Qué necesitas para organizar un congreso de geología
Para un congreso de geología necesitas mucho más que una sala y un programa. Esta lista reúne el material para recibir a los participantes, servir las pausas y comidas, y mantener las ponencias en marcha sin interrupciones. Calcula las cantidades según el número confirmado de asistentes y añade margen para sustituciones, dietas especiales y consumibles. El equipo técnico y la señalización suelen ser lo que más tarde se comprueba, así que conviene cerrarlos con antelación.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas para congresocant. 18
- Sillascant. 170
- Mesa de registrocant. 2
- Mesa de oradores
- Taburetescant. 6
Vajilla
- Tazas de cafécant. 180
- Vasoscant. 180
- Platos de cenacant. 180
- Platos de postrecant. 180
- Cuchilloscant. 180
- Tenedorescant. 180
- Cucharascant. 180
- Cubiertos de serviciocant. 20
- Jarras de cafécant. 8
- Teterascant. 4
- Jarras de aguacant. 12
Catering
- Bandejas de bufécant. 12
- Chafing dishescant. 6
- Bandejas de servircant. 12
- Bandejas para servir aperitivoscant. 8
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Termoscant. 12
- Neveras portátilescant. 6
- Dispensadores de bebidascant. 4
- Compras
- Granos de café - 6 kilo
- Café descafeinado - 1 kilo
- Té negro - 6 cajas
- Té verde - 3 cajas
- Té de hierbas - 3 cajas
- Azúcar - 4 kilo
- Caramelos - 400 unidades
- Leche semidesnatada - 18 litros
- Leche de avena - 8 litros
- Leche sin lactosa - 4 litros
- Rodajas de limón - 3 kilos
- Agua mineral sin gas - 12 cajas
- Agua mineral con gas - 10 cajas
- Cola - 8 botellas
- Cola Zero - 8 botellas
- Gaseosa de naranja - 6 botellas
- Tónica - 4 botellas
- Ginger beer - 4 botellas
- Zumo de manzana - 8 litros
- Zumo de naranja - 10 litros
- Zumo de tomate - 4 litros
- Cerveza sin alcohol - 4 cajas
- Cerveza pilsener - 8 cajas
- Vino blanco - 18 botellas
- Vino tinto - 12 botellas
- Vino blanco sin alcohol - 6 botellas
- Baguettes - 45 piezas
- Pan integral - 12 panes
- Pan sin gluten - 4 barras
- Mantequilla - 2 kilos
- Margarina - 2 kilos
- Queso joven - 4 kilos
- Brie - 2 kilos
- Queso crema - 2 kilo
- Hummus - 3 kilos
- Queso fresco con hierbas - 1 kilo
- Jamón - 3 kilo
- Pechuga de pollo ahumada - 2 kilo
- Ensalada de atún - 2 kilos
- Crema de verduras sin huevo - 2 kilos
- Lechuga iceberg - 12 unidades
- Pepinos - 20 piezas
- Tomates - 8 kilos
- Pimientos - 5 kilo
- Cebollas rojas - 2 kilo
- Rúcula - 2 kilo
- Zanahorias - 4 kilo
- Maíz - 12 latas
- Garbanzos - 12 latas
- Aceitunas - 3 kilos
- Pepinillos - 3 tarros
- Patatas - 25 kilos
- Arroz - 8 kilos
- Pasta - 8 kilo
- Pasta sin gluten - 2 kilos
- Pechuga de pollo - 15 kilo
- Filete de salmón - 8 kilos
- Tofu - 6 kilos
- Hamburguesas vegetales - 80 unidades
- Brócoli - 8 kilos
- Coliflor - 6 unidades
- Calabacines - 6 kilos
- Judías verdes - 8 kilo
- Champiñones - 5 kilos
- Salsa de tomate - 10 litros
- Pesto - 2 kilo
- Mayonesa - 3 litros
- Kétchup - 3 litros
- Mostaza - 2 litros
- Aceite de oliva - 3 litros
- Aceite para freír - 3 litros
- Vinagre balsámico - 1 litro
- Sal - 1 kilo
- Pimienta negra - 500 gramos
- Pimentón en polvo - 250 gramos
- Hierbas italianas - 250 gramos
- Ajo - 1 kilo
- Cebollino - 500 gramos
- Perejil - 500 gramos
- Albahaca - 500 gramos
- Yogur - 8 kilos
- Yogur vegetal - 4 kilo
- Muesli - 5 kilo
- Avena - 3 kilo
- Manzanas - 12 kilo
- Plátanos - 10 kilo
- Uvas - 8 kilos
- Naranjas - 10 kilos
- Peras - 8 kilo
- Fresas - 5 kilo
- Nueces - 2 kilo
- Almendras - 2 kilos
- Anacardos - 2 kilo
- Barritas de muesli sin frutos secos - 180 unidades
- Patatas fritas de pimentón - 12 bolsas
- Patatas naturales - 12 bolsas
- Tortitas de arroz - 10 paquetes
- Crackers salados - 10 paquetes
- Chocolate negro - 3 kilos
- Galletas - 12 paquetes
- Miel - 2 kilos
- Mermelada - 3 tarros
- Servilletas - 600 unidades
- Vasos de papel para café - 300 unidades
- Palitos de madera para remover - 300 unidades
- Pajitas de papel - 200 unidades
- Film transparente - 4 rollos
- Papel de aluminio - 4 rollos
- Papel de hornear - 4 rollos
- Papel de cocina - 12 rollos
- Bolsas de basura - 100 unidades
- Pastillas para lavavajillas - 60 unidades
- Lavavajillas - 4 botellas
- Limpiador multiusos - 4 botellas
- Limpiador desinfectante - 3 botellas
- Papel higiénico - 48 rollos
- Jabón de manos - 8 botellas
- Gel desinfectante de manos - 8 botellas
- Toallas de papel - 12 paquetes
Equipo
- Portátilcant. 2
- Proyectorcant. 2
- Pantalla de proyeccióncant. 2
- Clic de presentacióncant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 4
- Soportes para micrófonocant. 2
- Altavocescant. 4
- Mesa de mezclas
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 10
- Cables HDMIcant. 4
- Adaptadores USB-Ccant. 4
- Puntero lásercant. 2
- Pizarras de hojascant. 4
- Atriles de rotafoliocant. 4
- Temporizador de presentacióncant. 2
- Portátiles de registrocant. 2
- Terminal de pago
- Impresora de etiquetas
Decoración
- Banner del congresocant. 2
- Faldones para mesascant. 8
- Soportes para tarjetas de nombrecant. 12
- Arreglos floralescant. 8
- Muestras geológicas de rocacant. 20
- Soportes de mostradorcant. 10
Oficina
- Portanombrescant. 180
- Lanyardscant. 180
- Folletos del programacant. 180
- Bloc de notascant. 180
- Bolígrafoscant. 200
- Pegatinas con nombrecant. 200
- Papel de impresión A4cant. 2
- Rotuladores fosforescentescant. 12
- Portalápicescant. 6
- Portapapelescant. 8
- Cinta adhesivacant. 6
- Tijerascant. 4
- Grapadorascant. 3
- Grapascant. 5
- Destructora de papel
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Dispensadores de desinfectante de manoscant. 8
- Cubos de limpiezacant. 4
- Fregonascant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Guantes de limpiezacant. 8
- Paños de microfibracant. 20
- Contenedores de separación de residuoscant. 6
Seguridad
- Canaletas para cablescant. 12
- Alfombrillas antideslizantescant. 8
- Linternascant. 4
Consejos
- Prepara las acreditaciones y los folletos del programa al menos 3 días antes, y lleva un pequeño margen de copias para cambios de última hora o registros no previstos.
- Para la pausa de café, calcula 2 tazas y 2 vasos por persona si habrá dos servicios; reserva también jarras, termos o máquinas suficientes para que no se formen colas.
- Confirma el catering 5 días antes con el número actualizado de asistentes y separa las comidas para dietas especiales con etiquetas visibles desde el montaje.
- Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, el clic de presentación y los micrófonos inalámbricos como conjunto al menos 2 horas antes de la primera ponencia.
- Coloca la mesa de registro y la señalización 60 minutos antes de abrir; comprueba que el recorrido desde la entrada hasta la sala se entiende sin tener que preguntar.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuánta vajilla necesito para un congreso de geología?
- Calcula una taza y un vaso por persona y servicio, más un 10 % de reserva. Para un almuerzo sentado, añade un plato de cena, un plato de postre y un juego de cubiertos por asistente.
- ¿Cuándo debo confirmar el catering del congreso?
- Confírmalo al menos 5 días antes y actualiza el número final de comensales entre 24 y 48 horas antes, según las condiciones del proveedor. En ese momento revisa también las preferencias dietéticas.
- ¿Cuándo hay que probar el equipo de las presentaciones?
- Haz una prueba completa 2 horas antes de empezar, con el portátil, el proyector, la pantalla, el clic y los micrófonos. Pide a cada ponente que entregue su presentación como mínimo 24 horas antes.
- ¿Cuántos folletos y acreditaciones debo imprimir?
- Imprime una acreditación y un folleto por participante confirmado, más un 10 % adicional. Si esperas 200 asistentes, prepara 220 unidades de cada uno para cubrir errores y registros tardíos.
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