Que faut-il prévoir pour un concert de carillon ?

Un concert de carillon demande plus que des chaises et un programme. Il faut prévoir l’accueil du public, l’écoute en extérieur, les boissons chaudes et froides, ainsi que l’éclairage si le concert se termine tard. Cette liste rassemble le matériel et les fournitures à acheter ou à emporter pour installer les tentes, servir les invités et rendre le lieu facile à repérer. Vérifiez les quantités après réception des inscriptions et avant de faire les courses.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 100
Tablesqté 8
Tentes de réceptionqté 2
Parasolsqté 4

Vaisselle

Verresqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Système de sonorisation compact
Microphones sans filqté 2
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Nappesqté 8
Compositions floralesqté 6
Panneaux du programmeqté 6
Panneaux indicateursqté 10
Brochures du programmeqté 120

Catering

Distributeurs de boissonsqté 3
Thermosqté 6
Pinces de serviceqté 6
Courses
- Café - 2 paquets
- Sachets de thé - 100 pièces
- Sucre - 1 kilo
- Lait - 8 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Spa Blauw - 12 bouteilles
- Spa Rouge - 6 bouteilles
- Citrons - 12 pièces
- Glaçons - 8 sacs
- Mini-pains - 150 pièces
- Tranches de fromage - 3 paquets
- Tranches de jambon - 3 paquets
- Houmous - 6 barquettes
- Concombre - 8 pièces
- Tomates - 3 kilos
- Beurre - 2 barquettes
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Chips nature - 8 sachets
- Chips au paprika - 8 sacs
- Snacks salés - 6 sacs
- Gaufres au sirop - 8 paquets
- Préparation pour biscuit - 6 paquets
- Mélange de noix - 4 sachets
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 60 pièces
- Serviettes - 500 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Sacs poubelle - 3 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Saladiersqté 4
Verres doseursqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 3
Épongesqté 6
Chiffons de nettoyageqté 12

Conseils

Prévoyez une chaise par personne attendue, puis ajoutez environ 5 % de marge pour les accompagnants et les remplacements de dernière minute.
Pour un accueil avec boissons, comptez au moins un verre par invité et prévoyez des tasses séparées pour le café. Les glacières doivent être installées avant l’arrivée du public afin de garder les boissons fraîches.
Réservez les tentes et les parasols suffisamment tôt : pour un concert en plein air, confirmez leur disponibilité au moins 2 à 3 semaines avant la date prévue.
Prévoyez une rallonge et une multiprise pour chaque zone alimentée, sans oublier de tester le système de sonorisation, les microphones et les lampes LED avant l’ouverture.
Imprimez les brochures du programme et les panneaux indicateurs au moins 2 jours à l’avance. Gardez quelques exemplaires supplémentaires, par exemple 10 % de plus que le nombre d’inscrits.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il pour un concert de carillon ?: Prévoyez une chaise par spectateur attendu et ajoutez une marge de 5 à 10 %. Pour 80 personnes, préparez donc environ 85 à 90 chaises afin de couvrir les inscriptions tardives et les sièges inutilisables.
Que faut-il prévoir pour servir les boissons ?: Comptez un verre par personne pour les boissons froides, plus une tasse par personne si du café ou du thé est prévu. Ajoutez 10 % de vaisselle supplémentaire et préparez les glacières, thermos et distributeurs avant l’accueil.
Quand imprimer les programmes du concert de carillon ?: Faites imprimer les brochures et les panneaux 2 jours avant le concert, une fois le programme et les horaires confirmés. Prévoyez environ 10 % d’exemplaires en plus que le nombre d’inscrits.
Combien de temps avant faut-il installer le matériel ?: Commencez l’installation des tentes, tables, chaises et panneaux au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Testez le son, l’éclairage et l’alimentation électrique 30 à 60 minutes avant le début du concert.

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