uit de zaal. Bij een panel van vier personen zijn dus vijf microfoons praktisch.
Wanneer moet ik de catering en dieetwensen bevestigen?: Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en geef het definitieve aantal uiterlijk 7 dagen voor het congres door aan de cateraar. Controleer de bestelling nogmaals 48 uur vooraf, inclusief allergieën en toegankelijkheidsbehoeften.
Hoeveel servies moet ik inkopen voor een congreslunch?: Reken per deelnemer op één waterglas en één bestekset, plus één dinerbord en eventueel één dessertbord. Neem 10 procent reserve; voor 80 deelnemers zijn dat bijvoorbeeld 88 glazen, besteksets en borden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!