Que faut-il prévoir pour un congrès de géologie ?

Un congrès de géologie demande plus que des chaises et un projecteur. Il faut prévoir l’accueil des participants, les badges, les supports de programme, les pauses café, le déjeuner et le matériel nécessaire aux conférences. Cette liste rassemble les fournitures et équipements à acheter ou à réserver pour une journée structurée, avec plusieurs intervenants et des temps de restauration. Vérifiez les quantités à partir du nombre d’inscrits, puis ajoutez une petite marge pour les arrivées de dernière minute.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de congrèsqté 18
Chaisesqté 170
Table d'inscriptionqté 2
Table de prise de parole
Tabouretsqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 180
Verresqté 180
Assiettes de dînerqté 180
Assiettes à dessertqté 180
Couteauxqté 180
Fourchettesqté 180
Cuillèresqté 180
Couverts de serviceqté 20
Pichets à caféqté 8
Théièresqté 4
Carafes d’eauqté 12

Catering

Bacs à buffetqté 12
Bains-marieqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service pour snacksqté 8
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 12
Glacièresqté 6
Distributeurs de boissonsqté 4
Courses
- Grains de café - 6 kilos
- Café décaféiné - 1 kilo
- Thé noir - 6 boîtes
- Thé vert - 3 boîtes
- Tisanes - 3 boîtes
- Sucre - 4 kilos
- Édulcorants - 400 pièces
- Lait demi-écrémé - 18 litre
- Lait d’avoine - 8 litres
- Lait sans lactose - 4 litres
- Rondelles de citron - 3 kilos
- Eau minérale plate - 12 caisses
- Eau minérale pétillante - 10 caisses
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Tonic - 4 bouteilles
- Bière de gingembre - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 8 litres
- Jus d'orange - 10 litres
- Jus de tomate - 4 litres
- Bière sans alcool - 4 caisses
- Pils - 8 caisses
- Vin blanc - 18 bouteilles
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Vin blanc sans alcool - 6 bouteilles
- Baguettes - 45 pièces
- Pain complet - 12 pains
- Pain sans gluten - 4 pains
- Beurre doux - 2 kilo
- Margarine - 2 kilo
- Jeune fromage - 4 kilos
- Brie - 2 kilos
- Fromage frais - 2 kilos
- Houmous - 3 kilos
- Fromage aux herbes - 1 kilo
- Jambon - 3 kilo
- Blanc de poulet fumé - 2 kilos
- Salade de thon - 2 kilos
- Tartinade de légumes sans œufs - 2 kilos
- Laitue pommée - 12 pièces
- Concombres - 20 pièces
- Tomates - 8 kilos
- Poivrons - 5 kilos
- Oignons rouges - 2 kilo
- Roquette - 2 kilos
- Carottes - 4 kilo
- Maïs - 12 boîtes
- Pois chiches - 12 boîtes
- Olives - 3 kilos
- Cornichons - 3 bocaux
- Pommes de terre - 25 kilos
- Riz - 8 kilos
- Pâtes - 8 kilos
- Pâtes sans gluten - 2 kilo
- Blanc de poulet - 15 kilos
- Filet de saumon - 8 kilo
- Tofu - 6 kilos
- Steaks végétaux - 80 pièces
- Brocoli - 8 kilo
- Choux-fleurs - 6 pièces
- Courgettes - 6 kilos
- Haricots verts - 8 kilos
- Champignons - 5 kilos
- Sauce tomate - 10 litres
- Pesto - 2 kilo
- Mayonnaise - 3 litres
- Ketchup - 3 litres
- Moutarde - 2 litres
- Huile d'olive - 3 litres
- Huile de friture - 3 litres
- Vinaigre balsamique - 1 liter
- Sel - 1 kilo
- Poivre noir - 500 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Herbes italiennes - 250 gram
- Ail - 1 kilo
- Ciboulette - 500 grammes
- Persil - 500 grammes
- Basilic - 500 grammes
- Yaourt - 8 kilos
- Yaourt végétal - 4 kilos
- Muesli - 5 kilos
- Flocons d'avoine - 3 kilo
- Pommes - 12 kilos
- Bananes - 10 kilos
- Raisins - 8 kilos
- Oranges - 10 kilos
- Poires - 8 kilos
- Fraises - 5 kilo
- Noix - 2 kilos
- Amandes - 2 kilos
- Noix de cajou - 2 kilo
- Barres de céréales sans fruits à coque - 180 pièces
- Chips au paprika - 12 sachets
- Chips nature - 12 sachets
- Galettes de riz - 10 paquets
- Crackers salés - 10 paquets
- Chocolat noir - 3 kilos
- Biscuits - 12 paquets
- Miel - 2 kilo
- Confiture - 3 pots
- Serviettes - 600 pièces
- Gobelets à café en papier - 300 pièces
- Bâtonnets mélangeurs en bois - 300 pièces
- Pailles en papier - 200 pièces
- Film alimentaire - 4 rouleaux
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Papier cuisson - 4 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Pastilles pour lave-vaisselle - 60 pièces
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant désinfectant - 3 bouteilles
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 8 flacons
- Gel désinfectant pour les mains - 8 flacons
- Essuie-tout - 12 paquets

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Projecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Cliqueur de présentationqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 10
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs USB-Cqté 4
Pointeur laserqté 2
Chevaletsqté 4
Supports pour paperboardqté 4
Minuteur de présentationqté 2
Ordinateurs portables d’inscriptionqté 2
Terminal de paiement
Imprimante d'étiquettes

Décoration

Bannière de congrèsqté 2
Jupes de tableqté 8
Présentoirs pour cartes nominativesqté 12
Compositions floralesqté 8
Échantillons de roches géologiquesqté 20
Présentoirs de comptoirqté 10

Bureau

Supports de badges nominatifsqté 180
Lanyardsqté 180
Brochures du programmeqté 180
Blocs-notesqté 180
Stylos à billeqté 200
Étiquettes nominativesqté 200
Papier d'impression A4qté 2
Marqueursqté 12
Pots à stylosqté 6
Presse-papiersqté 8
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 4
Agrafeusesqté 3
Agrafesqté 5
Destructeur de documents

Nettoyage

Poubellesqté 12
Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 8
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20
Bacs de tri des déchetsqté 6

Sécurité

Goulottes de câblesqté 12
Tapis antidérapantsqté 8
Lampes de pocheqté 4

Conseils

Prévoyez une table d’inscription distincte de la table de prise de parole : l’accueil reste ainsi accessible pendant les conférences. Comptez environ 1 badge et 1 programme imprimé par participant, plus 5 à 10 % d’exemplaires supplémentaires.
Pour les pauses café, prévoyez au minimum 2 tasses et 2 verres par personne si la vaisselle n’est pas lavée entre les services. Ajoutez plusieurs carafes d’eau et des thermos pour éviter une file d’attente autour d’une seule machine.
Réservez le matériel de présentation au moins 2 semaines avant le congrès : ordinateur portable, projecteur, écran et cliqueur. Testez les présentations et les microphones sans fil la veille, notamment les adaptateurs et les fichiers vidéo.
Pour le déjeuner et les collations, commandez les repas adaptés à partir des besoins alimentaires recueillis lors de l’inscription. Ajoutez 5 à 10 % de portions ou confirmez avec le traiteur le délai possible pour obtenir un repas supplémentaire.
N’attendez pas le jour du congrès pour installer la signalétique et les badges nominatifs. Préparez les badges classés par ordre alphabétique et placez les panneaux d’orientation au moins 60 minutes avant l’ouverture de l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il pour un congrès de géologie ?: Prévoyez une chaise par participant inscrit, intervenants compris, puis ajoutez 5 à 10 % de places libres. Pour 100 personnes, cela représente environ 105 à 110 chaises.
Combien de programmes et de badges faut-il imprimer ?: Imprimez un programme et un badge par personne confirmée, avec 5 à 10 % d’exemplaires en réserve. Pour 80 inscrits, préparez donc 84 à 88 exemplaires.
Combien de temps à l’avance réserver le traiteur et la technique ?: Réservez le catering et le matériel technique au moins 2 à 4 semaines avant le congrès. Confirmez les quantités de repas et les besoins alimentaires 5 à 7 jours avant l’événement.
Quel matériel faut-il tester avant les conférences ?: Testez l’ordinateur, le projecteur, l’écran, le cliqueur et chaque microphone sans fil la veille. Prévoyez au moins 30 minutes le matin même pour un second contrôle et le chargement des présentations.

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