Que faut-il prévoir pour un concert de cordes ?

Pour un concert de cordes, les achats ne se limitent pas aux partitions et aux instruments. Il faut aussi préparer l’accueil du public, le service des boissons, le catering et l’installation technique. Cette liste regroupe le matériel à acheter, emprunter ou récupérer avant l’ouverture de la salle. Vérifie les quantités après les inscriptions, surtout pour les chaises, les gobelets, les boissons et les besoins alimentaires.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises pour le publicqté 120
Chaises de musiciensqté 20
Tables pliantesqté 8
Portantsqté 3
Cintresqté 120
Pupitre de chef d’orchestre
Pupitres de musiqueqté 18

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Assiettes à pâtisserieqté 120
Cuillères à caféqté 120
Fourchettes à gâteauqté 120
Plateaux de serviceqté 8
Carafes d'eauqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 8
Petits bolsqté 12
Poubellesqté 6

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 4

Éclairage

Lampadairesqté 4
Câbles d'éclairageqté 4

Décoration

Affiches de concertqté 12
Nappesqté 8
Compositions floralesqté 4

Nettoyage

Balaiqté 2
Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses
- Grains de café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Chocolat chaud - 2 liter
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Crème pour café - 4 pots
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Spa Blauw - 8 bouteilles
- Spa Rood - 4 bouteilles
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Sinas - 3 bouteilles
- Jus de pomme - 3 paquets
- Jus d'orange - 3 paquets
- Citrons - 12 pièces
- Glaçons - 6 sacs
- Beurre doux - 2 paquets
- Confiture - 3 pots
- Miel - 2 pots
- Vermicelles en chocolat - 2 paquets
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Fromage - 2 kilogrammes
- Charcuterie jeune - 1 kilogram
- Houmous - 6 barquettes
- Concombres - 6 pièces
- Tomates - 2 kilogrammes
- Salade composée - 6 sachets
- Pain blanc - 8 pains
- Pain complet - 8 pains
- Mini croissants - 120 pièces
- Petites brioches aux raisins - 60 pièces
- Biscuits au beurre - 8 paquets
- Biscuits à l’avoine - 6 paquets
- Tarte aux pommes - 6 tartes
- Gâteau vegan - 2 gâteaux
- Biscuits sans gluten - 4 paquets
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Noix mélangées - 4 sachets
- Raisins - 4 kilogrammes
- Pommes - 60 pièces
- Mandarines - 60 pièces
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Beurre aux herbes - 4 barquettes
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Serviettes - 12 paquets
- Filtres à café en papier - 2 paquets
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 paquet
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets
- Éponges - 2 paquets
- Chiffons en microfibre - 2 paquets
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Essuie-tout - 6 rouleaux
- Sacs poubelle - 3 rouleaux
- Sacs pour déchets triés - 2 rouleaux
- Pansements - 2 boîtes
- Mouchoirs en papier - 6 boîtes

Conseils

Prévois les boissons séparément pour les musiciens, les bénévoles et le public. Pour le premier service, compte environ deux boissons par personne, puis ajuste selon la durée du concert.
Pour le café, prévois une tasse par personne et une marge d’environ 10 %. Deux machines à café ou bouilloires peuvent éviter une file d’attente avant le début du concert.
Compte les chaises du public à partir des inscriptions confirmées et ajoute 5 à 10 places si la salle le permet. Les chaises des musiciens doivent être vérifiées séparément, car elles ne servent pas au public.
Achète ou réserve la vaisselle au moins 3 jours avant le concert : tasses, verres, assiettes, cuillères et fourchettes. Ajoute des carafes d’eau et des plateaux pour éviter les allers-retours pendant l’accueil.
Teste les haut-parleurs, microphones, pieds, rallonges et multiprises lors d’une répétition dans la salle. Garde du ruban gaffer sur place pour sécuriser les câbles avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il prévoir pour un concert de cordes ?: Prévois une chaise par inscription confirmée, puis ajoute 5 à 10 % de marge si l’espace le permet. Les chaises des musiciens doivent être comptées à part, selon la formation prévue.
Quelle quantité de boissons acheter pour un concert ?: Pour le premier service, compte environ deux boissons par personne, puis ajoute une réserve de 10 %. Sépare les besoins en eau, café et autres boissons selon la durée du concert et le nombre de bénévoles.
Quand acheter la vaisselle et le matériel de catering ?: Réserve ou achète la vaisselle au moins 3 jours avant le concert. Vérifie ensuite la liste des courses après la clôture des inscriptions, afin d’ajuster les quantités aux besoins alimentaires.
Quel matériel technique faut-il vérifier avant le concert ?: Teste les haut-parleurs, microphones, pieds de micro, table de mixage, rallonges et multiprises pendant une répétition, idéalement 24 à 48 heures avant l’ouverture. Prépare aussi du ruban gaffer pour fixer les câbles le jour même.

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