Que faut-il prévoir pour un congrès de police ?

Un congrès de police demande plus qu’une salle et un programme imprimé. Il faut prévoir l’accueil des participants, la sonorisation des intervenants, les présentations, les pauses et le service des repas. Cette liste rassemble le mobilier, le matériel technique et la vaisselle à acheter ou à réserver. Adaptez les quantités au nombre d’inscrits, puis gardez une marge de 10 % pour les verres, les badges et les documents.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 120
Tables pliantesqté 18
Tables d’inscriptionqté 3
Pupitre
Éléments de podiumqté 4
Fauteuils loungeqté 8
Porte-manteauxqté 4

Équipement

Projecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateur portable de présentationqté 2
Microphones sans filqté 4
Microphones de tableqté 4
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Câbles HDMIqté 6
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Pointeurs laserqté 3
Batteries externesqté 6
Chargeurs d’ordinateur portableqté 4
Routeurs Wi-Fiqté 2

Vaisselle

Verres à eauqté 140
Tasses à caféqté 120
Verres à théqté 60
Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 24
Pinces de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Chauffe-platsqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et de serviceqté 6
Petits bolsqté 24
Bacs à glaçonsqté 4

Décoration

Supports de badges nominatifsqté 120
Nappesqté 18
Bannières de congrèsqté 6
Porte-affichesqté 20
Pots à stylosqté 12
Panneaux directionnelsqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Spots de présentationqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3

Catering

Courses
- Grains de café - 4 kilogrammes
- Café décaféiné - 1 kilogramme
- Assortiment de sachets de thé - 250 pièces
- Tisane - 80 sachets
- Sucre - 2 kilogrammes
- Édulcorants - 300 pièces
- Lait demi-écrémé - 18 litre
- Lait d’avoine - 6 litres
- Jus de citron - 2 bouteilles
- Spa Blauw - 120 bouteilles
- Spa Rood - 60 bouteilles
- Cola - 24 bouteilles
- Cola Zero - 24 bouteilles
- Sinas - 12 bouteilles
- Jus de pomme - 12 litres
- Jus d'orange - 12 litres
- Bière - 120 bouteilles
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Vin blanc - 18 bouteilles
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Bulles - 6 bouteilles
- Baguettes - 30 pièces
- Pain complet - 12 pains
- Mini-pains - 240 pièces
- Beurre doux - 2 kilogrammes
- Jeune fromage - 4 kilogrammes
- Brie - 2 kilogrammes
- Fromage frais - 2 kilogrammes
- Jambon - 3 kilogrammes
- Blanc de poulet en tranches - 3 kilogram
- Saumon fumé - 2 kilogrammes
- Houmous - 3 kilogrammes
- Concombre - 4 kilogrammes
- Tomates - 5 kilogrammes
- Laitue - 3 têtes
- Poivrons - 3 kilogrammes
- Roquette - 1 kilogramme
- Beurre aux herbes - 2 kilogrammes
- Mayonnaise - 2 litres
- Moutarde - 1 litre
- Pesto - 1 kilogramme
- Huile d’olive - 1 litre
- Vinaigre balsamique - 500 milliliter
- Sel - 500 grammes
- Poivre noir - 250 grammes
- Salade composée - 8 kilogrammes
- Salade de pâtes - 8 kilogrammes
- Salade de pommes de terre - 6 kilogram
- Légumes grillés - 5 kilogrammes
- Quiche végétarienne - 40 parts
- Brochettes de poulet - 120 pièces
- Falafel - 120 pièces
- Sauce dip - 3 litres
- Fruits frais - 15 kilogrammes
- Raisins - 5 kilogrammes
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Biscuits - 6 kilogrammes
- Brownies - 120 pièces
- Mélange de noix - 3 kilogrammes
- Chips au paprika - 3 kilogrammes
- Chips nature - 3 kilogramme
- Olives - 2 kilogrammes
- Mélange apéritif - 3 kilogrammes
- Glaçons - 20 kilogrammes
- Serviettes - 1000 pièces
- Filtres à café en papier - 200 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 500 pièces
- Boîtes à lunch en carton - 20 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 60 pièces
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Spray désinfectant - 3 flacons
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons en microfibre - 20 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Désinfectant pour les mains - 6 bouteilles

Conseils

Prévoyez environ 10 % de chaises en plus que le nombre de participants attendus : pour 50 personnes, installez 55 places afin de gérer les changements de dernière minute.
Pour l’accueil, comptez au moins deux tables d’inscription dès 80 participants et préparez les badges par ordre alphabétique. Gardez une réserve d’environ 10 % de badges vierges.
Testez le projecteur, l’écran, l’ordinateur, les microphones et chaque câble au plus tard la veille. Prévoyez au moins deux câbles HDMI, deux rallonges et deux multiprises pour éviter un branchement manquant.
Pour une journée complète, comptez au minimum trois verres à eau et deux tasses ou verres par personne si la vaisselle n’est pas lavée pendant l’événement. Ajoutez 10 % de marge pour les pauses et les intervenants.
Réservez les routeurs Wi-Fi et les batteries externes au moins une semaine avant le congrès. Une connexion dédiée et deux batteries externes pour 10 participants équipés limitent les problèmes pendant les présentations.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il pour un congrès de police ?: Prévoyez une chaise par participant, intervenant et membre de l’organisation. Ajoutez 10 % de réserve : pour 100 inscrits, préparez environ 110 chaises.
Quel matériel audiovisuel faut-il pour un congrès de police ?: Prévoyez un projecteur, un écran, un ordinateur de présentation, des microphones sans fil, des microphones de table, des haut-parleurs et une table de mixage. Testez tout au plus tard la veille et gardez deux câbles HDMI de secours.
Combien de vaisselle prévoir pour 50 participants ?: Comptez au moins 150 verres à eau et 100 tasses ou verres pour le café et le thé sur une journée, si aucune vaisselle n’est lavée entre les pauses. Prévoyez aussi 55 assiettes et couverts pour absorber les invités supplémentaires.
Quand réserver le matériel pour un congrès de police ?: Réservez la salle, le mobilier, le traiteur et la technique au moins quatre à six semaines avant la date. Confirmez les fournisseurs et les quantités finales une semaine avant, après la clôture des inscriptions.

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