Que faut-il prévoir pour un congrès commercial ?

Pour un congrès commercial, la liste d’achats ne se limite pas au café et aux bouteilles d’eau. Il faut aussi prévoir la vaisselle, les câbles, les adaptateurs et les accessoires qui permettent aux présentations de se dérouler sans interruption. Comptez le matériel selon le nombre de participants, d’intervenants et de salles utilisées. Cette page vous aide à vérifier les fournitures à acheter ou à apporter avant le jour du congrès.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 110
Tables de congrèsqté 15
Tables d’inscriptionqté 2
Table de prise de parole
Porte-manteauxqté 2
Tables de buffetqté 4
Nappesqté 15

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 2
Cliques de présentationqté 2
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Mixeur audio
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Clés USBqté 4
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Passe-câblesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Assiettesqté 130
Couvertsqté 130
Cuillères de serviceqté 12
Carafesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Louchesqté 10
Conteneurs alimentairesqté 12
Thermosqté 4

Décoration

Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120
Lanyardsqté 120
Brochures du programmeqté 120
Numéros de tableqté 15
Panneaux directionnelsqté 8
Panneau d’accueil
Panneaux de tables hautesqté 10
Pots à stylosqté 10

Catering

Serviettesqté 300
Petites cuillères à caféqté 120
Poubellesqté 8
Distributeurs de boissonsqté 4
Carafes d’eauqté 12
Courses
- Grains de café - 4 kilogrammes
- Café décaféiné - 1 kilogramme
- Thé noir - 4 boîtes
- Thé vert - 2 boîtes
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Sucre - 3 kilogrammes
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 8 litres
- Crème pour café demi-écrémée - 4 litres
- Eau minérale plate - 10 casiers
- Eau minérale gazeuse - 6 caisses
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Ice tea - 4 bouteilles
- Tonic - 3 bouteilles
- Ginger beer - 3 bouteilles
- Jus de pomme - 6 litres
- Jus d'orange - 6 litres
- Bière - 8 caisses
- Bière sans alcool - 3 caisses
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Rosé - 6 bouteilles
- Prosecco - 6 bouteilles
- Citrons - 3 kilogrammes
- Citrons verts - 2 kilogrammes
- Glaçons - 20 kilogrammes
- Beurre doux - 2 kilogrammes
- Margarine - 1 kilogramme
- Fromage frais - 2 kilogrammes
- Jeune fromage - 4 kilogrammes
- Fromage affiné - 3 kilogrammes
- Brie - 2 kilogrammes
- Jambon - 3 kilogrammes
- Émincé de blanc de poulet - 2 kilogram
- Houmous - 2 kilogrammes
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture de fraises - 2 pots
- Pain complet - 12 pains
- Pain blanc - 8 pains
- Petits pains aux céréales - 120 pièces
- Croissants - 100 pièces
- Mini muffins - 120 pièces
- Tarte aux pommes - 6 pièces
- Biscuits - 6 kilogrammes
- Chips au paprika - 3 kilogrammes
- Chips nature - 3 kilogramme
- Mélange de noix - 3 kilogrammes
- Crackers salés - 4 paquets
- Raisins - 5 kilogrammes
- Pommes - 8 kilogrammes
- Bananes - 6 kilogrammes
- Mandarines - 5 kilogrammes
- Concombres - 3 kilogrammes
- Tomates cerises - 4 kilogrammes
- Carottes - 3 kilogrammes
- Salade mixte - 5 kilogrammes
- Roquette - 1 kilogramme
- Poivrons - 3 kilogrammes
- Oignons rouges - 1 kilogramme
- Pommes de terre grenaille - 12 kilogram
- Riz - 8 kilogrammes
- Pâtes - 8 kilogrammes
- Sauce tomate pour pâtes - 8 litres
- Sauce tomate - 6 litres
- Filet de poulet - 12 kilogrammes
- Burgers végétariens - 100 pièces
- Légumes grillés - 8 kilogram
- Champignons - 4 kilogram
- Sauce à la crème - 5 litres
- Mayonnaise - 3 litres
- Ketchup - 3 litres
- Moutarde - 2 litres
- Sauce à l'ail - 2 litres
- Huile d'olive - 3 litres
- Sel - 1 kilogram
- Poivre noir - 250 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Herbes italiennes - 250 gram
- Basilic - 20 bouquets
- Vinaigre - 2 litres
- Parmesan - 2 kilogrammes
- Repas diététiques - 15 pièces
- Sandwichs sans gluten - 15 pièces
- Desserts vegan - 15 pièces
- Desserts - 100 pièces
- Torchons en coton - 20 pièces
- Liquide vaisselle - 3 liter
- Nettoyant multiusage - 3 litres
- Nettoyant pour vitres - 2 litres
- Spray désinfectant - 2 bouteilles
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Serviettes - 300 pièces

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Éclairage

Guirlandes LEDqté 4
Lampadairesqté 4

Conseils

Prévoyez au moins un verre à eau et une tasse à café par participant, puis ajoutez 10 % de marge pour les remplacements et les passages successifs au buffet.
Pour les présentations, emportez un câble HDMI de secours, plusieurs adaptateurs HDMI et au moins deux clés USB contenant les fichiers finalisés.
Comptez une multiprise et une rallonge par zone technique, avec des passe-câbles pour sécuriser les passages entre le projecteur, l’écran et la table de prise de parole.
Refroidissez les boissons la veille si le volume est important et vérifiez le stock de restauration au moins 2 heures avant l’arrivée des participants.
Triez les badges par ordre alphabétique et placez-les sur la table d’inscription avec les programmes imprimés ; prévoyez environ 5 % de badges vierges pour les changements de dernière minute.

Questions fréquentes

Combien de verres et de tasses prévoir pour un congrès commercial ?: Prévoyez au minimum un verre à eau et une tasse à café par participant, avec 10 % de marge. Pour un congrès de 100 personnes, cela représente environ 110 verres et 110 tasses, davantage si la vaisselle n’est pas lavée pendant la journée.
Combien de temps avant un congrès faut-il acheter les fournitures ?: Achetez le matériel non périssable au moins 7 jours avant le congrès. Faites les courses alimentaires 1 à 2 jours avant, puis refroidissez les boissons la veille pour éviter les ruptures le matin.
Que faut-il prévoir pour les présentations d’un congrès ?: Prévoyez un projecteur, un écran, un ordinateur portable, un cliqueur, des microphones sans fil, des haut-parleurs, un mixeur audio, des câbles HDMI et plusieurs adaptateurs. Conservez au moins deux copies des présentations sur des clés USB.
Combien de badges vierges faut-il prévoir ?: Ajoutez environ 5 % de badges vierges au nombre de participants inscrits. Pour 200 participants, préparez donc au moins 10 badges supplémentaires afin de gérer les inscriptions tardives ou les corrections de nom.

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